Zu einem Netzanschluss gehören mehr als ein Antrag und ein Vertrag. Pläne, Genehmigungen, E-Mails, Prüfprotokolle und Rechnungen entstehen in unterschiedlichen Abteilungen und Systemen. Bei Rückfragen müssen diese Unterlagen zusammenpassen – unabhängig davon, wer den Vorgang ursprünglich bearbeitet hat.

One Unity bündelt Akten, Verträge und Dokumentenprozesse für Energieversorger und Stadtwerke auf einer Plattform. Digitale Akten für Anschluss, Bau, Netz und Kunden verbinden die Unterlagen mit ihrem jeweiligen Vorgang. Versionierung, Berechtigungen und Freigabeworkflows unterstützen die Bearbeitung; die revisionssichere Archivierung sichert die langfristige Nachvollziehbarkeit.

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Wo dezentrale Dokumentenablagen den Arbeitsalltag erschweren

Bei Stadtwerken und Energieversorgern arbeiten kaufmännische und technische Bereiche an zusammenhängenden Vorgängen. Probleme entstehen vor allem dann, wenn die Dokumentenablage diesen Zusammenhang nicht abbildet.

Unterlagen sind über Abteilungen und Systeme verteilt

Der Vertrag liegt im Vertragsarchiv, der Plan auf einem Fileserver und die letzte Abstimmung im persönlichen Postfach. Wer eine Auskunft geben oder einen Vorgang übernehmen muss, recherchiert zunächst in mehreren Ablagen.

One Unity führt Unterlagen im Akten- und Vorgangskontext zusammen, beispielsweise zu einem Kunden, Anschluss, Projekt oder Vertrag. E-Mails und Anhänge lassen sich dabei ebenfalls einbeziehen.

Dokumentstände und Freigaben sind nicht eindeutig

Bei technischen Unterlagen und Verträgen muss erkennbar sein, welcher Stand maßgeblich ist. Unterschiedliche Dateiversionen und getrennt abgelegte Freigaben erschweren diese Zuordnung.

Die zentrale Dokumentenverwaltung von One Unity verbindet Versionierung und Berechtigungen mit nachvollziehbaren Bearbeitungsschritten. So lassen sich Dokumentstände unterscheiden und Entscheidungen dem jeweiligen Vorgang zuordnen.

Prüfungen erfordern aufwendige Nachrecherchen

Für interne Kontrollen, Audits und Auskunftsersuchen genügt es nicht, ein Dokument zu finden. Häufig muss auch nachvollziehbar sein, wie es bearbeitet wurde und welche Freigaben vorliegen.

One Unity unterstützt diese Nachweisführung durch Protokollierung, Versionierung und revisionssichere Archivierung. Aufbewahrung und fristgerechte Löschung werden als Teil des Dokumentenlebenszyklus berücksichtigt.

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Digitale Akten für Anschluss, Bau, Netz und Kunden

One Unity bietet digitale Akten für vier zentrale Bereiche: Anschluss, Bau, Netz und Kunden. Die Struktur orientiert sich damit an den Vorgängen, zu denen Mitarbeitende Unterlagen benötigen – nicht ausschließlich am Dateiformat oder Ablageort.

Anschlussakten

Eine Anschlussakte kann die Unterlagen zu einem Anschlussvorgang zusammenführen, etwa Anträge, Korrespondenz, Vereinbarungen und technische Dokumente. Für Auskünfte steht damit der gesamte Vorgang im Mittelpunkt statt einer einzelnen Datei.

Bau- und Projektakten

Bei Bauvorhaben müssen Planungsunterlagen, Abstimmungen, Freigaben und weitere Nachweise zusammengehalten werden. Eine gemeinsame Aktenstruktur erleichtert die Zusammenarbeit zwischen beteiligten Fachbereichen und die spätere Recherche.

Netzakten

Technische Unterlagen müssen ihrem jeweiligen Zusammenhang zugeordnet und in nachvollziehbaren Versionen verfügbar sein. Digitale Netzakten schaffen dafür eine gemeinsame Ablagestruktur.

