Freigabegrenzen ändern sich, neue Kostenstellen kommen hinzu, eine Führungskraft übernimmt einen anderen Bereich. In vielen Unternehmen wird jede dieser Anpassungen zu einem IT-Ticket, und bis zur Umsetzung vergehen Tage oder Wochen. In der Zwischenzeit laufen Freigaben wieder über E-Mail, weil der hinterlegte Ablauf nicht mehr zur Organisation passt.
Mit One Unity konfigurieren Fachabteilungen ihre Workflows über eine visuelle Oberfläche selbst. Die IT behält über Rechte und Schnittstellen die Kontrolle über die Systemlandschaft. Anpassungen an Zuständigkeiten, Regeln und Freigabestufen setzen die Fachbereiche aber eigenständig um.
Was ist ein No-Code-Workflow?
Ein Workflow legt fest, welche Schritte ein Vorgang in welcher Reihenfolge durchläuft, zum Beispiel eine Eingangsrechnung von der Erfassung bis zur Zahlungsfreigabe. Bei einem No-Code-Workflow wird dieser Ablauf in einer grafischen Oberfläche modelliert, Programmcode ist dafür nicht nötig. Dazu werden Bausteine für Aufgaben, Bedingungen und Benachrichtigungen miteinander verbunden.
Dabei greifen zwei Ebenen ineinander:
- Der Workflow beschreibt die Logik: welche Schritte es gibt, wer zuständig ist und welche Bedingungen gelten.
- Die Workflow-Automatisierung führt diese Logik aus: Dokumente werden automatisch weitergeleitet, Fristen lösen Erinnerungen aus und erteilte Freigaben werden in die angebundenen Systeme zurückgeschrieben.
Workflows in One Unity konfigurieren
Jeder Workflow beginnt mit einem Auslöser. Das kann der Eingang eines Dokuments im digitalen Posteingang sein, ein neuer Datensatz im ERP-System oder ein festgelegter Termin wie eine Vertragsfrist. Von dort aus wird der Ablauf Schritt für Schritt aufgebaut.
1. Auslöser festlegen
Sie bestimmen, welches Ereignis den Workflow startet, etwa eine neue Eingangsrechnung oder eine eingereichte Bestellanforderung.
2. Bearbeitungsschritte anordnen
Sie legen die Abfolge der Schritte fest, zum Beispiel Erfassung, sachliche Prüfung, kaufmännische Freigabe und Archivierung.
3. Regeln und Bedingungen definieren
Über Bedingungen steuern Sie den Weg eines Vorgangs. Eine Rechnung oberhalb einer definierten Wertgrenze geht beispielsweise zusätzlich an die Geschäftsführung.
4. Verantwortliche und Vertretungen zuweisen
Jedem Schritt wird eine Rolle oder Person zugeordnet, einschließlich Vertretungsregeln für Abwesenheiten.
5. Testen und aktivieren
Der Ablauf wird mit Beispieldaten geprüft und anschließend für den produktiven Betrieb freigeschaltet.
Ändert sich später eine Zuständigkeit oder Freigabegrenze, passt die Fachabteilung die Regel direkt an. Die Änderung gilt ab dem nächsten Vorgang. Weder ein Entwicklungsauftrag noch ein Software-Update sind dafür nötig.
Typische Einsatzbereiche
No-Code-Workflows bringen den größten Nutzen dort, wo gleichartige Vorgänge über mehrere Beteiligte laufen und bisher per E-Mail oder Papier weitergegeben werden.
Rechnungsfreigabe
Eingangsrechnungen werden erfasst, der zuständigen Kostenstelle zugeordnet, sachlich und kaufmännisch geprüft und nach der Freigabe an die Finanzbuchhaltung übergeben. Mehr dazu unter digitale Rechnungsverarbeitung.
Vertragsmanagement
Kündigungs- und Verlängerungsfristen lösen rechtzeitig Aufgaben bei den Vertragsverantwortlichen aus. Mehr dazu unter Vertragsmanagement.
Beschaffung
Bestellanforderungen gehen je nach Budget, Warengruppe oder Lieferant automatisch an die zuständigen Genehmiger. Mehr dazu unter Beschaffungsmanagement.
Digitaler Posteingang
Eingehende Schreiben werden klassifiziert und an die zuständige Abteilung weitergeleitet.
Archivierung
Abgeschlossene Vorgänge werden mit allen Belegen und Freigabeschritten revisionssicher abgelegt.
Einen Schritt-für-Schritt-Ablauf für Prüfungen und Genehmigungen zeigt unser Beitrag zum Freigabe-Workflow.
Integration in ERP, Finanzbuchhaltung und weitere Systeme
One Unity wird über Schnittstellen in die bestehende Systemlandschaft eingebunden. Stammdaten aus dem ERP und Buchungsinformationen aus der Finanzbuchhaltung stehen im Workflow zur Verfügung. Ergebnisse wie Freigaben oder Statusänderungen werden in die führenden Systeme zurückgespielt.
