In vielen Unternehmen hängen zentrale Abläufe an Dokumenten: Eingangsrechnungen müssen geprüft, Bestellungen genehmigt und Verträge freigegeben werden. Häufig werden dabei Daten von Hand übertragen, Dokumente per E-Mail weitergeleitet und Freigaben nachträglich eingeholt. Mit steigendem Volumen wird das zum Engpass und die Fehleranfälligkeit steigt.
One Unity automatisiert diese Abläufe auf Basis von Dokumentenmanagement, KI-gestützter Datenextraktion und regelbasierten Workflows. Standardfälle laufen dabei zuverlässig automatisch durch, damit sich Mitarbeiter auf Ausnahmen und fachliche Entscheidungen konzentrieren können.
Was Prozessautomatisierung im Unternehmen bedeutet
Bei der Prozessautomatisierung übernimmt Software wiederkehrende Arbeitsschritte, die bisher manuell erledigt wurden. Dazu wird ein Ablauf in klar definierte Schritte zerlegt und mit Regeln hinterlegt:
- welche Informationen aus einem Dokument benötigt werden
- welche Prüfungen durchgeführt werden müssen
- welche Person oder Rolle für eine Entscheidung zuständig ist
- an welches System die Ergebnisse übergeben werden
Die Voraussetzung dafür ist ein digitaler Ablauf. Solange Belege auf Papier eingehen oder Informationen nur in E-Mail-Postfächern liegen, lässt sich ein Prozess nicht durchgängig steuern. Die Digitalisierung ist daher der erste Schritt, die Automatisierung baut darauf auf. Mehr dazu im Beitrag zur Prozessdigitalisierung.
Die Bausteine der Prozessautomatisierung mit One Unity
Digitaler Posteingang
Rechnungen, Auftragsbestätigungen und andere Dokumente gehen über E-Mail, Upload oder Scan ein. Der digitale Posteingang von One Unity verarbeitet definierte Postfächer regelbasiert, entpackt Anhänge und ordnet jedes Dokument dem passenden Workflow zu.
KI-gestützte Datenextraktion
Die KI von One Unity liest Kopf- und Positionsdaten aus Rechnungen, Gutschriften, Stornos, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen und Bestellungen aus. Sie arbeitet freiformatfähig, also ohne starre Vorlagen je Lieferant. Das ist vor allem dann wichtig, wenn Dokumente von vielen verschiedenen Absendern mit unterschiedlichen Layouts eingehen. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD werden direkt aus den strukturierten Daten übernommen.
Regelbasierte Workflows
Nach der Erfassung steuern Workflows den weiteren Ablauf. Sie prüfen Pflichtfelder, erkennen Dubletten, gleichen Rechnungen mit Bestellungen ab und leiten Vorgänge anhand von Kostenstelle, Betrag oder Dokumentart an die zuständigen Personen weiter. Wertgrenzen und Vier-Augen-Prinzip lassen sich dabei fest hinterlegen.
Systemübergreifende Automatisierung mit n8n
Über die Anbindung an die Workflow-Plattform n8n lassen sich auch Abläufe über mehrere Systeme hinweg visuell modellieren. Dazu gehört zum Beispiel, Dokumente automatisch zu klassifizieren, zu archivieren oder an nachgelagerte Prozesse zu übergeben. Dafür sind keine Programmierkenntnisse erforderlich.
Integration in ERP und Finanzbuchhaltung
Freigegebene Daten übergibt One Unity an die führenden Systeme, darunter SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV, Infor und IFS. So entstehen keine Medienbrüche und Informationen müssen nicht doppelt erfasst werden. Alle Anbindungen finden Sie unter Integrationen.
Welche Prozesse sich für die Automatisierung eignen
Nicht jeder Ablauf eignet sich gleichermaßen. Gute Kandidaten erfüllen in der Regel mehrere dieser Kriterien:
- Hohes Volumen: Der Vorgang wiederholt sich häufig, etwa täglich oder wöchentlich.
- Klare Regeln: Prüfungen und Zuständigkeiten lassen sich eindeutig beschreiben.
- Strukturierbare Daten: Die benötigten Informationen lassen sich aus den Dokumenten zuverlässig auslesen.
- Mehrere Beteiligte: Der Ablauf führt über Abteilungen oder Systeme hinweg und verliert heute an den Übergaben Zeit.