Kundenakten

Kundenbezogene Dokumente und Korrespondenz werden im zugehörigen Vorgang gebündelt. Berechtigte Mitarbeitende können dadurch auf eine gemeinsame Informationsgrundlage zugreifen, statt Unterlagen aus mehreren Postfächern zusammenzustellen.

Welche Dokumentarten in den einzelnen Akten geführt werden und welche Zugriffsrechte gelten, wird anhand der Organisation und der beteiligten Systeme festgelegt.

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So unterstützt One Unity den Dokumentenprozess

1. Eingänge erfassen und zuordnen

Eingehende E-Mails, Anhänge und Indexdaten werden regelbasiert verarbeitet. Der digitale Posteingang von One Unity kann sie an die zuständigen Teams oder Workflows übergeben und archivieren.

Dadurch wird der Eingang eines Dokuments zum Ausgangspunkt eines nachvollziehbaren Bearbeitungsprozesses.

2. Dokumente im Vorgang verwalten

Unterlagen werden dem passenden Akten- oder Geschäftsvorgang zugeordnet. Mitarbeitende recherchieren dadurch beispielsweise über Kunde, Anschluss, Projekt, Vertrag oder Rechnung.

Versionierung und Berechtigungen unterstützen die kontrollierte Verwaltung und den Zugriff auf die benötigten Dokumente.

3. Prüfungen und Freigaben steuern

Rechnungen, Verträge und weitere Vorgänge benötigen unterschiedliche Prüfwege. Digitale Workflows bilden die vorgesehenen Bearbeitungsschritte und Zuständigkeiten ab.

Für Energieversorger und Stadtwerke beschreibt One Unity die Verbindung von Dokumentenverwaltung und Freigabeprozessen auf einer Plattform. Damit bleiben Unterlagen und Bearbeitungsstand im gemeinsamen Vorgangskontext.

4. Verträge und Fristen überwachen

One Unity Contract ergänzt die Dokumentenverwaltung um ein webbasiertes Vertragsmanagement. Zum Funktionsumfang gehören Fristenüberwachung, Workflows, Versionierung und Berechtigungen.

So lassen sich Verträge nicht nur ablegen, sondern vom Entwurf bis zur Kündigung strukturiert verwalten.

5. Unterlagen revisionssicher archivieren

Geschäftsrelevante Dokumente werden entsprechend den festgelegten Anforderungen archiviert. One Unity unterstützt eine manipulationssichere Ablage, abgestufte Zugriffsrechte und die Steuerung des Dokumentenlebenszyklus.

Aufbewahrungs- und Löschregeln müssen dabei zu den jeweiligen Unterlagen und den geltenden Anforderungen passen.

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Anbindung an bestehende ERP- und Fachsysteme

Ein DMS sollte Dokumente mit den Geschäftsvorgängen verbinden, in denen sie benötigt werden. One Unity versteht deshalb die Integration in bestehende Systemlandschaften als wesentlichen Bestandteil der Lösung.

Für SAP Cloud ERP bietet One Unity beispielsweise eine Archivierungsanbindung über CMIS an. Sie verbindet die Auslagerung von Dokumenten mit Protokollierung und Lebenszyklussteuerung.

Welche weiteren ERP- und Fachsysteme angebunden werden sollen, ist anhand der vorhandenen Anwendungen und der benötigten Datenflüsse zu klären. Für die Planung sind insbesondere diese Fragen relevant:

• Welches System führt Kunden-, Vertrags- und Vorgangsdaten?
• Welche Dokumente sollen direkt einem Geschäftsvorgang zugeordnet werden?
• Aus welcher Anwendung benötigen Mitarbeitende Zugriff auf die Unterlagen?
• Welche Informationen müssen zwischen den Systemen ausgetauscht werden?
• Welche Berechtigungen gelten für den systemübergreifenden Zugriff?

