Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagementsystem, das Ordnung schafft – und Prozesse beschleunigt

One Unity DMS verwaltet Verträge, Rechnungen, Personalakten und digitale Akten zentral – mit Workflow-Automatisierung, schneller Volltextsuche und revisionssicherer Archivierung.

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Herausforderungen

Kennen Sie diese Probleme mit Ihren Unternehmensdokumenten?

Dokumente sind verteilt – niemand findet die aktuelle Version

Dateien liegen auf Netzlaufwerken, in Postfächern und Teams. Ohne zentrale Akte, Versionierung und klare Ablagelogik entstehen Dubletten und Suchzeiten.

Unklare Zuständigkeiten und Freigaben bremsen Prozesse

Ohne Workflow und Benachrichtigungen bleiben Dokumente liegen. Freigaben, Prüfungen und Vertretungen sind nicht transparent.

Compliance-Risiko durch fehlende Nachvollziehbarkeit

Wenn Historie, Aktivitätenprotokoll und Berechtigungen fehlen, wird es bei Audits kritisch. Revisionssichere Archivierung und klare Protokolle schaffen Sicherheit.

Junge Frau mit Brille arbeitet konzentriert an einem Laptop in einem hellen Raum.

Unsere Lösung

Ein DMS, das zu Ihren Prozessen passt

Digitale Akten, Ordnerstrukturen und schnelle Volltextsuche – inklusive speicherbarer Suchvorlagen.

Sichere Zusammenarbeit ohne Versionschaos – Versionierung, Historie sowie Check-in & Check-out.

Automatisierte Workflows und klare Zuständigkeiten – adhoc oder regelbasiert, mit Eskalationsmanagement und Analyse.

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“Mit One Unity haben wir es geschafft diesen wichtigen Prozess höchst effizient zu gestalten und erzielen damit großartige Ergebnisse.”

Melanie Schramm

Brand & Local Marketing Managerin, Dehner

“Hohe Transparenz, hohe Automatisierung und endlich der Single Point of Truth für Verträge im Unternehmen.”

Samy Rahoui

Corporate Commodity Manager, AUMA

“Die Zusammenarbeit mit One Unity war ein voller Erfolg. Ihre Lösung und das professionelle Consulting haben uns geholfen, unsern Workflow zu verbessern.”

Peter Mayershofer

Head of IT / AI-Information Technology, Josef Gartner

“Die Zusammenarbeit mit One Unity war ein voller Erfolg. Ihre Lösung und das professionelle Consulting haben uns geholfen, unsern Workflow zu verbessern.”

Gerhard Jocham

Leiter IT Produkte, Thüga Energienetze

Webinar

So gelingt die
DMS-Einführung: Best Practices für Struktur, Rechte und Workflows

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MacBook Air mit geöffnetem Videoanruf, auf dem eine Frau mit Kopfhörern spricht und gestikuliert.

Features

Die Grundlage für effizientes Dokumentenmanagement

Digitale Akten & zentrale Ablage

Abbildung digitaler Akten, individuelle Ordnerstrukturen, Teilen von Mappen per Link und integrierte Benutzerverwaltung.

Suchen, finden, prüfen – im Browser

Browserbasierte Weboberfläche ohne Client-Installation, einfache/erweiterte Suche mit Volltext über Daten und Dokumente, Viewer für 300+ Dateiformate sowie PDF-Annotationen.

Versionierung, Sicherheit & Nachvollziehbarkeit

Versionierung und Historie, Check-in/Check-out, rollenbasiertes und feingranulares Berechtigungssystem sowie ausführliches Aktivitätenprotokoll.

Integration in Ihre  bestehenden Systeme

Mehr zu Integrationen

Unsere Lösung für einen Onlineshop mit automatisierter Rechnungsverarbeitung

50.000+

Rechnungen jährlich

75%

Zeitersparnis

ERP

Integration

Sehen Sie, wie buttinette.com – der größte Online‑Shop für Textilien und Bastelbedarf – Monat für Monat Tausende von Rechnungen effizient verarbeitet.

faq

Haben Sie noch Fragen?

Gibt es das DMS nur in der Cloud?

Nein. One Unity DMS kann als Public Cloud (SaaS), Private Cloud, On-Premise oder hybrid betrieben werden.

Muss ich etwas installieren?

Für Nutzer nicht: Der Client benötigt keine Installation, da das DMS vollständig im Browser bedient wird. Die Serverkomponente hängt vom Betriebsmodell ab (z. B. Rechenzentrum/Private Cloud).

Wie bekommt man Dokumente und Daten ins System?

Über konfigurierbare Importwege wie Bulk-Import aus Dateiverzeichnissen, Bulk-Import von E-Mails oder Scan/Upload. Zusätzlich können Schnittstellen (z. B. REST/SOAP/gRPC/Webhooks) für weitere Datenquellen genutzt werden.

Wie werden Versionen und Änderungen nachvollziehbar?

Über Versionierung und Historie, Check-in & Check-out sowie ein ausführliches Aktivitätenprotokoll.

Welches Archiv steckt hinter dem DMS – und ist es zertifiziert?

Für die Archivierung wird das zertifizierte Archiv der EASY Software AG verwendet.

Lassen Sie uns herausfinden, wie Ihr Dokumentenmanagement mit One Unity aussehen kann!