Ein Vertrag wartet auf die Prüfung durch die Rechtsabteilung. Eine Bestellung braucht die Zustimmung der Kostenstellenverantwortlichen. Eine Eingangsrechnung liegt zur sachlichen Prüfung im Fachbereich. In vielen Unternehmen laufen diese Freigaben über E-Mails, geteilte Ordner und Rückfragen am Telefon. Das kostet Zeit und es ist oft unklar, wer gerade zuständig ist.

One Unity bildet diese Abläufe als digitalen Freigabe-Workflow ab. Jedes Dokument durchläuft festgelegte Prüf- und Genehmigungsschritte, jede Entscheidung wird protokolliert, und der Bearbeitungsstand ist für alle Berechtigten jederzeit sichtbar.

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Was ist ein Freigabe-Workflow?

Ein Freigabe-Workflow legt fest, welche Schritte ein Dokument durchlaufen muss, bevor es verbindlich wird. Er regelt:

• wer ein Dokument fachlich oder kaufmännisch prüft
• wer Änderungen anfordern darf
• ab welchem Betrag oder Risiko eine zusätzliche Prüfung nötig ist
• wer die finale Genehmigung erteilt

Der Freigabeprozess beschreibt die organisatorischen Regeln. Der Workflow setzt sie im System um. Ein Genehmigungsworkflow folgt derselben Logik für Anträge: Eine Bestellanforderung über einer definierten Wertgrenze geht zum Beispiel automatisch an die zuständige Führungskraft.

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Warum manuelle Freigaben zum Risiko werden

Wenn Freigaben per E-Mail organisiert werden, fehlt häufig eine verlässliche Grundlage für spätere Nachweise. Typische Folgen sind:

• Unklare Versionen: Mehrere Dateistände sind im Umlauf, und niemand weiß sicher, welcher gilt.
• Fehlende Nachweise: Mündliche oder informelle Zusagen lassen sich bei einer Prüfung nicht belegen.
• Umgangene Kontrollen: Wertgrenzen und Vier-Augen-Prinzip werden im Tagesgeschäft nicht immer eingehalten.
• Lange Durchlaufzeiten: Vorgänge bleiben liegen, weil Zuständigkeiten nicht eindeutig sind oder Rückfragen offen bleiben.

Ein digitaler Freigabeprozess schafft hier klare Verhältnisse: Jeder Vorgang hat einen definierten Status, eine verantwortliche Person und eine vollständige Historie.

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Freigabe-Workflows ohne Programmierung konfigurieren

In One Unity richten Sie Freigabe-Workflows über eine grafische Oberfläche ein. Programmierkenntnisse sind dafür nicht erforderlich. Fachabteilungen können Abläufe dadurch selbst anpassen, ohne jede Änderung an die IT weiterzugeben. Wie das im Detail funktioniert, zeigt unser Beitrag zu No-Code-Workflows.

Bei der Konfiguration legen Sie fest:

• welche Prüf- und Genehmigungsschritte ein Dokument durchläuft
• welche Abteilung oder Rolle für den jeweiligen Schritt zuständig ist
• nach welchen Regeln ein Vorgang weitergeleitet wird, etwa nach Betrag, Kostenstelle oder Dokumentart
• welche Fristen gelten und wann eine Eskalation greift

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So läuft eine Freigabe in One Unity ab

1. Dokument erfassen und zur Prüfung einreichen

Das Dokument wird in One Unity erstellt oder hochgeladen und zur Prüfung eingereicht. Rechnungen oder Verträge, die per E-Mail eingehen, können über den digitalen Posteingang direkt in den Workflow übernommen werden.

2. Zuständige Prüfer automatisch zuweisen

Anhand der hinterlegten Regeln wird der Vorgang der zuständigen Person zugewiesen. Sie sieht das Dokument, das Fälligkeitsdatum und alle relevanten Metadaten in einer Ansicht.

3. Prüfen, freigeben oder Änderungen anfordern

Die prüfende Person kann das Dokument freigeben, kommentieren, bearbeiten oder mit einer Änderungsanforderung zurückgeben. Jede dieser Aktionen wird im Vorgang dokumentiert.

4. Vier-Augen-Prinzip ab definierten Wertgrenzen

Überschreitet ein Vorgang eine festgelegte Wertgrenze, ist eine zweite Freigabe erforderlich. So bleiben Verantwortlichkeiten klar verteilt, und Entscheidungen mit höherem Risiko werden zusätzlich abgesichert.

