Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine und E-Rechnungen erreichen Unternehmen über unterschiedliche Kanäle. Werden diese Unterlagen manuell sortiert, erfasst und weitergeleitet, entstehen Medienbrüche, Verzögerungen und vermeidbare Fehler bei Beträgen, Steuersätzen oder Rechnungsnummern.

Mit der digitalen Belegerfassung von One Unity führen Sie eingehende Belege in einem zentralen Prozess zusammen. Das System extrahiert relevante Daten, leitet Dokumente an definierte Prüf- und Freigabeschritte weiter, übergibt freigegebene Informationen an angebundene Systeme und archiviert die Unterlagen revisionssicher.

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Was digitale Belegerfassung bedeutet

Digitale Belegerfassung beschreibt die strukturierte Übernahme und Verarbeitung von Geschäftsbelegen in einem zentralen System. Dazu gehören beispielsweise:

• Eingangsrechnungen
• Gutschriften und Stornos
• Quittungen und Kassenbons
• Lieferscheine und Auftragsbestätigungen
• Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen

Ein gescanntes Dokument allein schafft noch keinen durchgängigen digitalen Prozess. Erst wenn Angaben wie Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Beträge, Steuersätze und Zahlungsziele als strukturierte Daten vorliegen, lassen sich Belege regelbasiert prüfen, freigeben, kontieren und an die Finanzbuchhaltung übergeben.

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So funktioniert die digitale Belegerfassung mit One Unity

One Unity verbindet Dokumentenmanagement, Workflow-Management, KI-gestützte Datenextraktion und revisionssichere Archivierung in einem durchgängigen Prozess. Unternehmen definieren dabei, welche Belegarten verarbeitet werden, welche Daten geprüft werden müssen und welche Personen für fachliche oder kaufmännische Freigaben verantwortlich sind.

Die Lösung lässt sich an bestehende ERP-, Finanzbuchhaltungs- und DMS-Landschaften anbinden. Damit bleiben etablierte Systeme erhalten, während die Bearbeitung und Verteilung von Belegen digitalisiert wird.

1. Belege aus allen Eingangskanälen zusammenführen

Rechnungen und weitere Geschäftsbelege gehen in Unternehmen über unterschiedliche Kanäle ein: als PDF-Anhang per E-Mail, als Papierbeleg, per Upload oder als strukturierte E-Rechnung. One Unity führt diese Eingänge in einem zentralen Prozess zusammen.

Der digitale Posteingang verarbeitet definierte Postfächer regelbasiert und übernimmt relevante Anhänge in den passenden Workflow. Weitergeleitete Nachrichten im .eml- oder .msg-Format sowie ZIP-Anhänge können ebenfalls verarbeitet werden. Gescannte Papierbelege und hochgeladene Dateien werden dem gleichen Prozess zugeführt.

E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthalten bereits strukturierte Daten. Diese lassen sich direkt übernehmen und für die weitere Prüfung, Freigabe und Buchung bereitstellen.

2. Belegdaten per KI und OCR auslesen

OCR wandelt gescannte Belege und Bilddateien in maschinenlesbaren Text um. Die KI-gestützte Datenextraktion von One Unity ergänzt diese Erkennung, indem sie relevante Informationen strukturiert in die vorgesehenen Felder übernimmt.

Dazu gehören beispielsweise:

• Rechnungsaussteller und Kreditor
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
• Zahlungsziel und Skontofrist
• Kostenstelle, Bestellnummer oder weitere Referenzen

Bei strukturierten E-Rechnungen werden die enthaltenen Daten direkt für Indexierung und Kontierung übernommen. Bei Papierbelegen hängt die Erkennungsqualität unter anderem von Lesbarkeit und Scanqualität ab. Unscharfe Dokumente oder handschriftliche Angaben lassen sich gezielt zur manuellen Prüfung kennzeichnen.

3. Daten prüfen und Fehler abfangen

Nach der Erfassung prüft One Unity die Daten anhand definierter Regeln. Das System kann Pflichtfelder validieren, Dubletten identifizieren und Lieferanten- oder Bestelldaten berücksichtigen.

Bei Rechnungen mit Bestellbezug lässt sich ein 3-Way-Match abbilden. Dabei werden Bestellung, Wareneingang und Rechnung miteinander abgeglichen. Abweichungen werden an die zuständigen Personen zur Klärung weitergeleitet, bevor sie in die Buchhaltung gelangen.

Typische Prüfungen umfassen:

• Ist eine Rechnungsnummer bereits vorhanden?
• Sind die Pflichtangaben vollständig?
• Stimmen Betrag, Bestellung und Wareneingang überein?
• Ist der Lieferant dem System bekannt?
• Liegt der Betrag innerhalb einer definierten Freigabegrenze?
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4. Freigabe über einen Workflow

Belege, die eine fachliche oder kaufmännische Prüfung benötigen, werden regelbasiert an die zuständigen Personen weitergeleitet. Freigabestufen können sich unter anderem an Kostenstellen, Betragsgrenzen, Belegarten oder Verantwortlichkeiten orientieren. Wie ein solcher Ablauf aufgebaut ist, zeigt unser Beitrag zum Freigabe-Workflow.

Die zuständigen Personen sehen den Beleg, die extrahierten Daten und die erforderliche Aufgabe in einem Vorgang. Zahlungsbedingungen und Skontofristen bleiben während der Bearbeitung sichtbar. Erinnerungen und Eskalationen können unterstützen, damit offene Freigaben fristgerecht bearbeitet werden.

5. Kontierung und Übergabe an das ERP-System

Für wiederkehrende Belegarten können Buchungsvorlagen und Kontierungsregeln hinterlegt werden. Nach Abschluss der Freigabe übergibt One Unity die relevanten Daten an das angebundene ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem.