Anbindungen bestehen unter anderem zu SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV, Infor und IFS. Eine Übersicht finden Sie unter Integrationen.
Für Abläufe, die über die Dokumentenverarbeitung hinausgehen, ist zusätzlich die Workflow-Plattform n8n angebunden. So lassen sich auch Prozesse modellieren, die mehrere Anwendungen miteinander verknüpfen.
No-Code, Low-Code und allgemeine Automatisierungstools im Vergleich
Welcher Ansatz passt, hängt vor allem davon ab, ob Dokumente mit Prüf- und Nachweispflichten im Spiel sind.
Sobald Dokumente geprüft, freigegeben und revisionssicher abgelegt werden müssen, steigen die Anforderungen deutlich. Dann werden Rollen und Rechte, Fristen, Vertretungsregeln, ein lückenloses Protokoll und die Archivierung benötigt. One Unity verbindet diese Funktionen mit der Workflow-Konfiguration auf einer Plattform. Dokumentenmanagement und Prozesssteuerung müssen dadurch nicht auf mehrere Werkzeuge verteilt werden.
Rechte, Protokollierung und Compliance
Automatisierte Workflows verarbeiten häufig sensible Unterlagen wie Rechnungen, Verträge oder Personaldokumente. In One Unity sind deshalb mehrere Kontrollebenen vorgesehen:
- Rollen und Berechtigungen: Es ist festgelegt, wer Workflows bearbeiten darf und wer welche Dokumente einsehen kann.
- Protokollierung: Jeder Schritt wird mit Zeitstempel und Benutzer dokumentiert.
- Nachweisfähigkeit: Bei internen Kontrollen oder Betriebsprüfungen lässt sich belegen, wer wann welche Entscheidung getroffen hat.
- Betriebsmodell: Je nach IT- und Compliance-Vorgaben läuft One Unity in der Public Cloud, in einer Private Cloud oder On-Premises.
KI als Unterstützung im Workflow
Innerhalb eines Workflows kann die KI von One Unity die Vorarbeit übernehmen: Sie liest Belegdaten aus und ordnet eingehende Dokumente einer Kategorie zu, bevor der erste Bearbeitungsschritt beginnt. Die Entscheidung über Freigaben bleibt beim Fachbereich, die Bearbeitungszeit pro Vorgang sinkt trotzdem deutlich.
Entlastung für Fachabteilungen und IT
Wenn Fachabteilungen ihre Abläufe selbst pflegen, entfallen zahlreiche kleine Änderungsanfragen an die IT. Die IT konzentriert sich auf Systemarchitektur, Schnittstellen und Berechtigungen und muss nicht jede neue Freigabestufe umsetzen. Gleichzeitig sehen alle Beteiligten den aktuellen Status eines Vorgangs, und Rückfragen per E-Mail werden seltener.
Freigabe- und Dokumentenprozesse selbst gestalten
One Unity verbindet visuelle Workflow-Konfiguration mit Dokumentenmanagement, KI-Datenextraktion und revisionssicherer Archivierung. Fachabteilungen gestalten ihre Abläufe selbst, die IT behält die Kontrolle über Systeme und Berechtigungen.
Nennen Sie uns einen Prozess, der heute noch per E-Mail oder Papier läuft. In einer Beratung zeigen wir Ihnen, wie er als Workflow in One Unity aussieht.
Haben Sie noch Fragen?
Ja. In One Unity werden Abläufe über eine grafische Oberfläche konfiguriert. Schritte, Bedingungen und Verantwortliche werden miteinander verknüpft, ohne dass Programmcode geschrieben werden muss.
No-Code-Plattformen kommen vollständig ohne Programmierung aus und richten sich an Anwender in den Fachabteilungen. Low-Code-Plattformen bieten ebenfalls visuelle Bausteine, erlauben aber zusätzlich eigenen Code und werden deshalb meist von Entwicklern oder technisch versierten Anwendern genutzt.
Das hängt von der Plattform ab. Entscheidend sind ein Rollen- und Rechtekonzept, die Protokollierung aller Schritte und eine sichere Anbindung an die bestehenden Systeme. One Unity bringt diese Funktionen mit, sodass auch sensible Dokumente in automatisierten Workflows geschützt bleiben.
Für einfache Datenübergaben zwischen Cloud-Anwendungen, etwa von einem Webformular in eine Tabelle, sind Tools wie Zapier oder Make oft ausreichend. Sobald Dokumente geprüft, freigegeben und revisionssicher archiviert werden müssen, ist eine spezialisierte Plattform mit Dokumentenmanagement die geeignetere Lösung.
Ein guter Einstieg ist ein Prozess mit hohem Volumen und klaren Regeln, etwa die Rechnungsfreigabe. Die Effekte sind dort schnell messbar. Weitere Abläufe lassen sich anschließend auf derselben Plattform ergänzen.
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