Eine Dokumentenmanagement Software (DMS) speichert Unterlagen wie Verträge, Rechnungen und Korrespondenz zentral, macht sie per Volltextsuche auffindbar, dokumentiert jede Änderung und steuert Freigaben über Workflows. One Unity DMS ist eine browserbasierte DMS-Software, die sich an bestehende Systeme wie SAP und Microsoft 365 anbinden lässt und Dokumente revisionssicher archiviert.

Welche Probleme eine DMS-Software löst

• Verteilte Ablagen: Dateien liegen auf Netzlaufwerken, in Postfächern und Tools wie Microsoft Teams. Dubletten entstehen, und niemand weiß sicher, welche Version freigegeben ist.
• Stockende Freigaben: Ohne automatische Benachrichtigungen bleiben Verträge und Rechnungen in der Prüfung liegen, Zuständigkeiten sind unklar.
• Compliance-Risiko: Fehlen Historie, Aktivitätenprotokoll und Berechtigungskonzept, wird jedes Audit kritisch.

Kernfunktionen einer Dokumentenmanagement Software

Digitale Akten und zentrale Ablage

Dokumente werden in digitalen Akten mit individuellen Ordnerstrukturen abgelegt. Mappen lassen sich per Link teilen, eine integrierte Benutzerverwaltung regelt den Zugriff.

Suche und Ansicht im Browser

One Unity DMS läuft vollständig im Browser, ohne Client-Installation. Die Suche umfasst Volltext, Metadaten und Inhalte, Suchvorlagen lassen sich speichern. Ein integrierter Viewer zeigt über 300 Dateiformate an, PDF-Annotationen inklusive. Gescannte Dokumente werden per Texterkennung durchsuchbar.

Versionierung und Nachvollziehbarkeit

Check-in und Check-out verhindern parallele Bearbeitung. Jede Version, jede Änderung und jeder Zugriff wird in Historie und Aktivitätenprotokoll festgehalten. Ein rollenbasiertes, feingranulares Berechtigungssystem regelt, wer was sehen und bearbeiten darf.

Workflows und Zuständigkeiten

Freigaben laufen adhoc oder regelbasiert, mit Eskalationsmanagement und Auswertung. Mehr dazu unter Workflowmanagement.

Revisionssichere Archivierung

Technische Basis des Archivs ist die zertifizierte Archivlösung der EASY Software AG. Dokumente werden revisionssicher abgelegt und bleiben dauerhaft nachvollziehbar. Mehr dazu unter Archivierung.

Dokumente ins System bringen

• Bulk-Import aus Dateiverzeichnissen
• Bulk-Import von E-Mails
• Scan und Upload
• Schnittstellen wie REST, SOAP, gRPC und Webhooks für Drittsysteme

Eingehende E-Mails und Anhänge lassen sich zusätzlich über den digitalen Posteingang regelbasiert verarbeiten.

Integration und Betrieb

One Unity DMS wird über offene APIs an SAP, Microsoft 365 und gängige CRM-Systeme angebunden, sodass Dokumente dort verfügbar sind, wo Teams arbeiten. Betrieben wird die Software als Public Cloud (SaaS), On-Premises oder hybrid. Alle Anbindungen unter Integrationen.

KI im Dokumentenmanagement

Moderne DMS-Software nutzt zunehmend KI, um Dokumente automatisch zu klassifizieren und Daten auszulesen. In One Unity ist die KI-Datenextraktion Bestandteil des Dokumentenmanagements. Details unter KI im DMS.

Woran man eine gute DMS-Software erkennt

• zentrale Organisation aller Dokumente mit klarer Struktur
• schnelle Volltextsuche über Inhalte und Metadaten
• lückenlose Versionierung und Protokollierung
• feingranulare Berechtigungen
• automatisierte Freigaben
• zertifizierte, revisionssichere Archivierung
• offene Schnittstellen und flexible Betriebsmodelle
• professioneller Support und laufende Weiterentwicklung

Häufige Fragen zur Dokumentenmanagement Software

Gibt es One Unity DMS nur in der Cloud?

Nein. Die Software läuft als Public Cloud (SaaS), On-Premises oder hybrid, je nach IT-Strategie.

Muss ich etwas installieren?

Für Anwender nicht, das DMS wird vollständig im Browser bedient. Die Serverkomponente hängt vom gewählten Betriebsmodell ab.

Ist One Unity DMS Open Source?

Nein. One Unity DMS ist eine kommerziell entwickelte Software mit professionellem Support, garantierten Updates und zertifizierter Archivierung. Diese Punkte fehlen bei vielen Open-Source-DMS.

Wie werden Änderungen nachvollziehbar?

Über Versionshistorie, Check-in und Check-out sowie ein ausführliches Aktivitätenprotokoll.

Welches Archiv steckt hinter dem DMS?

Die zertifizierte Archivlösung der EASY Software AG.

Mehr zur Lösung unter Dokumentenmanagement oder in einer kostenlosen Beratung.