Eine Vertragsmanagement Software verwaltet Verträge zentral und steuert ihren gesamten Lebenszyklus: Entwurf, Prüfung, Freigabe, Unterzeichnung, Erfüllung, Verlängerung und Kündigung. One Unity Contract ist ein webbasiertes Vertragsmanagement mit Fristenüberwachung, Workflows, Versionierung, Berechtigungen und Anbindung an E-Signatur-Anbieter. Im Unterschied zu einer einfachen Dateiablage bildet es Contract Lifecycle Management vollständig ab.

Typische Probleme ohne Vertragsmanagement

• Verpasste Fristen: Verträge liegen verteilt, Wiedervorlagen fehlen, Laufzeiten verlängern sich ungewollt.
• Unklare Freigaben: Versionen wandern per E-Mail, Entscheidungen sind nicht dokumentiert.
• Kein Gesamtüberblick: Status, Pflichten, Zahlungsreihen und Dokumente sind nicht konsistent, Reporting und Steuerung fehlen.

Funktionen einer Vertragsmanagement Software

Fristenmanagement

Fristenlisten am Akten-Monitor, Fristenserien und ein grafischer Fristenkalender in Tages-, Wochen- und Monatsansicht machen Laufzeiten, Kündigungs- und Verlängerungstermine sichtbar. Wiedervorlagen mit E-Mail-Benachrichtigung sorgen dafür, dass keine Frist verstreicht.

Workflows und Freigaben

Regelbasierte Prozessschritte führen vom Entwurf über die Prüfung bis zur Freigabe, mit Rollen, Zuständigkeiten und transparenter Historie. Mehr dazu unter Workflowmanagement.

Digitale Signatur

E-Signatur-Anbieter werden in den Prozess eingebunden. Verträge lassen sich je nach Anforderung mit einfacher, fortgeschrittener oder qualifizierter elektronischer Signatur abschließen, ohne Medienbruch.

Berechtigungen bis auf Feldebene

Rechte lassen sich auf Ordner, Register, Indexdaten, Module, Workflows und einzelne Felder einer Vertragsmappe vergeben, zugewiesen an Benutzer und Rollen.

Vertragsarten und Vorlagen

Beliebig viele Vertragsarten lassen sich anlegen. Allgemeingültige Vertragsarten wie Miet- und Leasingverträge sind im Standard enthalten und um eigene Indexdaten, Felder und Register erweiterbar.

KI-Unterstützung

KI unterstützt bei der Vertragserstellung, erkennt Kündigungstermine und durchsucht Vertragsinhalte per Volltextsuche. Mehr dazu unter KI im DMS.

Integration, Stammdaten und Archivierung

Stammdaten wie Firmen und Ansprechpartner werden über Schnittstellen aus Drittsystemen übernommen, bei Bedarf über universelle Schnittstellen wie REST-Webservices oder Datenbankaustausch. Am Ende des Lebenszyklus werden Verträge revisionssicher archiviert. Alle Anbindungen unter Integrationen.

Rechtliche Anforderungen

Je nach Branche gelten unterschiedliche Vorgaben, etwa Aufbewahrungsfristen aus Handels- und Steuerrecht oder der Digital Operational Resilience Act (DORA) für IT-Verträge im Finanzsektor. Zentrale Vertragsakten, Fristenüberwachung und Protokollierung erleichtern den Nachweis.

Betriebsmodelle

One Unity Contract läuft als Public Cloud, Private Cloud oder On-Premises.

Häufige Fragen zum Vertragsmanagement

Was unterscheidet Vertragsmanagement von einer Dokumentenablage?

Eine Ablage speichert nur Dateien. Vertragsmanagement steuert den gesamten Lebenszyklus mit Fristen, Freigaben, Pflichten und Auswertungen.

Wie behalten wir Fristen im Blick?

Über Fristenlisten, Fristenserien, einen grafischen Fristenkalender und Wiedervorlagen mit E-Mail-Benachrichtigung.

Wie viele Vertragsarten lassen sich anlegen?

Beliebig viele. Standardvertragsarten sind enthalten und erweiterbar.

Lassen sich Stammdaten importieren?

Ja, über Schnittstellen aus Drittsystemen, zum Beispiel per REST-Webservice oder Datenbankaustausch.

Welche Signaturarten werden unterstützt?

Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur über eingebundene E-Signatur-Anbieter.

Mehr zur Lösung unter Vertragsmanagement oder in einer kostenlosen Beratung.