Die Südramol GmbH & Co. KG steht seit ihrer Gründung im Jahr 1961 für eine umfassende Versorgung der mobilen Menschen. Mit modernen Tankstellen unter der Marke RAN, umweltschonenden Waschstraßen von WaschWelt und dem Gastronomiezweig mit PizzaBob, BrotZeit & Kaffee sowie MaryLou bietet Südramol ihren Kunden eine umfassende Rundumversorgung in angenehmer Atmosphäre. Das Unternehmen verfolgt das Ziel, seinen Kunden nicht nur hochwertige Kraftstoffe und Dienstleistungen anzubieten, sondern auch ein umfassendes Erlebnis rund um die Mobilität zu schaffen. Der Unternehmensclaim lautet daher: 'Versorgung des mobilen Menschen'. Um diesem hohen Anspruch gerecht zu werden und gleichzeitig den internen Verwaltungsaufwand zu optimieren, entschied sich Südramol für die Zusammenarbeit mit One Unity, einem erfahrenen Partner im Bereich der digitalen Prozessoptimierung.

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One Unity hat uns mit flexiblen Lösungen unterstützt, die perfekt auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten sind. Wir mussten uns nicht an die Software anpassen – die Software wurde an uns angepasst.
_{Christoph Bronnhuber
Leitung IT}

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Ausgangssituation

Mit der stetigen Expansion von Südramol wuchsen auch die Anforderungen an die internen Prozesse. Die zunehmende Anzahl an Tankstellen, Waschstraßen und gastronomischen Betrieben führte zu einem deutlich höheren Verwaltungsaufwand, insbesondere in der Rechnungsbearbeitung und im Vertragsmanagement. Die Rechnungsbearbeitung erfolgte bisher weitgehend analog, was zu einem hohen Arbeitsaufwand führte, und die Effizienz beeinträchtigte. Dokumente mussten manuell bearbeitet, abgelegt und weitergeleitet werden, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig war. Zudem war das Vertragsmanagement stark von einer einzigen Person abhängig, was ein erhebliches Risiko darstellte, da ein Single Point of Failure entstand. Die mangelnde Transparenz sorgte für Unsicherheit in den Fachabteilungen und erschwerte die Einhaltung von Compliance-Richtlinien. Es war klar, dass eine digitale Lösung erforderlich war, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden und die internen Abläufe zukunftssicher zu gestalten.

Das Ziel für die Lösung

Das Hauptziel von Südramol bestand darin, Transparenz und Effizienz in den Prozessen zu steigern und gleichzeitig die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und Richtlinien einzuhalten. Dabei sollten die internen Arbeitsabläufe modernisiert und digitale Standards eingeführt werden, um die Abhängigkeit von einzelnen Personen zu minimieren und die Effizienz in der Rechnungsbearbeitung sowie im Vertragsmanagement nachhaltig zu steigern. Besonders wichtig war es, eine Lösung zu finden, die flexibel genug ist, um die spezifischen Anforderungen von Südramol zu erfüllen, und gleichzeitig eine einfache Integration in die bestehenden Systeme ermöglicht. Es sollten klare Verantwortlichkeiten geschaffen, Prozesse automatisiert und redundante Arbeiten vermieden werden, um eine schlanke und transparente Organisation zu gewährleisten.

In der Praxis



Mit der Einführung von One Unity Invoice und One Unity Contract konnten wesentliche Prozesse bei Südramol digitalisiert und effizienter gestaltet werden. Die Anbindung an die Finanzbuchhaltung über DATEV sowie die Integration des eigens entwickelten ERP-Systems ermöglichten eine nahtlose Kommunikation zwischen den Systemen und sorgten für eine reibungslose Datenübertragung. Durch die mobile App zur Prüfung und Freigabe von Rechnungen konnte der Zeitaufwand für die Rechnungsfreigabe drastisch reduziert werden – von ehemals vier Tagen auf nur noch vier Stunden. Dies ermöglichte es Südramol, Zahlungsziele besser zu nutzen und Skonto-Vorteile in Anspruch zu nehmen, was sich direkt positiv auf die finanzielle Situation auswirkte. Das Vertragsmanagement wurde ebenfalls digitalisiert, wodurch der Mieterhöhungsprozess auf Basis des deutschen Verbraucherpreisindex (VPI) optimiert wurde. So konnten Vertragsverhandlungen schneller und transparenter durchgeführt werden, da alle relevanten Informationen jederzeit zur Verfügung standen. Die Übersicht der Kündigungsfristen und automatisierten Benachrichtigungen trug zusätzlich dazu bei, Kosten zu sparen und rechtliche Risiken zu minimieren

Warum eigentlich eine Lösung von One Unity?

Die Entscheidung für One Unity fiel aufgrund der hohen Anpassungsfähigkeit der Lösungen an die spezifischen Anforderungen von Südramol. Statt eines starren Standardprodukts brauchte Südramol eine maßgeschneiderte Lösung – eine, die sich den Strukturen des Unternehmens anpassen konnte, nicht umgekehrt. Die Flexibilität von One Unity ermöglichte es, bestehende Prozesse zu optimieren, ohne die bewährten Arbeitsweisen komplett umzustellen. Auch das breite Produktportfolio und das professionelle Auftreten Teams von One Unity hinterließen einen positiven Eindruck bei den Verantwortlichen von Südramol. Die Zusammenarbeit wurde von Anfang an als offen, freundlich und kompetent erlebt, was eine vertrauensvolle Partnerschaft ermöglichte und dazu führte, dass Projekte zügig und effizient umgesetzt werden konnten. Das Team von One Unity ging dabei immer auf die individuellen Bedürfnisse von Südramol ein und bot maßgeschneiderte Lösungen an, die genau auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt waren.

So geht es weiter

Südramol plant, die Digitalisierung der Unternehmensprozesse weiter voranzutreiben und das volle Potenzial der Zusammenarbeit mit One Unity auszuschöpfen. Als nächstes steht die Aktivierung der E-Rechnung über die Cloud-Datenextraktion von One Unity auf der Agenda. Diese Lösung wird es ermöglichen, Rechnungen automatisch zu erfassen und die Daten direkt in das Buchhaltungssystem zu übertragen, was den Verwaltungsaufwand weiter reduziert und die Effizienz steigert. Zudem soll das Add-on für Kreditkartenabrechnungen in den Eingangsrechnungsprozess integriert werden, um die Belegsuche zu beschleunigen und den Prozess dafür weiter zu optimieren. Auch die Integration weiterer automatisierter Workflows steht im Fokus, um noch mehr Effizienz in den täglichen Abläufen zu erreichen. Die partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Südramol und One Unity wird auch zukünftig die Basis für die kontinuierliche Weiterentwicklung der Unternehmensprozesse bilden. Dabei sollen nicht nur die internen Abläufe, sondern auch die Kundenerfahrungen stetig verbessert werden, um den hohen Ansprüchen der mobilen Menschen weiterhin gerecht zu werden.