5. Erinnerungen und Eskalationen bei offenen Aufgaben

Bleibt ein Vorgang länger als vorgesehen offen, erinnert das System die zuständige Person automatisch. Bei Bedarf wird der Vorgang an eine Vertretung oder die nächsthöhere Ebene eskaliert.

6. Freigabe abschließen und revisionssicher archivieren

Nach der letzten Freigabestufe gilt das Dokument als genehmigt. Es wird zusammen mit der vollständigen Freigabehistorie revisionssicher archiviert.

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Nachvollziehbarkeit für interne Kontrollen und Betriebsprüfungen

Standardisierte Freigabeprozesse stellen sicher, dass gleiche Vorgänge nach denselben Regeln behandelt werden. Für Compliance und Revision ist vor allem entscheidend, dass jede Entscheidung später belegt werden kann.

One Unity unterstützt dabei durch:

• Audit-Trail: Jede Aktion wird mit Zeitstempel und Benutzer protokolliert.
• Freigabegrenzen: Wertgrenzen legen fest, wann eine zusätzliche Prüfung erforderlich ist.
• Statusübersicht: Die Geschäftsleitung sieht offene Vorgänge und deren Bearbeitungsstand zentral.
• Rollenbasierte Einsicht: Beteiligte außerhalb des Prüfprozesses erhalten nur die Informationen, die ihrer Rolle entsprechen.

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Freigabe-Workflows in verschiedenen Fachbereichen

Die Workflow-Logik lässt sich auf viele Dokumenttypen anwenden. Unternehmen setzen Freigabe-Workflows unter anderem in diesen Bereichen ein:

Buchhaltung

Eingangsrechnungen werden vor der Buchung sachlich und rechnerisch geprüft und anschließend zur Zahlung freigegeben. Mehr dazu unter digitale Rechnungsverarbeitung.

Einkauf

Bestellanforderungen gehen ab definierten Wertgrenzen oder bei neuen Lieferanten an die zuständige Führungskraft. Mehr dazu unter Beschaffungsmanagement.

Vertragsmanagement

Verträge und Angebote durchlaufen eine abgestimmte Prüfung durch Fachbereich, Rechtsabteilung und Geschäftsführung. Mehr dazu unter Vertragsmanagement.

Marketing

Texte, Kampagnen und Unterlagen werden vor der Veröffentlichung durch die verantwortlichen Personen freigegeben.

Technik und Fertigung

Zeichnungen, Prüfberichte und technische Dokumentationen werden über definierte Prüfschritte freigegeben und versioniert abgelegt.

Über Schnittstellen zu ERP- und CRM-Systemen lassen sich Freigaben direkt aus bestehenden Prozessen anstoßen. Die Ergebnisse stehen anschließend wieder in den führenden Systemen zur Verfügung.

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Freigabeprozesse schlank und wirksam gestalten

Ein Workflow ist nur so gut wie die Regeln, die ihm zugrunde liegen. Aus der Praxis haben sich folgende Grundsätze bewährt:

• Freigabestufen begrenzen: Jede zusätzliche Stufe verlängert die Durchlaufzeit. Mehrere Prüfer sind nur bei Vorgängen mit relevantem Risiko sinnvoll.
• Verantwortung eindeutig zuordnen: Pro Schritt entscheidet eine klar benannte Rolle, damit Vorgänge nicht doppelt geprüft werden.
• Routinefälle automatisieren: Vorgänge unterhalb definierter Schwellenwerte können mit reduziertem Prüfaufwand weitergeleitet werden.
• Durchlaufzeiten auswerten: Bleiben Dokumente regelmäßig in einem bestimmten Schritt liegen, zeigt das konkreten Optimierungsbedarf.

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Freigabe-Workflow mit One Unity einführen

Jede Einführung beginnt mit einer Analyse der bestehenden Freigabewege: Welche Dokumente werden geprüft, wer ist beteiligt und wo entstehen heute Verzögerungen? Auf dieser Grundlage entwickelt One Unity gemeinsam mit Ihnen einen Workflow, der zu Ihrer Organisation und Ihren Systemen passt.

In einer Demo zeigen wir Ihnen, wie ein Freigabe-Workflow in One Unity aufgebaut ist und wie er sich an Ihre Abläufe anpassen lässt.