In der Praxis erfüllen vor allem diese Abläufe die Kriterien:
- Eingangsrechnungsverarbeitung mit und ohne Bestellbezug
- Freigabe von Bestellanforderungen
- Prüfung und Freigabe von Verträgen
- Verarbeitung von Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen
- Digitale Personal- und Vertragsakten
Vorgänge mit vielen Sonderfällen oder stark wechselnden Anforderungen sollten dagegen nicht vollständig automatisiert werden. Hier ist eine digitale Erfassung mit anschließender manueller Bearbeitung häufig die wirtschaftlichere Lösung.
Ergebnisse aus der Praxis
Wie sich Prozessautomatisierung auf den Arbeitsaufwand auswirkt, zeigt der Onlinehändler buttinette. Das Unternehmen verarbeitet mit One Unity mehr als 50.000 Rechnungen pro Jahr:
- rund 75 Prozent weniger Bearbeitungszeit in der Rechnungsverarbeitung
- bis zu 80 Prozent weniger manuelle Datenerfassung
- durchgängige Übergabe der Daten an das ERP-System
Vorteile der Prozessautomatisierung
- Weniger manuelle Datenerfassung: Informationen werden automatisch aus Dokumenten übernommen, statt abgetippt zu werden.
- Kürzere Durchlaufzeiten: Vorgänge werden sofort an die zuständige Person weitergeleitet. Wartezeiten an den Übergaben entfallen.
- Geringeres Fehlerrisiko: Validierungen, Dublettenprüfung und Bestellabgleich fangen Fehler ab, bevor sie in die Buchhaltung gelangen.
- Nachvollziehbare Entscheidungen: Jeder Schritt wird mit Zeitstempel und Benutzer dokumentiert.
- Skalierbarkeit: Steigende Belegmengen lassen sich bewältigen, ohne dass der Personalaufwand im gleichen Maß wächst.
- Flexibler Betrieb: One Unity läuft in der Public Cloud, in einer Private Cloud oder On-Premises.
So führt One Unity Prozessautomatisierung ein
Jedes Projekt beginnt mit einer Prozessanalyse, in der One Unity die bestehenden Abläufe aufnimmt und die passenden Kandidaten für die Automatisierung identifiziert. Danach folgen die Implementierung auf Basis führender DMS- und ECM-Lösungen, bei Bedarf ergänzt um individuelle Workflows und Schnittstellen, sowie die laufende Betreuung durch ein festes Beraterteam. Wie die Zusammenarbeit im Detail aussieht, beschreibt unser Beitrag zur Geschäftsprozessautomatisierung. One Unity ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert.
Prozessautomatisierung mit One Unity
One Unity verbindet digitalen Posteingang, KI-Datenextraktion, regelbasierte Workflows und ERP-Integration auf einer Plattform. Dokumentenbasierte Abläufe werden dadurch vom Eingang bis zur Archivierung durchgängig gesteuert. In einem Beratungsgespräch zeigen wir Ihnen, welche Ihrer Prozesse sich für den Einstieg eignen.
Haben Sie noch Fragen?
Bei der Prozessdigitalisierung wird ein Ablauf von Papier und E-Mail in ein digitales System überführt. Die Prozessautomatisierung baut darauf auf: Einzelne Schritte wie Datenerfassung, Prüfung oder Weiterleitung übernimmt dann die Software selbstständig.
KI kommt bei One Unity vor allem bei der Datenextraktion zum Einsatz. Sie liest Informationen aus unstrukturierten Dokumenten aus, ohne dass für jedes Layout eine eigene Vorlage angelegt werden muss. Die weitere Steuerung des Prozesses folgt festgelegten Regeln. Dadurch bleibt nachvollziehbar, warum ein Vorgang an eine bestimmte Stelle geleitet wurde.
Bei der Robotic Process Automation (RPA) bedienen Software-Roboter die Benutzeroberflächen bestehender Anwendungen wie ein Mensch. One Unity verfolgt einen anderen Ansatz: Dokumente werden zentral erfasst, per KI ausgelesen und über Workflows sowie direkte Schnittstellen an die Zielsysteme übergeben. Solche Schnittstellen sind in der Regel stabiler als eine Automatisierung über die Benutzeroberfläche, die bei jeder Änderung der Oberfläche angepasst werden muss.
Ja. Gerade im Mittelstand binden Routineaufgaben in Buchhaltung, Einkauf und Verwaltung viel Arbeitszeit. Weil Workflows in One Unity ohne Programmierung konfiguriert werden, ist für die Einführung kein eigenes Entwicklungsteam nötig.
In den meisten Unternehmen eignet sich die Eingangsrechnungsverarbeitung als Einstieg. Das Volumen ist hoch, der Prüfweg klar geregelt, und die Effekte sind schnell messbar. Weitere Prozesse lassen sich anschließend auf derselben Plattform ergänzen.
.jpg)
