Bei einer DMS-Migration denken viele zuerst an die Zahl der Dokumente. Sie ist wichtig, sagt aber wenig über den tatsächlichen Aufwand aus. Schwieriger sind meist Metadaten, Berechtigungen, laufende Workflows und die Verbindung zu ERP- und Fachsystemen. Das gilt besonders, wenn das DMS an SAP oder ein anderes ERP angebunden ist, mehrere Standorte oder Gesellschaften darin arbeiten und Freigaben über mehrere Stufen laufen.

Eine belastbare Planung beginnt deshalb nicht mit einem Exporttool. Sie beginnt mit der Frage, welche Aufgaben das heutige System erfüllt und welche davon im Zielsystem weiterlaufen müssen.

Dabei sollte nicht automatisch jeder historische Anwendungsfall übernommen werden. Bevor Daten und Technik geplant werden, gehört jeder Bereich in eine der Kategorien Beibehalten, Vereinfachen, Ersetzen oder Stilllegen.

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Den Bestand nach Nutzung ordnen

Ein Archiv enthält oft sehr unterschiedliche Bestände. Steuerrelevante Belege haben andere Anforderungen als Projektakten, Verträge oder technische Dokumentationen. Auch die Nutzung unterscheidet sich: Manche Dokumente werden täglich aus SAP aufgerufen, andere müssen nur für Prüfungen verfügbar bleiben.

Für die Planung lohnt sich eine Einteilung in vier Gruppen:

1. aktive Dokumente in laufenden Prozessen
2. häufig benötigte Archivbestände
3. selten benötigte Altbestände
4. Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist

Diese Trennung verhindert, dass jeder Bestand mit derselben Priorität und demselben Aufwand behandelt wird.

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Metadaten sind der Schlüssel zur späteren Suche

Dokumente ohne korrekte Metadaten sind zwar gespeichert, im Alltag aber nur schwer nutzbar. Vor der Migration sollte deshalb geklärt werden, welche Indexfelder wirklich gebraucht werden.

Typische Beispiele sind:

• Beleg- und Vertragsnummern
• Lieferanten- und Kundennummern
• Buchungskreis und Gesellschaft
• Kostenstelle und Bestellnummer
• Dokumentart und Status
• Aufbewahrungsfrist
• Verknüpfung zum ERP-Objekt

Alte Systeme enthalten häufig historisch gewachsene Felder, doppelte Kategorien oder Werte, die heute keine Bedeutung mehr haben. Eine Migration ist der richtige Zeitpunkt, dieses Modell zu bereinigen. Die Originalinformation muss dabei nachvollziehbar bleiben.

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Berechtigungen nicht einfach kopieren

Berechtigungskonzepte wachsen über Jahre. Gruppen werden ergänzt, Zuständigkeiten ändern sich und einzelne Ausnahmen bleiben bestehen. Wer alle Rechte ungeprüft übernimmt, transportiert auch alte Fehler in das neue System.

Für jede Dokumentart sollte klar sein:

• wer lesen darf
• wer bearbeiten darf
• wer Dokumente freigibt
• welche Gesellschaft oder welcher Standort zuständig ist
• welche vertraulichen Bereiche getrennt bleiben müssen
• wie technische Benutzer und Schnittstellen zugreifen

Arbeiten mehrere Gesellschaften oder Standorte im selben System, muss vorher feststehen, welche Strukturen vereinheitlicht werden und welche getrennt bleiben. Das Ziel ist kein vollständiger Neubau um jeden Preis. Es geht um ein verständliches Modell, das zum heutigen Unternehmen passt.

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Laufende Workflows brauchen einen eigenen Plan

Bei aktiven Rechnungen, Verträgen oder Freigaben reicht es nicht, das zugehörige Dokument zu übertragen. Der Vorgang hat einen Status, eine verantwortliche Person und möglicherweise Fristen oder Eskalationen.

Für jeden Workflow muss entschieden werden:

1. Läuft er im Altsystem zu Ende?
2. Wird er mit seinem aktuellen Status übernommen?
3. Startet er im Zielsystem neu?

In vielen Projekten ist ein klarer Stichtag die einfachste Lösung. Alte Vorgänge werden im bisherigen System beendet, neue Vorgänge beginnen im neuen DMS. Bei lang laufenden Prozessen kann eine Statusübernahme trotzdem sinnvoll sein.

Besonders sorgfältig gehören mehrstufige Freigaben in den Plan. Rechnungs-, Vertrags- und Bestellfreigaben mit Wertgrenzen, Vertretungen und Protokoll müssen im Zielsystem vom ersten Tag an funktionieren. Wie Freigaben in One Unity aufgebaut sind, zeigt die Seite zum Workflowmanagement.

