Eingangsrechnungen werden abgetippt, Bestellungen per E-Mail genehmigt, Verträge in Ordnern abgelegt. Solange das Volumen überschaubar ist, funktioniert das. Mit wachsendem Geschäft binden diese Routineaufgaben aber immer mehr Kapazität in Buchhaltung, Einkauf und Verwaltung. Gleichzeitig wird es schwieriger nachzuvollziehen, wo ein Vorgang steht und wer ihn zuletzt bearbeitet hat.

One Unity automatisiert solche dokumentenbasierten Geschäftsprozesse und begleitet Unternehmen dabei als Full-Service-Partner. Der Weg führt von der Prozessanalyse über die technische Umsetzung bis zum laufenden Support. Das Ergebnis ist eine Lösung, die sich in die bestehende IT-Landschaft einfügt.

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Was Geschäftsprozessautomatisierung bedeutet

Geschäftsprozessautomatisierung, kurz BPA für Business Process Automation, bezeichnet den Einsatz von Software, um wiederkehrende Abläufe durchgängig und regelbasiert zu steuern. Betrachtet wird dabei der gesamte Vorgang: vom Eingang eines Dokuments über Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an das ERP-System und zur Archivierung.

Bei One Unity wird jede Umsetzung individuell auf die Abläufe, Systeme und Zuständigkeiten des Unternehmens zugeschnitten.

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Leistungsumfang von One Unity

Prozessanalyse und Beratung

Bestehende Abläufe werden aufgenommen und bewertet. Dabei wird sichtbar, wo Medienbrüche, Wartezeiten und Fehlerquellen entstehen und welche Schritte sich sinnvoll automatisieren lassen.

Implementierung von DMS- und ECM-Lösungen

One Unity implementiert führende Lösungen für Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management. Auf dieser Grundlage werden Dokumente strukturiert erfasst, verwaltet und archiviert.

Individuelle Workflows

Wo Standardfunktionen nicht ausreichen, entwickelt One Unity individuelle Workflows. Sie übernehmen wiederkehrende Aufgaben wie Prüfung, Weiterleitung und Freigabe nach den Regeln des Unternehmens.

Langfristiger Support und Weiterentwicklung

Nach dem Go-live wird die Lösung betreut, optimiert und erweitert, damit sie mit dem Unternehmen mitwächst.

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Die Technik hinter der Automatisierung

Technisch greifen vier Bausteine ineinander: KI-gestützte Datenextraktion liest Belege unabhängig vom Layout aus, regelbasierte Workflows steuern Prüfung und Freigabe, die Workflow-Plattform n8n verbindet Abläufe über mehrere Anwendungen hinweg, und Schnittstellen übergeben die Daten an SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central, DATEV, Infor oder IFS. Wie diese Bausteine im Detail zusammenspielen, beschreibt unser Beitrag zur Prozessautomatisierung mit KI.

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Ergebnisse aus der Praxis

Der Onlinehändler buttinette verarbeitet mit One Unity mehr als 50.000 Rechnungen pro Jahr und spart dabei rund 75 Prozent Bearbeitungszeit. Auch andere Kunden berichten von spürbaren Effekten:

„Das DMS von One Unity ist eines der wichtigsten Systeme unserer Unternehmensgruppe und übernimmt heute eine zentrale Rolle bei der Rechnungsverarbeitung und der Digitalisierung unserer Finanzprozesse.“
Nico Kneip, Consultant Finance & Controlling, AUMA Riester

„Die Invoice- und Archiv-Lösung von One Unity hat unsere Geschäftsprozesse enorm verbessert.“
Christian Rohrer, CIO, Paul Lange & Co. OHG

Mehr dazu in den Case Studies zu AUMA und Paul Lange & Co.

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Typische Einstiegsprozesse

Rechnungsverarbeitung

Eingangsrechnungen werden erfasst, per KI ausgelesen, mit Bestellungen abgeglichen, freigegeben und an die Finanzbuchhaltung übergeben. Mehr dazu unter digitale Rechnungsverarbeitung.

Vertragsmanagement

Verträge werden zentral abgelegt. Kündigungs- und Verlängerungsfristen lösen rechtzeitig Aufgaben bei den Verantwortlichen aus. Mehr dazu unter Vertragsmanagement.

Bestellfreigaben

Bestellanforderungen gehen je nach Budget, Warengruppe oder Wertgrenze automatisch an die zuständigen Genehmiger. Wie solche Abläufe aufgebaut sind, zeigt der Beitrag zum Freigabe-Workflow.

Bei Vorgängen mit vielen Sonderfällen oder stark wechselnden Anforderungen ist eine Vollautomatisierung selten wirtschaftlich. Hier ist eine digitale Erfassung mit anschließender manueller Bearbeitung meist die bessere Lösung.

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So führt One Unity Geschäftsprozessautomatisierung ein

1. Prozessanalyse und Beratung

Geschäftsprozesse laufen über Abteilungen und Systeme hinweg. Deshalb beginnt jedes Projekt mit einer genauen Prüfung der bestehenden Abläufe. One Unity identifiziert Schwachstellen und entwickelt praxisnahe Empfehlungen, an welchen Stellen eine Automatisierung den Arbeitsalltag spürbar entlastet. Die langjährige Erfahrung im Change Management hilft dabei, auch die organisatorische Seite der Veränderung zu berücksichtigen.

2. Umsetzung mit DMS, ECM und individueller Entwicklung

Technische Grundlage sind führende DMS- und ECM-Lösungen, die One Unity implementiert. Individuelle Workflows ergänzen diese Grundlage dort, wo Standardfunktionen nicht ausreichen. Für die Verbindung mit ERP-, Finanz- und weiteren Systemen entwickelt ein Team aus Full-Stack-Entwicklern bei Bedarf individuelle Schnittstellen und Web-Plattformen.

3. Transparenz über Fortschritt und Budget

Während des Projekts stehen Ihnen im Online-Portal Projektreports und eine Budgetüberwachung in Echtzeit zur Verfügung. Den Stand der Umsetzung verfolgen Sie live in der Projektmanagement-Software. Im Wissensmanagement finden Sie Best Practices und Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum Produktportfolio.

4. Feste Ansprechpartner über die gesamte Partnerschaft

Sie arbeiten mit einem festen Beraterteam aus mindestens drei Personen, darunter ein Hauptansprechpartner. Der Service Desk ist vor und nach Projekten erreichbar, und jede Anfrage lässt sich im Service-Portal nachverfolgen.

5. Jährlicher Systemcheck und Weiterentwicklung

Einmal im Jahr prüft One Unity Ihr System vor Ort und fasst die Ergebnisse in einem ausführlichen Abschlussbericht zusammen. Im gemeinsamen Gespräch geht es um bisherige und künftige Anforderungen. Regelmäßige Optimierungen und Erweiterungen halten die Lösung auf dem Stand Ihrer Geschäftsprozesse.

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Geschäftsprozessautomatisierung mit One Unity

Geschäftsprozessautomatisierung entsteht bei One Unity aus Prozessanalyse, individueller Umsetzung und langfristiger Begleitung durch ein festes Beraterteam. Unternehmen wie AUMA, Paul Lange & Co. und Thüga Energienetze setzen auf diese Zusammenarbeit und auf messbare Ergebnisse. In einem Beratungsgespräch klären wir, welcher Ihrer Prozesse sich als Einstieg eignet.