DMS und ECM für SAP

SAP entlasten. Dokumente finden, archivieren und Kosten sparen.

Unsere DMS/ECM-Suite entlastet SAP R3, ECC & S/4HANA, verbindet externe Dokumente mit SAP-Belegen und macht Recherche auch ohne SAP-Zugang möglich --- inklusive ILM Funktionen

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Heruasforderungen

In SAP wachsen Anhänge meist schneller als Governance – Mehr Kosten, Komplexität und Risiko

Steigende Kosten durch Datenlast

Seit Januar 2025 gilt im B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht: Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD sind gültig. PDF gelten als „sonstige Rechnungen“ und sind nicht compliant.

Komplexität durch Datenchaos

Seit Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – auch wenn für den Versand Übergangsfristen gelten. Jetzt handeln, um Bußgelder zu vermeiden.

Komplexe Vorgaben & knifflige Migration

Manuelle Erfassung, Medienbrüche und abweichende PDF/XML-Inhalte bei ZUGFeRD verursachen Risiken und bremsen Prozesse. Eine automatisierte Lösung sorgt für Compliance mit der E-Rechnungspflicht.

Drei Männer besprechen sich konzentriert bei einem Laptop in einem hellen Büro.

Unsere Lösung

SAP Dokumente effizient archivieren, zuverlässig verknüpfen und einfach finden

Archivierung entlastet HANA und Backups

Dokumente automatisiert mit SAP-Belegen verknüpfen

Mit Volltext- und Metadatensuche finden Sie Daten schnell --- auch ohne SAP-User zu sein

Einfache Steuerung mit ILM-Regeln für Aufbewahrung, Sperrung und Löschung

Kostenlose Beratung anfragen

“Mit One Unity haben wir es geschafft diesen wichtigen Prozess höchst effizient zu gestalten und erzielen damit großartige Ergebnisse.”

Melanie Schramm

Brand & Local Marketing Managerin, Dehner

“Hohe Transparenz, hohe Automatisierung und endlich der Single Point of Truth für Verträge im Unternehmen.”

Samy Rahoui

Corporate Commodity Manager, AUMA

“Die Zusammenarbeit mit One Unity war ein voller Erfolg. Ihre Lösung und das professionelle Consulting haben uns geholfen, unsern Workflow zu verbessern.”

Peter Mayershofer

Head of IT / AI-Information Technology, Josef Gartner

“Die Zusammenarbeit mit One Unity war ein voller Erfolg. Ihre Lösung und das professionelle Consulting haben uns geholfen, unsern Workflow zu verbessern.”

Gerhard Jocham

Leiter IT Produkte, Thüga Energienetze

Features

Eine Suite, alle Dokumente, direkt am SAP-Prozess

Archivierung aus SAP

Halten Sie Ihr SAP-System schlank: Wir lagern Dokumente regelbasiert ins Archiv aus - über den gesamten Lebenszyklus. Das beschleunigt Prozesse, reduziert Kosten und macht Ihre Systeme schneller bei kleinerem Backup-aufwand.

Indexieren von Archivdaten aus SAP

Wir reichern Originale um Geschäftsmetadaten an. Ergebnis: komfortable Volltextsuche im DMS auch ohne SAP-Zugang mit präzisen Treffern. Damit verbessern Sie Recherche, Transparenz und ermöglichen eine sichere Zugriffsteuerung.

Externe Belge mit SAP-Buchungen verknüpfen

Ordnen Sie externe Belege automatisiert SAP-Objekten zu --- in Masse und revisionssicher. Ideal für Rechnungen, Servicescheine, Prüf- und Liefernachweise. Mit lückenlosem Audit-Trail, weniger manuellem Aufwand und besserer Nachweisführung

ILM-fähige Ablage von Dokumenten

DSGVO im Alltag: Sperren, Auskunft, Löschung --- gesteuert aus SAP. Wir verbinden Archiv und ILM nahtlos, inklusive Aufbewahrungsfristen. Sichern Sie sich rechtssichere Prozesse, zentrale Steuerung und klare Protokollierung.

