Dokumente rechtssicher ablegen – jederzeit auffindbar, unveränderbar und vollständig nachvollziehbar
Erfüllen Sie GoBD, DSGVO und Aufbewahrungspflichten ohne Kompromisse. Archivieren Sie geschäftsrelevante Unterlagen manipulationssicher, steuern Sie Zugriffsrechte granular und greifen Sie standortunabhängig auf Ihr gesamtes Archiv zu – über alle Abteilungen und Systeme hinweg.
Gefährden manuelle Ablagesysteme Ihre Compliance?
Ein Archiv, das Compliance automatisch sicherstellt
“Mit One Unity haben wir es geschafft diesen wichtigen Prozess höchst effizient zu gestalten und erzielen damit großartige Ergebnisse.”
“Hohe Transparenz, hohe Automatisierung und endlich der Single Point of Truth für Verträge im Unternehmen.”
“Die Zusammenarbeit mit One Unity war ein voller Erfolg. Ihre Lösung und das professionelle Consulting haben uns geholfen, unsern Workflow zu verbessern.”
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Das müssen Sie zum Thema e-Rechnungspflicht ab Januar 2025 wissen
Leistungsstarke Funktionen für durchgängige Archivierungsprozesse
Lifecycle Management
Der Lebenzyklus eines jeden Dokument kann detailliert eingestellt werden. DSGVO Konform, sicher und einfach.
Vollständige Versionierung und Audit-Trail
Jede Dokumentversion wird revisionssicher gespeichert. Ein lückenloser Audit-Trail dokumentiert sämtliche Zugriffe, Änderungen und Freigaben – die ideale Grundlage für interne Revisionen und externe Prüfungen.
Granulares Berechtigungskonzept
Definieren Sie exakt, wer auf welche Dokumententypen, Akten oder Einzelbelege zugreifen darf. Rollen- und rechtebasierte Steuerung schützt sensible Informationen und erfüllt die Anforderungen an den Zugriffsschutz.
Integration in Ihre bestehenden Systeme
Haben Sie noch Fragen?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass digitale Dokumente so gespeichert werden, dass sie vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar sind. Die Anforderungen ergeben sich aus den GoBD und weiteren branchenspezifischen Regulierungen. One Unity stellt dies durch technische Schutzmechanismen wie Schreibschutz, Versionierung und Zugriffsprotokollierung sicher.
Grundsätzlich alle steuerlich und rechtlich relevanten Unterlagen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge, Buchungsbelege, Lieferscheine, Geschäftsbriefe sowie E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt. Darüber hinaus empfiehlt es sich, auch interne Freigabedokumentationen und Compliance-Nachweise systematisch zu archivieren.
Die Archivierungslösung von One Unity erfüllt alle zehn Kriterien der GoBD-konformen Aufbewahrung: Richtigkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Zugriffsschutz, Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit, Fristeneinhaltung, Verfahrensdokumentation, Sicherheit des Gesamtverfahrens und Schutz vor Datenverlust.
Ja. One Unity bietet Standardkonnektoren für SAP, Microsoft Dynamics, DATEV und weitere ERP- und Finanzsysteme. Dokumente können direkt aus dem Quellsystem heraus archiviert und verknüpft werden – ohne Medienbrüche und mit vollständiger Nachvollziehbarkeit.
Sie haben die Wahl zwischen Public Cloud (One-Unity.cloud), Private Cloud und On-Premise. Hybride Szenarien sind ebenfalls möglich, sodass Sie lokale Systeme sicher mit Cloud-Funktionen verbinden können – passend zu Ihrer IT-Strategie und Ihren regulatorischen Anforderungen.
Für jeden Dokumententyp lassen sich individuelle Aufbewahrungsfristen hinterlegen. Das System überwacht diese automatisch und verhindert eine vorzeitige Löschung. Nach Ablauf der Frist können Dokumente gezielt bereinigt werden – inklusive dokumentiertem Löschprotokoll.
One Unity setzt auf verschlüsselte Datenübertragung und -speicherung, redundante Backup-Strategien und ein rollenbasiertes Zugriffskonzept. In Kombination mit lückenloser Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen sind Ihre Daten sowohl gegen unbefugten Zugriff als auch gegen technischen Datenverlust geschützt.