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Dokumentenmanagement und Energiemanagement voneinander abgrenzen

Ein DMS verwaltet Dokumente und die zugehörigen Bearbeitungsprozesse. Es ist nicht mit einem System zur Erfassung, Berechnung oder Auswertung von Energie- und Messdaten gleichzusetzen.

Berichte, Prüfprotokolle oder andere Nachweise aus einem Energiemanagementsystem können als Dokumente Teil einer Aktenstruktur sein. Soll eine technische Verbindung zu einem solchen Fachsystem entstehen, müssen Schnittstelle, Datenumfang und Zuordnung gesondert geprüft werden.

Für die Anforderungsplanung ist deshalb zu unterscheiden:

• Welche Daten bleiben im führenden Fachsystem?
• Welche Berichte und Nachweise sollen im DMS verfügbar sein?
• Welchem Anschluss, Projekt oder Vertrag werden diese Unterlagen zugeordnet?
• Wie werden Aktualisierungen und Zugriffsrechte geregelt?

So bleibt die Aufgabenverteilung zwischen Fachsystem und Dokumentenmanagement eindeutig.

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Nachvollziehbarkeit für interne Kontrollen und Audits

One Unity unterstützt die Nachweisführung durch eine gemeinsame Dokumenten- und Prozessstruktur. Dazu gehören:

• Zentrale Akten: Unterlagen werden im jeweiligen Vorgangskontext gebündelt.
• Versionierung: Unterschiedliche Dokumentstände bleiben unterscheidbar.
• Berechtigungen: Der Zugriff orientiert sich an den vorgesehenen Rollen.
• Protokollierung: Bearbeitung und Freigaben werden nachvollziehbar.
• Archivierung: Aufbewahrung und fristgerechte Löschung werden berücksichtigt.

Diese Funktionen unterstützen kontrollierte Dokumentenprozesse. Daraus folgt jedoch keine automatische Erfüllung sämtlicher Anforderungen aus Datenschutz, Informationssicherheit oder einer Zertifizierung. Entscheidend sind zusätzlich die konkrete Konfiguration, organisatorische Regeln und der vorgesehene Einsatz.

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Praxisbezug: Zusammenarbeit mit Thüga Energienetze

One Unity nennt Thüga Energienetze als Referenzkunden. Gerhard Jocham, Leiter IT-Managementsysteme, beschreibt die Zusammenarbeit so:

„One Unity ist für uns kein externer Dienstleister mehr, sondern ein fester Bestandteil unseres Tagesgeschäfts. Die Consultants sind tief in unsere Prozesse im Netz- und Energiebetrieb eingebunden.“

Die Referenz zeigt den Bezug zum Netz- und Energiebetrieb. Sie belegt die Zusammenarbeit, ist jedoch keine pauschale Aussage über den Funktionsumfang jeder einzelnen Installation.

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Einführung planen: Aktenstruktur, Zuständigkeiten und Schnittstellen

One Unity begleitet Unternehmen von der Analyse ihrer Abläufe bis zur Einführung von Dokumenten- und Workflow-Lösungen. Nach der Einführung gehören Support, Optimierungen und Erweiterungen zum beschriebenen Leistungsumfang.

Für Stadtwerke und Versorger bietet One Unity außerdem Best Practices zur Dokumenten- und Prozessstruktur an. Im Mittelpunkt stehen Akten, Berechtigungen, Ablagen und Freigabeprozesse.

Dokumentarten und Aktenstruktur festlegen

Welche Unterlagen sollen zentral verwaltet werden? Werden sie nach Kunde, Anschluss, Netzobjekt, Projekt oder Vertrag zusammengeführt? Welche bestehenden Ablagen müssen dabei berücksichtigt werden?

Verantwortlichkeiten und Zugriffe klären

Welche Fachbereiche bearbeiten einen Vorgang? Wer darf Dokumente einsehen, ändern oder freigeben? Welche Informationen müssen auch bei einem Wechsel der zuständigen Person verfügbar bleiben?

