Wenn ein DMS-Anbieter Preise, Leistungen oder das Vertragsmodell verändert, entsteht schnell Handlungsdruck. Das neue Angebot liegt auf dem Tisch, der laufende Betrieb muss gesichert bleiben, und für einen Systemvergleich scheint wenig Zeit zu sein.
Trotzdem sollten Sie die bestehende Umgebung nicht ungeprüft in ein neues Paket übertragen. Die Änderung ist ein guter Anlass, den tatsächlichen Bedarf zu erfassen und andere Lösungen zu prüfen. Das gilt besonders, wenn Ihr DMS an SAP oder ein anderes ERP angebunden ist, mehrere Standorte oder Gesellschaften darin arbeiten und Rechnungen, Verträge oder Bestellungen über mehrstufige Freigaben laufen. Wenn Sie d.velop oder d.3 einsetzen, kann One Unity DMS eine Alternative sein.
Ein neues Angebot ist noch kein technisches Zielbild
Ein über Jahre gewachsenes DMS enthält oft mehr als die heute benötigten Prozesse. Manche Module werden kaum genutzt. Andere Funktionen wurden durch individuelle Workflows, Skripte oder Fachanwendungen ergänzt. Auch Berechtigungen und Ablagestrukturen sind mit der Zeit oft komplizierter geworden.
Wer das bisherige System nur Position für Position mit einem neuen Angebot vergleicht, übernimmt diese Altlasten in die nächste Entscheidung. Sinnvoller ist eine Bestandsaufnahme entlang der tatsächlichen Anwendungsfälle, zum Beispiel:
- digitale Akten und zentrale Ablagen
- Rechnungs- und Freigabeworkflows
- Vertrags- und Fristenprozesse
- Archivierung und Aufbewahrung
- Anbindungen an SAP, andere ERP-Systeme und Fachanwendungen
- Berechtigungen, Rollen und Gesellschaften
- Suchzugriffe auf historische Dokumente
Wo ein Wechsel besonders sorgfältig geprüft werden muss
In drei Situationen hängt am DMS deutlich mehr als die Ablage. Dort sollte die Bestandsaufnahme am gründlichsten sein.
Das DMS ist an das ERP angebunden
Ist SAP angebunden, laufen Belege und Archivzugriffe über Schnittstellen wie ArchiveLink und CMIS. Für Microsoft Dynamics und andere ERP-Systeme gibt es eigene Anbindungen. Für den Vergleich muss klar sein, welche Belegarten, Verknüpfungen und Rückmeldungen an das ERP heute genutzt werden und im Zielsystem weiter funktionieren müssen. Welche Systeme One Unity anbindet, zeigt die Übersicht der Integrationen.
Mehrere Standorte oder Gesellschaften arbeiten im selben System
Wenn Werke, Standorte oder Gesellschaften ein gemeinsames DMS nutzen, unterscheiden sich oft Ablagestrukturen, Berechtigungen und Abläufe. Eine Migration kann dann schrittweise nach Gesellschaft oder Standort laufen. Vorher muss feststehen, welche Strukturen vereinheitlicht werden und welche getrennt bleiben.
Freigaben laufen über mehrere Stufen
Rechnungs-, Vertrags- und Bestellfreigaben mit Wertgrenzen, Vertretungen und Protokoll sind meist geschäftskritisch. Sie müssen im Zielsystem vom ersten Tag an funktionieren. Deshalb gehören die bestehenden Freigaberegeln vollständig in die Bestandsaufnahme, auch die, die über Jahre mit Sonderlösungen ergänzt wurden. Wie Freigaben in One Unity aufgebaut sind, beschreibt die Seite zum Workflowmanagement.
Vier mögliche Wege
Das neue Angebot passt zum Bedarf
Wenn Leistungsumfang, Betrieb und Kosten zur eigenen Planung passen, kann die Fortführung die einfachste Lösung sein. Auch dann lohnt sich ein bereinigter Zielumfang, damit ungenutzte Bestandteile nicht weiterlaufen.
Leistungen und Umfang neu zuschneiden
Vielleicht wird das bestehende DMS weitergenutzt, aber nicht mehr im bisherigen Umfang. Dann sollte klar sein, welche Anwendungsfälle bleiben und welche Prozesse in andere Systeme verlagert oder beendet werden.
Die bestehende Landschaft modernisieren
Wenn ohnehin ein ERP-, Infrastruktur- oder Prozessprojekt läuft, kann die DMS-Entscheidung damit verbunden werden. Schnittstellen und Betriebsmodell werden dann gemeinsam geplant.
Zu einer Alternative wechseln
Wenn Kosten, Leistungsumfang oder strategische Ausrichtung nicht mehr passen, ist ein Systemwechsel eine reale Option. One Unity nimmt die bestehende Umgebung auf, erarbeitet das Zielbild für One Unity DMS und plant und begleitet die Migration. Wie das für Anwender von d.velop und d.3 aussieht, zeigt die Seite d.velop-Alternative.
Module nicht 1:1 vergleichen
DMS-Anbieter strukturieren Plattform, Lizenzen und Funktionen unterschiedlich. Was im Altsystem ein eigenes Modul ist, kann im Zielsystem Teil der Plattform, ein konfigurierter Workflow oder eine Integration sein.
