Beschaffungsmanagement umfasst alle Aktivitäten rund um die Güter, Materialien und Dienstleistungen, die ein Unternehmen benötigt. Eine Beschaffungsmanagement Software bildet diesen Prozess digital ab: Bedarf erfassen, Freigaben steuern, Bestellungen versenden und jeden Schritt dokumentieren. Mit One Unity Request läuft der Einkaufsprozess als konfigurierbarer Web-Workflow mit voller Transparenz über Status, Kostenstellen und Budgets.

Strategische und operative Beschaffung

Im Beschaffungsmanagement werden zwei Ebenen unterschieden:

• Strategische Beschaffung: Lieferantenauswahl, langfristige Partnerschaften, Verhandlungen und Risikomanagement in der Lieferkette. Eine sorgfältige Lieferantenauswahl senkt Beschaffungskosten und Lieferrisiken.
• Operative Beschaffung: die tägliche Abwicklung von der Bedarfsanforderung über Freigabe und Bestellung bis zur Rechnung.

One Unity Request automatisiert vor allem die operative Ebene und unterstützt mit Sourcing und Lieferantenmanagement auch strategische Aufgaben.

Typische Probleme im Beschaffungsprozess

• Lange Freigaben: Unklare Zuständigkeiten und Rückfragen verlängern mehrstufige Genehmigungen.
• Keine Transparenz: Wer hat wann genehmigt, wo hängt die Anforderung, wie viel Budget ist verbraucht? Ohne Dokumentation fehlt die Kontrolle über Kostenstellen.
• Medienbrüche: Bestellungen und Korrespondenz laufen über E-Mails und Excel-Listen, Nachweise fehlen.

Funktionen einer Beschaffungsmanagement Software

Bestellprozess als Web-Workflow

Der gesamte Bestellprozess läuft im Browser. Erweiterungen und Anpassungen lassen sich je nach Bedarf umsetzen. Reicht die Standardkonfiguration nicht aus, ergänzen Script-Callbacks individuelle Logik.

Freigaben mit Rollen, Profilen und Kostenstellen

• Freigaberollen mit Betragsgrenzen
• Freigabeprofile pro Person
• temporäre Freigaberollen, etwa für Vertretungen
• Kostenstellenzuordnungen mit Verantwortlichkeiten

Cockpit und Freigabepfad

Ein Cockpit zeigt die wichtigsten Informationen auf einen Blick. Der Freigabepfad ist visuell dargestellt und im Vorgang dokumentiert.

Bestellversand und Korrespondenz

Bestellungen werden direkt an Lieferanten versendet. E-Mail-Vorlagen sorgen für einheitliche Kommunikation, der Versand wird als Nachweis abgelegt. Eine Korrespondenz- und Prozesshistorie dokumentiert jeden Vorgang.

Lieferantenmanagement und Sourcing

Ausschreibungen, Angebotsvergleiche und Konditionen lassen sich im System dokumentieren. Lieferantendaten liegen zentral an einem Ort, Verträge mit Lieferanten werden im Vertragsmanagement gesteuert.

Material und Dienstleistungen

Neben Dienstleistungen bildet One Unity Request auch die Materialbeschaffung ab, von der Bedarfsmeldung bis zur Bestellung. Damit wird die Software zum Baustein für Supply Chain Management und Materialwirtschaft. Nach der Bestellung schließt die digitale Rechnungsverarbeitung den Procure-to-Pay-Prozess ab.

Integration

One Unity Request wird über Schnittstellen an ERP- und Finanzsysteme angebunden. Alle Anbindungen unter Integrationen.

Häufige Fragen zum Beschaffungsmanagement

Was ist der Unterschied zwischen strategischer und operativer Beschaffung?

Die strategische Beschaffung kümmert sich um Lieferantenauswahl, Verhandlungen und Partnerschaften. Die operative Beschaffung wickelt Bestellungen im Tagesgeschäft ab, von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung.

Wie werden Freigaben gesteuert?

Über Freigaberollen mit Betragsgrenzen, Freigabeprofile pro Person, optionale temporäre Rollen und Kostenstellenzuordnungen mit Verantwortlichkeiten.

Können Bestellungen direkt an Lieferanten gehen?

Ja. Der Versand erfolgt aus dem System heraus, standardisiert über E-Mail-Vorlagen und als Nachweis dokumentiert.

Gibt es eine Historie pro Vorgang?

Ja. Die Korrespondenz- und Prozesshistorie dokumentiert alle Arbeitsschritte und Statusänderungen.

Was passiert, wenn die Standardkonfiguration nicht reicht?

Individuelle Anforderungen lassen sich über Script-Callbacks ergänzen.

Mehr zur Lösung unter Beschaffungsmanagement oder in einer kostenlosen Beratung.