Die Übergabe erfolgt an einem klar definierten Prozesspunkt. Dadurch werden Daten nicht mehrfach manuell übertragen und stehen für Buchung, Zahlung und Auswertung im führenden Finanzsystem zur Verfügung.

One Unity kann über Schnittstellen unter anderem mit folgenden Systemen verbunden werden:

• SAP
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• DATEV
• Infor
• IFS
• Weitere ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme über geeignete Schnittstellen
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6. Revisionssichere Archivierung

Nach Abschluss des Vorgangs werden Beleg, Indexdaten, Freigabehistorie und gegebenenfalls die ursprüngliche Eingangs-E-Mail archiviert. Berechtigte Personen können die Unterlagen über Volltextsuche, Metadaten und Filter recherchieren.

Die Archivierung wird so ausgestaltet, dass Unternehmen ihre Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Zugriffsschutz und Aufbewahrung erfüllen können. Die konkrete Umsetzung richtet sich nach den geltenden GoBD-, DSGVO- und unternehmensinternen Compliance-Vorgaben.

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Welche Belegarten Sie digital erfassen können

Grundsätzlich lassen sich viele Belegarten digital erfassen. Besonders geeignet sind Dokumente, die regelmäßig eingehen, ähnliche Daten enthalten und einem nachvollziehbaren Bearbeitungsweg folgen.

Dazu gehören insbesondere:

• Eingangsrechnungen mit oder ohne Bestellbezug
• E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD
• Gutschriften und Stornos
• Quittungen und Kassenbons
• Lieferscheine
• Auftragsbestätigungen
• Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen

Der Einstieg über Eingangsrechnungen ist häufig sinnvoll, weil hier ein klarer Zusammenhang zwischen Datenerfassung, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung besteht. Wie viel Aufwand sich dabei einsparen lässt, zeigt das Beispiel buttinette im Beitrag zur Prozessautomatisierung.

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Vorteile der digitalen Belegerfassung

Neben mehr Tempo verbessert die digitale Belegerfassung vor allem die Steuerbarkeit und Nachvollziehbarkeit des gesamten Prozesses.

• Weniger manuelle Dateneingabe: Standarddaten werden automatisch extrahiert und für die Verarbeitung bereitgestellt.
• Bessere Prozesskontrolle: Bearbeitungsstatus, Fristen, Verantwortlichkeiten und Freigaben sind zentral nachvollziehbar.
• Geringeres Fehlerrisiko: Validierungen und Dublettenprüfung unterstützen bei der Vermeidung fehlerhafter oder doppelt bearbeiteter Belege.
• Kürzere Durchlaufzeiten: Klare Regeln und automatische Weiterleitungen reduzieren Wartezeiten zwischen den einzelnen Bearbeitungsschritten.
• Unterstützung bei Compliance: Vollständige Prozesshistorien und revisionssichere Archivierung erleichtern die Dokumentation.
• Flexible Betriebsmodelle: Je nach IT- und Compliance-Anforderungen kann die Lösung in einer Public Cloud, Private Cloud oder On-Premises betrieben werden.

Wie effizient die digitale Belegerfassung arbeitet, hängt wesentlich davon ab, wie gut Prüfregeln, Zuständigkeiten und Freigabegrenzen definiert sind. Standardfälle lassen sich automatisieren, während Ausnahmen gezielt an die zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.

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Rechtliche Anforderungen: GoBD, Aufbewahrung und E-Rechnung

Für die digitale Verarbeitung und Archivierung von Belegen gelten in Deutschland insbesondere die GoBD. Sie verlangen unter anderem, dass relevante Unterlagen vollständig, nachvollziehbar, zeitgerecht und unveränderbar aufbewahrt werden.

Für Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Für Jahresabschlüsse, Inventare und Handelsbücher gelten weiterhin längere Fristen. Bei eingescannten Papierbelegen und beim ersetzenden Scannen ist eine Verfahrensdokumentation wichtig. Sie beschreibt nachvollziehbar, wie Dokumente erfasst, geprüft und archiviert werden.

E-Rechnungen gewinnen zusätzlich an Bedeutung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bei strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD sind die maschinenlesbaren Daten Bestandteil des Originaldokuments und müssen entsprechend aufbewahrt werden. Mehr dazu unter E-Rechnungspflicht.

Die individuelle rechtliche und steuerliche Ausgestaltung sollten Unternehmen mit ihrer Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung abstimmen.

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Digitale Belegerfassung einführen

Eine erfolgreiche Einführung beginnt mit einem klaren Verständnis der bestehenden Prozesse, die Auswahl und Einrichtung der Software folgt darauf. One Unity unterstützt Unternehmen von der Analyse über die Konzeption bis zur Umsetzung und Weiterentwicklung.

Für die Vorbereitung empfiehlt sich:

• Eingangskanäle und Belegarten erfassen
• Monatliche Belegvolumina und saisonale Schwankungen bewerten
• Zuständigkeiten, Freigabegrenzen und Eskalationswege dokumentieren
• Kreditoren- und Stammdatenqualität prüfen
• Anbindung an ERP, Finanzbuchhaltung und Steuerkanzlei frühzeitig klären
• Anforderungen an Archivierung und Verfahrensdokumentation festlegen

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Digitale Belegerfassung mit One Unity

One Unity verbindet digitale Belegerfassung mit Dokumentenmanagement, Workflow-Automatisierung, KI-Datenextraktion und revisionssicherer Archivierung. So entsteht ein Prozess, der Belege vom Eingang über die Buchung bis zur langfristigen Ablage strukturiert begleitet. In einem Beratungsgespräch zeigen wir Ihnen, wie das für Ihre Belegarten aussehen kann.