Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement (KI im DMS) erkennt eingehende Dokumente automatisch, liest relevante Daten aus und ordnet sie dem passenden Prozess zu. Dieser Ansatz wird auch als Intelligent Document Processing (IDP) bezeichnet. Die KI von One Unity liest Kopf- und Positionsdaten freiformatfähig aus, klassifiziert Belege automatisch und lässt sich über die Workflow-Plattform n8n in bestehende Abläufe einbinden.

Welche Probleme KI im DMS löst

• Manuelle Datenerfassung: Rechnungsdaten, Bestellnummern und Positionen werden von Hand übertragen. Das kostet Zeit und erzeugt Eingabefehler, die sich durch Folgeprozesse ziehen.
• Falsch zugeordnete Dokumente: Ohne automatische Erkennung werden Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften verwechselt oder bleiben liegen.
• Isolierte Systeme: DMS, ERP und Workflow-Plattformen arbeiten getrennt, Automatisierungspotenzial bleibt ungenutzt.

Wie KI-Datenextraktion funktioniert

Klassische OCR-Lösungen arbeiten mit festen Zonen oder Vorlagen je Lieferant. Die KI von One Unity versteht dagegen den Kontext eines Dokuments und erkennt relevante Felder unabhängig von Layout und Format, auch bei neuen oder abweichenden Belegen.

Vortrainiert sind folgende Dokumenttypen, jeweils mit Kopf- und Positionsdaten:

• Rechnungen
• Gutschriften und Stornos
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Bestellungen

Weitere Dokumenttypen lassen sich selbstständig konfigurieren. Die Modelle lernen mit jedem verarbeiteten Beleg dazu, die Erkennungsgenauigkeit steigt mit der Datenbasis. Nach Angaben von One Unity sinkt die manuelle Datenerfassung dadurch um bis zu 80%.

Automatische Klassifizierung

Eingehende Dokumente werden analysiert, ihrem Typ zugeordnet und in den passenden Workflow gesteuert. Das manuelle Sortieren und Weiterleiten entfällt. Zusätzlich lassen sich Dokumente automatisch indexieren und Informationen aus dem DMS per Chat abfragen.

DMS-Steuerung über n8n

n8n ist eine offene Plattform zur Workflow-Automatisierung, mit der sich systemverbindende Abläufe visuell erstellen lassen. Über die Schnittstelle von One Unity werden DMS-Aktionen wie Archivierung, Klassifizierung oder Weiterleitung direkt aus n8n gesteuert, ohne Programmierkenntnisse. So entsteht ein durchgängiger Informationsfluss zwischen DMS, ERP und Buchhaltung.

Einsatz über die Datenerfassung hinaus

KI kann Anomalien in Belegen frühzeitig erkennen, Compliance-Risiken sichtbar machen und Muster in Geschäftsprozessen aufzeigen. Für Anwender ändert sich die Oberfläche dabei nicht, die Automatisierung läuft im Hintergrund der bestehenden DMS- und ECM-Umgebung.

Verfügbarkeit

Die KI-Datenextraktion ist Bestandteil der Lösungen digitale Rechnungsverarbeitung und Dokumentenmanagement. Sie wird automatisch aktiviert und erfordert keine separate Lizenz oder Installation.

Häufige Fragen zu KI im Dokumentenmanagement

Welche Dokumenttypen erkennt die KI?

Vortrainiert sind Rechnungen, Gutschriften, Stornos, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Bestellungen. Weitere Typen lassen sich konfigurieren und anlernen.

Muss ich Vorlagen für jedes Layout anlegen?

Nein. Die KI arbeitet freiformatfähig und erkennt Felder unabhängig vom Layout.

Was ist der Unterschied zu klassischer OCR?

OCR wandelt Bilder in Text um und benötigt für die Feldzuordnung meist feste Vorlagen. Die KI versteht Kontext und Bedeutung der Inhalte und ordnet Felder ohne Vorlage zu.

Wird die Erkennung mit der Zeit besser?

Ja. Die Modelle lernen mit jedem verarbeiteten Dokument, bei Extraktion und Klassifizierung.

Was ist n8n?

Eine offene Workflow-Automatisierungsplattform. Über die Schnittstelle von One Unity lassen sich DMS-Aktionen aus n8n heraus ohne Programmierung steuern.

Für welche Branchen eignet sich KI im DMS?

Für jede Branche mit hohem Belegaufkommen, etwa bei Rechnungen, Lieferscheinen oder Verträgen.

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