Ein digitaler Posteingang erfasst eingehende E-Mails, Anhänge und gescannte Briefpost zentral, klassifiziert sie, liest relevante Daten aus und leitet jedes Dokument automatisch an das zuständige Team oder den passenden Workflow weiter. Die Lösung von One Unity (Postman) verarbeitet definierte Postfächer regelbasiert und archiviert Original-Mails, Anhänge und Indexdaten revisionssicher.

Wie ein digitaler Posteingang funktioniert

Eingehende Nachrichten werden erfasst, klassifiziert und um extrahierte Werte ergänzt. Intelligent Document Processing kombiniert dazu OCR mit KI-gestützter Texterkennung. Das funktioniert für digitale Kanäle ebenso wie für eingescannte Papierpost, unabhängig davon, ob es sich um Rechnungen, Anträge oder Geschäftsbriefe handelt.

Typische Probleme im Posteingang

• Lange Liegezeiten: Post landet im falschen Postfach, wird weitergeleitet oder bleibt ohne Nachverfolgung liegen.
• Manuelle Verteilung: Anhänge speichern, umbenennen, ablegen und Workflows anstoßen kostet Zeit und ist fehleranfällig.
• Fehlende Nachweise: Original-Mail, Anhänge und Indexdaten sind nicht konsistent archiviert.

Funktionen

Postfächer zentral verwalten

Mailboxen werden mit eigenen Einstellungen pro Postfach konfiguriert. So läuft die Verarbeitung kontrolliert statt über unübersichtliche Weiterleitungen.

Extraktion aus E-Mails und Anhängen

Regeln extrahieren relevante Werte aus E-Mails, auch mit Regex- und Fixwert-Logik, und befüllen definierte Zielstrukturen. Für Belege wie Rechnungen kommt zusätzlich die KI-Datenextraktion zum Einsatz.

Sonderformate

Weitergeleitete E-Mails im Format .eml und .msg (Mail-in-Mail) werden ebenso verarbeitet wie ZIP-Anhänge, die automatisch entpackt werden.

Verteilung an Teams und Workflows

Jede Nachricht landet beim zuständigen Team oder direkt im Folgeprozess, etwa in der Rechnungsverarbeitung oder einem Freigabe-Workflow. Status, Zustellung und Ablage werden dokumentiert.

Archivierung und DMS-Anbindung

Original-Mail, Anhänge und Indexdaten werden revisionssicher archiviert. Je nach Konfiguration ist auch eine Archivierung auf dem Mailserver möglich. Über offene Schnittstellen lässt sich ein bestehendes DMS oder ECM anbinden.

Betrieb und Zuständigkeiten

Für den Alltag gibt es definierte Benutzerprofile, etwa Postman-Anwender und Administratoren. Sie pflegen Postfächer und Regeln und prüfen Ausnahmefälle. Eskalationsregeln erinnern automatisch an offene Fälle. Greift keine Extraktionsregel, weichen meist Absender, Empfänger oder Betreff ab. Die Kriterien werden dann angepasst und die Verarbeitung erneut angestoßen.

Betrieben wird die Lösung als Public Cloud (One-Unity.cloud), in einer Private Cloud oder On-Premises.

Digitale Poststelle und digitaler Posteingang

Eine digitale Poststelle bündelt die gesamte eingehende Post einer Organisation an einem zentralen Punkt, einschließlich gescannter Briefpost. Der digitale Posteingang ist die technische Lösung dahinter, die Post automatisch verteilt, klassifiziert und archiviert.

Häufige Fragen zum digitalen Posteingang

Gibt es die Lösung nur in der Cloud?

Nein. Postman läuft als Public Cloud, in einer Private Cloud oder On-Premises.

Lassen sich weitergeleitete E-Mails und ZIP-Anhänge verarbeiten?

Ja. Mail-in-Mail im Format .eml und .msg sowie ZIP-Anhänge werden automatisch verarbeitet.

Werden Original-Mails revisionssicher abgelegt?

Ja. Original-Mail, Anhänge und Indexdaten werden archiviert, optional auch auf dem Mailserver.

Kann auch Papierpost verarbeitet werden?

Ja. Gescannte Poststücke, etwa als PDF, laufen über denselben Eingangskanal und werden ausgelesen, klassifiziert und weitergeleitet.

Was passiert, wenn keine Regel greift?

Die Kriterien wie Absender oder Betreff werden geprüft und angepasst, danach wird die Verarbeitung erneut angestoßen.

Mehr zur Lösung unter Digitaler Posteingang oder in einer kostenlosen Beratung.