In nur vier Schritten integriert

Anbindung

Wir integrieren Ihren Content-Server/Archiv für die zentrale Ablage, WebDAV/ArchiveLink für die Dokumentenanbindung und ILM-Verknüpfung für automatische Aufbewahrungsfristen. So landen alle E-Rechnungen direkt im Archiv und bleiben revisionssicher verfügbar.

Migration und Mapping

Alte Rechnungen und Dokumente werden übernommen. Wichtige Infos wie Rechnungsnummer, Kunde oder Datum werden richtig zugeordnet und geprüft.

Audit-sicher archivieren

Beleg, Daten und Protokolle sauber verknüpfen. GoBD-konforme, revisionssichere Ablage garantiert Compliance bei Prüfungen.

Betrieb und Enablement

Nach der Einführung unterstützen wir Sie mit Monitoring, Schulungen und Support. So bleibt Ihre Lösung dauerhaft stabil, effizient und 100 % konform mit der E-Rechnungspflicht.

Vorteile

Schnelle Ergebnisse, die Ihre Arbeit spürbar erleichtern

Schnelleres SAP

Ohne den Ballast unnötiger Dokumente läuft SAP läuft spürbar schneller und stabiler.

Finden statt suchen

Ergebnisse in Sekunden --- auch für Teams und mitarbeitende ohne eigenen SAP-Zugang.

Rechtssucher dokumentiert

Prüfsichere Nachvollziehbarkeit bei minimalem Verwaltungsaufwand.

faq

Haben Sie noch Fragen?

Welche SAP-Schnittstellen unterstützt One Unity für die Integration?

One Unity nutzt die SAP-Standardschnittstelle ArchiveLink sowie CMIS (Content Management Interoperability Services), um eine nahtlose Anbindung an Ihr SAP-System zu gewährleisten. Dadurch ist die Integration sowohl mit SAP ECC als auch mit SAP S/4HANA möglich – unabhängig davon, ob Sie On-Premises oder in der Cloud arbeiten. Eine zusätzliche Middleware oder Eigenentwicklung ist nicht erforderlich.

Ist die Archivierung über One Unity GoBD- und DSGVO-konform?

Ja. One Unity archiviert Dokumente revisionssicher gemäß den Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) und der DSGVO. Alle archivierten Dokumente sind unveränderbar gespeichert, vollständig nachvollziehbar und mit automatischem Fristenmanagement versehen. Damit sind Sie bei Betriebsprüfungen und Audits jederzeit auf der sicheren Seite.

Können auch Dokumente, die nicht aus SAP stammen, mit SAP-Belegen verknüpft werden?

Absolut. Mit der SmartLink-Technologie von One Unity können Sie auch externe Dokumente wie E-Mails, Verträge, Lieferscheine oder eingescannte Belege automatisch den passenden SAP-Geschäftsvorgängen zuordnen. So entsteht eine vollständige digitale Akte, die SAP-Daten und Nicht-SAP-Dokumente an einem zentralen Ort zusammenführt.

Wie lange dauert die Einführung der SAP-Integration mit One Unity?

Die Dauer hängt vom Umfang und den individuellen Anforderungen ab. Durch die Nutzung der SAP-Standardschnittstellen ArchiveLink und CMIS kann eine Basisintegration in der Regel innerhalb weniger Tage produktiv gehen. Komplexere Szenarien – etwa mit mehrstufigen Freigabe-Workflows oder der Anbindung mehrerer SAP-Module – werden in enger Abstimmung mit Ihrem Projektteam geplant und umgesetzt.

Muss ich mein bestehendes SAP-System anpassen, um One Unity zu nutzen?

Nein. One Unity integriert sich über die vorhandenen SAP-Standardschnittstellen, sodass keine Modifikationen an Ihrem SAP-System notwendig sind. Die Lösung arbeitet non-invasiv: Ihre bestehenden Transaktionen, Berechtigungskonzepte und Prozesse bleiben unverändert. Die Nutzer können direkt aus SAP heraus auf Dokumente, Akten und Archivfunktionen zugreifen – ohne zusätzliche Anwendungen öffnen zu müssen.

Lassen Sie uns herausfinden,  wie Ihre Lösung aussehen kann!