Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass digitale Dokumente vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar gespeichert werden. Die Anforderungen ergeben sich vor allem aus den GoBD, der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). One Unity setzt sie technisch über Schreibschutz, Versionierung, Zugriffsprotokollierung und automatisches Fristenmanagement um.

Rechtliche Grundlagen

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) verlangen, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Jede Änderung muss dokumentiert sein, das Verfahren in einer Verfahrensdokumentation beschrieben.

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus AO und HGB. Buchungsbelege wie Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren, Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Bei einer Betriebsprüfung müssen Unternehmen die ordnungsgemäße Aufbewahrung nachweisen können.

Welche Dokumente revisionssicher archiviert werden müssen

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen, einschließlich E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format
• Buchungsbelege und Kontoauszüge
• Verträge
• Lieferscheine
• Handels- und Geschäftsbriefe sowie E-Mails mit geschäftsrelevantem Inhalt

Empfehlenswert ist zusätzlich die Archivierung interner Freigabedokumentationen und Compliance-Nachweise. Elektronisch eingegangene Dokumente müssen elektronisch aufbewahrt werden, bei E-Rechnungen gehört der strukturierte Datenteil zum Original.

Typische Risiken manueller Ablagen

• Unstrukturierte Ablage: Dateien verteilen sich über Netzlaufwerke und Postfächer, bei Prüfungen fehlen Nachweise.
• Fehlende Unveränderbarkeit: Ohne Schutzmechanismen lassen sich Dokumente unbemerkt ändern oder löschen.
• Falsch gesteuerte Fristen: Unterlagen werden zu früh gelöscht oder unnötig lange aufbewahrt. Beides schafft regulatorische Risiken.

Die zehn GoBD-Kriterien und ihre Umsetzung

Nach Angaben von One Unity erfüllt die Archivlösung alle zehn Kriterien der GoBD-konformen Aufbewahrung: Richtigkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Zugriffsschutz, Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit, Fristeneinhaltung, Verfahrensdokumentation, Sicherheit des Gesamtverfahrens und Schutz vor Datenverlust.

• Lifecycle Management: Der Lebenszyklus jedes Dokuments wird von der Ablage bis zur Löschung festgelegt.
• Versionierung und Audit-Trail: Jede Version wird gespeichert, jeder Zugriff und jede Änderung protokolliert.
• Berechtigungskonzept: Rollen und Rechte regeln den Zugriff auf Dokumenttypen, Akten und Einzelbelege.
• Fristenmanagement: Aufbewahrungsfristen werden pro Dokumenttyp hinterlegt und überwacht. Nach Ablauf lassen sich Dokumente mit dokumentiertem Löschprotokoll bereinigen.
• Datensicherheit: Verschlüsselte Übertragung und Speicherung sowie redundante Backups schützen vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust.

Archivierung in der Cloud

Revisionssichere Archivierung in der Cloud ist rechtlich zulässig, wenn der Anbieter Unveränderbarkeit, Zugriffsschutz und Verfügbarkeit gewährleistet. One Unity läuft als Public Cloud (One-Unity.cloud), Private Cloud, On-Premises oder hybrid.

Integration in ERP-Systeme

Standardkonnektoren für SAP, Microsoft Dynamics und DATEV ermöglichen die Archivierung direkt aus dem Quellsystem, ohne Medienbruch. Bestehende elektronische Archivsysteme lassen sich anbinden. Alle Anbindungen unter Integrationen.

Häufige Fragen zur revisionssicheren Archivierung

Was bedeutet revisionssicher?

Dokumente werden vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar gespeichert, so dass sie einer Prüfung standhalten.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Buchungsbelege wie Rechnungen grundsätzlich acht Jahre. Für Bücher und Jahresabschlüsse gelten zehn Jahre, für Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre.

Gelten für E-Rechnungen andere Regeln?

Es gelten dieselben Anforderungen. Archiviert wird das elektronische Original einschließlich der strukturierten Daten.

Ist revisionssichere Archivierung in der Cloud möglich?

Ja, sofern Unveränderbarkeit, Zugriffsschutz und Verfügbarkeit gewährleistet sind.

Wie werden Aufbewahrungsfristen verwaltet?

Pro Dokumenttyp werden Fristen hinterlegt. Das System verhindert vorzeitiges Löschen und dokumentiert die Bereinigung nach Fristablauf.

Mehr zur Lösung unter Archivierung oder in einer kostenlosen Beratung.