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ERP- und Fachsysteme bestimmen den Testumfang

Ein DMS wird oft aus SAP, Microsoft Dynamics oder einer Fachanwendung heraus genutzt. Anwender sehen das DMS selbst kaum, weil sie Dokumente direkt im führenden System aufrufen. Ist SAP angebunden, laufen Belege und Archivzugriffe über Schnittstellen wie ArchiveLink und CMIS. Welche weiteren Systeme One Unity anbindet, zeigt die Übersicht der Integrationen.

Eine Testmigration muss deshalb mehr prüfen als die Ablage:

• Ist das Dokument im Zielsystem vorhanden?
• Stimmen Metadaten und Version?
• Funktioniert der Aufruf aus dem ERP?
• Sind neue Dokumente korrekt archivierbar?
• Greifen Aufbewahrungs- und Löschregeln?
• Sind Aktivitäten und Fehler nachvollziehbar?

Erst dieser Ende-zu-Ende-Test zeigt, ob der Prozess wirklich funktioniert.

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Drei Migrationsmodelle

Vollständige Migration zu einem Stichtag

Alle relevanten Bestände wechseln in einem festgelegten Zeitraum. Das schafft schnell eine einheitliche Umgebung, verlangt aber sehr gute Vorbereitung und ausreichend Zeit für Tests.

Schrittweise Migration

Dokumentarten, Gesellschaften oder Standorte wechseln nacheinander. Das Projekt bleibt kontrollierbar und Erkenntnisse aus der ersten Welle können in die nächsten einfließen.

Neues System plus lesendes Altarchiv

Neue Dokumente und Prozesse laufen im Zielsystem. Das Altsystem bleibt für historische Bestände vorübergehend lesend verfügbar. Diese Variante reduziert den unmittelbaren Migrationsumfang, verlängert aber den Parallelbetrieb.

Welche Variante passt, hängt von Zugriffshäufigkeit, Vertragslage, Betriebskosten und technischen Schnittstellen ab.

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Abnahme mit klaren Stichproben

Die Migration braucht messbare Abnahmekriterien. Dazu gehören technische Summen und fachliche Stichproben.

Geeignete Prüfungen sind:

• Anzahl der Dokumente je Dokumentart
• Zahl der Versionen und Anlagen
• Vergleich von Hashwerten oder Dateigrößen
• Vollständigkeit zentraler Metadaten
• Berechtigungsprüfung mit Testrollen
• Dokumentaufruf aus ERP und Fachanwendungen
• Suche nach bekannten Vorgängen
• Prüfung von Aufbewahrungsregeln und Protokollen

Die Ergebnisse werden dokumentiert. So lässt sich später nachvollziehen, welcher Bestand wann und mit welchem Ergebnis übernommen wurde. Für die revisionssichere Archivierung ist diese Nachvollziehbarkeit ohnehin Pflicht.

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Mit einem abgegrenzten Pilot starten

Ein Pilot sollte repräsentativ sein, ohne gleich den schwierigsten Gesamtbestand zu wählen. Gut geeignet ist eine Dokumentart mit klaren Metadaten, einer relevanten Schnittstelle und einer überschaubaren Benutzergruppe. Bei mehreren Gesellschaften bietet sich oft eine einzelne Gesellschaft oder ein Standort als erste Welle an.

Der Pilot liefert Antworten auf praktische Fragen: Wie schnell läuft der Export? Welche Daten müssen bereinigt werden? Wie gut funktioniert die Zuordnung? Welche Tests braucht der Fachbereich? Diese Erkenntnisse machen die weitere Planung deutlich belastbarer.

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DMS-Migration mit One Unity prüfen

One Unity DMS verbindet Dokumentenmanagement, revisionssichere Archivierung und Workflows mit Schnittstellen zu SAP, Microsoft Dynamics, DATEV und weiteren Systemen. Im DMS-Wechselcheck nehmen wir Ihre Ausgangslage auf und bestimmen, welche Analyse für eine belastbare Migrationsplanung nötig ist.

Mit dem DMS-Modernisierungs-Check im Browser sehen Sie, welche Punkte Ihrer Migration zuerst geklärt werden sollten, mit Nachweis und Beteiligten je Aufgabe. Der Prüfplan erscheint sofort.

Steht der Wechsel wegen eines geänderten Preis- oder Vertragsmodells an, hilft der Beitrag DMS-Preismodell geändert? bei der Einordnung. Wie eine Ablösung von d.velop oder d.3 aussieht, zeigt die Seite d.velop-Alternative.

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