Ein belastbarer Vergleich beginnt deshalb bei den Anforderungen, mit Fragen wie diesen:
- Welche Prozesse werden heute tatsächlich genutzt?
- Welche Dokumente und Metadaten müssen erhalten bleiben?
- Welche Workflows sind geschäftskritisch?
- Welche Schnittstellen zu ERP und Fachsystemen müssen im Zielsystem weiter funktionieren?
- Welche Freigaberegeln gelten je Standort oder Gesellschaft?
- Welche Sonderregeln können entfallen?
- Welches Betriebsmodell passt zur eigenen IT-Strategie?
So wird eine Migration zu One Unity geprüft
Eine Migration lässt sich erst verlässlich planen, wenn Ausgangssystem und Zielbild verstanden sind. Im ersten Schritt erfassen wir Dokumentbestände, Metadaten, Berechtigungen, Workflows und Integrationen.
Danach wird entschieden, welche Migrationsform passt:
- vollständige Übernahme in das neue System
- schrittweise Migration nach Gesellschaft, Standort, Dokumentart oder Prozess
- neue Vorgänge starten in One Unity, der Altbestand bleibt vorübergehend lesbar
- Pilot mit einem abgegrenzten Daten- und Prozessumfang
Vor jeder größeren Welle werden Vollständigkeit, Zuordnung und Zugriffe geprüft. Ein pauschales Migrationsversprechen ohne diese Bestandsaufnahme wäre nicht seriös.
Diese Informationen helfen beim ersten Vergleich
- eingesetzte DMS-Produkte und Versionen
- wichtigste Anwendungsfälle und Fachbereiche
- angebundene ERP- und Fachsysteme
- beteiligte Standorte und Gesellschaften
- Freigabestufen und Wertgrenzen
- Betriebsmodell und technische Infrastruktur
- grobe Zahl der Dokumente und Versionen
- Metadaten und Ordnungskriterien
- individuelle Workflows und Erweiterungen
- gewünschter Entscheidungszeitpunkt
Mit dem DMS-Modernisierungs-Check bekommen Sie in wenigen Minuten einen Prüfplan im Browser: welche drei Punkte Sie vor der Entscheidung klären sollten, in welcher Reihenfolge und mit welchen Fragen an Ihren Anbieter und an Alternativen. Die ausführliche Bestandsaufnahme folgt bei Bedarf im Gespräch.
Wann sich ein Wechselcheck lohnt
Ein Wechselcheck ist sinnvoll, wenn mindestens einer dieser Punkte zutrifft:
- Ein neues Preis-, Leistungs- oder Vertragsmodell liegt vor.
- Das DMS ist an SAP, Microsoft Dynamics oder ein anderes ERP angebunden.
- Mehrere Standorte, Werke oder Gesellschaften arbeiten im selben System.
- Rechnungen, Verträge oder Bestellungen laufen über mehrstufige Freigaben.
- Das System enthält viele historische Sonderlösungen.
- Ein Infrastruktur- oder Cloud-Projekt steht an.
- One Unity soll als konkrete DMS-Alternative bewertet werden.
Im 30-minütigen DMS-Wechselcheck nehmen wir Anlass, Systemlandschaft und Abhängigkeiten auf. Danach ist klar, welche Informationen für einen Vergleich fehlen und ob ein technischer Migrationsworkshop sinnvoll ist. Kostenloses Erstgespräch buchen
Haben Sie noch Fragen?
Nein. Ein verändertes Angebot ist ein guter Anlass, den tatsächlichen Bedarf und andere DMS-Lösungen zu prüfen. Im DMS-Wechselcheck vergleichen wir keine Vertragsklauseln. Wir klären, welche Anwendungsfälle Sie brauchen und ob eine Migration zu One Unity fachlich und technisch sinnvoll ist.
Etwa neun Monate vor Vertragsende. Viele DMS-Verträge lassen sich mit drei Monaten Frist zum Jahresende kündigen. Wer im Frühjahr beginnt, hat bis zum Kündigungstermin ein halbes Jahr für Bestandsaufnahme, Anbietervergleich und Entscheidung. Wer erst kurz vorher prüft, verlängert oft nur deshalb, weil die Zeit fehlt.
One Unity plant und realisiert Migrationen aus bestehenden DMS-Umgebungen. Der konkrete Weg hängt von Version, Datenbestand, Metadaten und verfügbaren Exportwegen ab. Diese Punkte klären wir, bevor wir eine belastbare Aussage machen.
One Unity bindet SAP über ArchiveLink und CMIS an, für Microsoft Dynamics und weitere ERP-Systeme gibt es eigene Anbindungen. Bestehende Workflows werden nicht ungeprüft kopiert. Wir nehmen Regeln, Rollen, Wertgrenzen, Vertretungen und Sonderfälle auf und entscheiden gemeinsam mit Ihnen, was übernommen, vereinfacht oder neu aufgebaut wird.
Ein Wechselprojekt dauert bei uns in der Regel drei bis fünf Monate. Wo Ihr Projekt in dieser Spanne liegt, hängt vor allem vom Migrationsmodell ab: Eine Migration zum Stichtag ist am schnellsten, braucht aber die gründlichste Vorbereitung. Eine schrittweise Migration nach Dokumentart, Standort oder Gesellschaft dauert länger, hält das Risiko aber klein. Eine belastbare Dauer für Ihr Projekt nennen wir nach der Bestandsaufnahme.
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