E-Rechnung Software verarbeitet elektronische Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD automatisch: Sie erkennt das Format, liest die strukturierten Daten aus, steuert Prüfung und Freigabe und übergibt die Rechnung buchungsfertig an ERP oder Finanzbuchhaltung. One Unity deckt diesen Prozess für E-Rechnungen und klassische Rechnungen gleichermaßen ab, einschließlich Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, Stornos und Gutschriften.

Warum der Rechnungseingang eine eigene Lösung braucht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Die bekannten Engpässe im Rechnungseingang bleiben trotzdem bestehen:

• Lange Freigaben: Rückfragen, fehlende Betragsgrenzen und unklare Zuständigkeiten verlängern Durchlaufzeiten, Skonto geht verloren.
• Fehlende Transparenz: Status, Verantwortliche und Zahlungsbedingungen sind auf mehrere Systeme verteilt.
• Fehler und Dubletten: Manuelle Erfassung und fehlende Prüfungen erhöhen den Korrekturaufwand in der Buchhaltung.

Wer E-Rechnungen manuell abtippt, statt die strukturierten Daten zu übernehmen, verschenkt den größten Vorteil des neuen Formats.

Funktionen einer E-Rechnung Software

Formate automatisch erkennen

XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML, ab Version 2.0.1) werden beim Eingang automatisch erkannt. Beide entsprechen der Norm EN 16931. Die Inhalte fließen direkt in Indexierung und Kontierung.

Freigabe-Workflow nach eigenen Regeln

Rechnungskreise, Rollen und Profile lassen sich frei konfigurieren. Freigaben folgen Kostenstellen, Betragsgrenzen oder Vorgesetzten, mit unbegrenzt vielen Stufen. Fachliche Prüfung und Betragsfreigabe lassen sich trennen. Mehr dazu unter Workflowmanagement.

KI-Extraktion und automatische Kontierung

Klassische Rechnungen werden per KI ausgelesen. Optional ordnet Machine Learning den fachlichen Prüfer zu und schlägt Kontierungen vor. Die Treffsicherheit hängt nach einer Anlernphase von Regeln und Datenqualität ab. Details unter KI im DMS.

Qualitäts- und Sicherheitsprüfungen

• Dublettenprüfung
• Validierung von Pflichtfeldern
• konfigurierbare Kostenstellen-Zuordnungen
• Skonto- und Zahlungsbedingungen mit Anzeige der Skontofälligkeit
• Lieferanteneinstellungen und Buchungsvorlagen für Standardfälle

3-Way-Match bei Bestellbezug

Bei Rechnungen mit Bestellbezug werden Bestellung, Wareneingang beziehungsweise Lieferschein und Rechnung abgeglichen. Das Regelwerk wird im Projekt in Prüfung und Freigabe hinterlegt und reduziert Fehler und unberechtigte Zahlungen.

Buchungsvorlagen

Aus dem Workflow heraus lassen sich auf Basis indexierter Rechnungen eigene Buchungsvorlagen erstellen und wiederverwenden. Kostenstellen, Sachkonten und Kostenträger sind Teil der Kontierung.

Integration in ERP und Finanzbuchhaltung

Die Übergabe an das ERP erfolgt an einem definierten Punkt im Workflow, ohne Medienbruch. Angebunden werden unter anderem SAP, Microsoft Dynamics 365 Business Central und DATEV. Freigabe, Kontierung und GoBD-konforme Archivierung laufen in einem durchgängigen Prozess. Alle Anbindungen unter Integrationen.

Betriebsmodelle

One Unity läuft als Public Cloud (One-Unity.cloud), in einer Private Cloud oder On-Premises, je nach IT-Strategie und Compliance-Vorgaben.

Ergebnisse aus der Praxis

Der Onlinehändler buttinette verarbeitet mit One Unity mehr als 50.000 Rechnungen pro Jahr, spart rund 75% Bearbeitungszeit und übergibt die Daten durchgängig an sein ERP-System.

Häufige Fragen zur E-Rechnung Software

Welche Rechnungsarten verarbeitet One Unity?

Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, Stornos und Gutschriften, jeweils als E-Rechnung oder klassische Rechnung. Der Prozess umfasst Eingang, Prüfung, Freigabe, Kontierung, Übergabe ans ERP und Archivierung.

Kann ich mit One Unity auch E-Rechnungen erstellen?

Der Schwerpunkt liegt auf dem Rechnungseingang. Für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen eignen sich spezialisierte Tools zur Rechnungsstellung. Eingehende Belege übernimmt One Unity anschließend automatisch.

Was bedeutet strukturiertes Format?

Die Rechnungsdaten liegen maschinenlesbar vor. XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD kombiniert ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide lassen sich automatisch auslesen und validieren.

Müssen kleine Unternehmen E-Rechnungen empfangen?

Ja. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle Unternehmen. Für den Versand gelten bei bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz Übergangsfristen bis Ende 2027, für alle anderen bis Ende 2026.

Wie wird die ERP-Anbindung umgesetzt?

Über Schnittstellen an einem definierten Übergabepunkt im Workflow, etwa zu SAP, Dynamics oder DATEV. So werden Daten nicht doppelt erfasst.

Mehr zur Lösung unter digitale Rechnungsverarbeitung oder in einer kostenlosen Erstberatung.