Schnittstellen und Datenhaltung bestimmen

Welche Anwendungen sollen angebunden werden? Wo  werden Stammdaten geführt? Welche Dokumente und Statusinformationen müssen in anderen Systemen verfügbar sein?

Aufbewahrung und Betrieb abstimmen

Welche Aufbewahrungs- und Löschregeln gelten? Welche Vorgaben bestehen für Datenhaltung, Zugriff und Betrieb? Diese Anforderungen bilden die Grundlage für die Auswahl des Betriebsmodells.

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Betriebsmodelle für unterschiedliche  IT-Vorgaben

Für Energieversorger und Stadtwerke nennt One Unity sowohl eine Private-Cloud-/Managed-Variante als auch den Betrieb in der eigenen Infrastruktur.

Die Auswahl richtet sich nach den unternehmensinternen Vorgaben zu Datenhaltung, Sicherheit, Zugriff, Betrieb und Integrationen. Das Betriebsmodell sollte deshalb gemeinsam mit der IT und den zuständigen Verantwortlichen festgelegt werden.

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FAQ zum DMS für Energieversorger und  Stadtwerke

Welche Anforderungen haben Stadtwerke an ein DMS?

Stadtwerke benötigen eine Dokumentenstruktur, die technische und kaufmännische Vorgänge miteinander verbindet. One Unity stellt dafür insbesondere digitale Akten für Anschluss, Bau, Netz und Kunden sowie die Verbindung von Verträgen und weiteren Vorgängen heraus. Berechtigungen, Versionierung und nachvollziehbare Bearbeitungsschritte ergänzen diese Struktur.

Welche Unterlagen können zentral verwaltet werden?

Die Ablage kann beispielsweise Verträge, technische Unterlagen, Pläne, Prüfprotokolle, Korrespondenz und Rechnungen umfassen. Welche Dokumente in welchen Akten zusammengeführt werden, richtet sich nach den tatsächlichen Geschäftsprozessen.

Wie unterstützt One Unity die Vorbereitung auf Prüfungen?

Zentrale Akten, Versionierung, Protokollierung und revisionssichere Archivierung erleichtern die Recherche und Nachweisführung. Unterlagen lassen sich im jeweiligen Vorgangskontext bereitstellen, statt sie aus mehreren Ablagen zusammenzustellen.

Ersetzt das DMS ein Energiemanagementsystem?

Nein. Dokumentenmanagement und Energiemanagement erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Berichte und Nachweise aus einem Fachsystem können Bestandteil der Dokumentenablage sein. Die Erfassung und Auswertung von Mess- oder Verbrauchsdaten ist davon getrennt zu betrachten.

Lassen sich bestehende Systeme weiterverwenden?

One Unity ist auf die Einbindung in bestehende Systemlandschaften ausgerichtet. Welche Schnittstellen und Datenflüsse erforderlich sind, wird anhand der vorhandenen Anwendungen und des vorgesehenen Dokumentenprozesses festgelegt.

Ist ein Betrieb in der eigenen Infrastruktur möglich?

Ja. One Unity nennt für Energieversorger und Stadtwerke den Betrieb in der eigenen Infrastruktur sowie eine Private-Cloud-/Managed-Variante. Maßgeblich sind die Anforderungen an Datenhaltung, Zugriff, Betrieb und Integrationen.

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Dokumentenprozesse mit One Unity strukturieren

One Unity verbindet digitale Akten, Vertragsverwaltung, Freigabeprozesse und revisionssichere Archivierung. Energieversorger und Stadtwerke können Unterlagen dadurch im Zusammenhang mit Anschluss, Bau, Netz und Kunden verwalten und ihre Dokumentenprozesse über Fachbereiche hinweg vereinheitlichen.

Besprechen Sie mit One Unity, welche Akten und Dokumentenprozesse Sie zusammenführen möchten und welche Anforderungen Ihre Fachbereiche und IT dafür stellen.

Hier eine kostenlose Beratung anfragen.

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