Rechnungen liegen im Posteingang und in Ablagefächern, Verträge in Aktenordnern, Freigaben in E-Mail-Verläufen. Jede Abteilung hat ihre eigene Ablage, und Informationen werden zwischen Papier, E-Mail und ERP-System hin und her übertragen. Das Ergebnis sind Medienbrüche, lange Suchzeiten und Vorgänge, deren Status niemand genau kennt.
Prozessdigitalisierung setzt genau hier an. One Unity überführt papierbasierte und manuell organisierte Abläufe in digitale Dokumentenprozesse. Dokumente werden zentral erfasst, strukturiert verwaltet, über Workflows bearbeitet und revisionssicher archiviert. One Unity begleitet dabei den gesamten Weg, von der Analyse der bestehenden Abläufe bis zum laufenden Betrieb.
Was ist Prozessdigitalisierung?
Prozessdigitalisierung bedeutet, einen bestehenden Ablauf von Papier, E-Mail und Einzelablagen in ein zentrales digitales System zu überführen. Das umfasst drei Ebenen:
- Dokumente: Papierbelege, PDF-Anhänge und E-Rechnungen werden zentral erfasst und digital verwaltet.
- Daten: Relevante Informationen aus den Dokumenten stehen strukturiert zur Verfügung, statt nur als Bilddatei.
- Abläufe: Prüf-, Freigabe- und Ablageschritte laufen über definierte digitale Workflows statt über E-Mail und Hauspost.
Ein eingescanntes Dokument im Netzlaufwerk ist noch kein digitaler Prozess. Erst wenn Dokument, Daten und Ablauf zusammenkommen, lässt sich ein Vorgang durchgängig steuern und nachvollziehen.
Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung: der Unterschied
Die beiden Begriffe werden oft gleichgesetzt, beschreiben aber aufeinander aufbauende Stufen:
Die Digitalisierung ist also die Grundlage. Erst wenn Dokumente und Daten digital vorliegen, können Prüfungen, Weiterleitungen und Übergaben an andere Systeme automatisiert werden. Wie das funktioniert, beschreibt unser Beitrag zur Prozessautomatisierung mit KI.
Woran man Digitalisierungsbedarf erkennt
In vielen Unternehmen zeigen sich ähnliche Anzeichen, dass Abläufe an ihre Grenzen stoßen:
- Dokumente müssen in mehreren Ablagen gesucht werden.
- Informationen werden manuell von Papier oder PDF ins ERP-System übertragen.
- Der Bearbeitungsstand eines Vorgangs ist nur durch Nachfragen zu ermitteln.
- Freigaben lassen sich im Nachhinein nicht lückenlos belegen.
- Bei Abwesenheit einzelner Mitarbeiter bleiben Vorgänge liegen.
- Die Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung erfordert aufwendiges Zusammensuchen von Unterlagen.
Die Bausteine der Prozessdigitalisierung mit One Unity
Digitaler Posteingang
Dokumente gehen über verschiedene Kanäle ein: per E-Mail, Scan, Upload oder als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Der digitale Posteingang von One Unity führt diese Kanäle zusammen und ordnet jedes Dokument dem passenden Ablauf zu.
Dokumentenmanagement
Im Dokumentenmanagementsystem werden Dokumente zentral abgelegt, verschlagwortet und mit Metadaten versehen. Berechtigte Personen finden sie über Volltextsuche und Filter, unabhängig davon, in welcher Abteilung ein Dokument entstanden ist.
Strukturierte Daten statt Bilddateien
Damit aus einem Dokument ein bearbeitbarer Vorgang wird, müssen die relevanten Angaben als Daten vorliegen. One Unity liest dazu Belege per KI aus, ohne dass für jeden Absender eine eigene Vorlage nötig ist. Details zur Erfassung beschreibt unser Beitrag zur digitalen Belegerfassung.
Digitale Workflows
Workflows ersetzen die Weitergabe per E-Mail oder Hauspost. Jeder Vorgang durchläuft festgelegte Prüf- und Freigabeschritte und jede Entscheidung wird mit Zeitstempel und Benutzer dokumentiert.
Revisionssichere Archivierung
Abgeschlossene Vorgänge werden mit allen Dokumenten, Daten und Freigabeschritten GoBD- und DSGVO-konform archiviert. Auch Jahre später lassen sie sich schnell auffinden, zum Beispiel für eine Betriebsprüfung.
Anbindung an bestehende Systeme
ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme bleiben führend und werden über Schnittstellen angebunden. Daten müssen dadurch nicht mehr doppelt erfasst werden.
Typische Prozesse für den Einstieg
Eingangsrechnungen
Rechnungen werden zentral erfasst, digital geprüft, freigegeben, an die Finanzbuchhaltung übergeben und archiviert. Wegen des hohen Volumens und der klaren Prüfwege eignet sich dieser Prozess in den meisten Unternehmen besonders gut als Einstieg. Der Onlinehändler buttinette verarbeitet auf diesem Weg mehr als 50.000 Rechnungen pro Jahr mit rund 75 Prozent weniger Bearbeitungszeit.
Verträge
Verträge werden zentral abgelegt, versioniert und über definierte Prüfschritte freigegeben. Fristen und Zuständigkeiten sind jederzeit einsehbar.
Bestellungen und Beschaffung
Bestellanforderungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine werden digital erfasst und miteinander verknüpft.
Digitale Akten
Unterlagen zu Kunden, Lieferanten, Projekten oder Mitarbeitern werden in digitalen Akten gebündelt und mit rollenbasierten Zugriffsrechten versehen.
Vorteile der Prozessdigitalisierung
- Zentraler Zugriff: Alle Dokumente zu einem Vorgang liegen an einem Ort und sind für Berechtigte jederzeit auffindbar.
- Transparenter Bearbeitungsstand: Status, Zuständigkeiten und offene Aufgaben sind sichtbar, ohne dass nachgefragt werden muss.
- Weniger Medienbrüche: Informationen werden nicht mehr zwischen Papier, E-Mail und ERP-System übertragen.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Bearbeitung und Freigabe ist dokumentiert.
- Ortsunabhängiges Arbeiten: Vorgänge lassen sich im Büro, im Homeoffice oder mobil bearbeiten.
- Compliance: Revisionssichere Archivierung unterstützt die Einhaltung von GoBD und DSGVO.
- Grundlage für Automatisierung: Digitalisierte Prozesse lassen sich schrittweise weiter automatisieren.
So digitalisiert One Unity Ihre Prozesse
Am Anfang steht eine Analyse der bestehenden Abläufe, aus der One Unity praxisnahe Empfehlungen für die Digitalisierung ableitet. Dabei fließt langjährige Erfahrung im Change Management ein, denn neue Abläufe müssen auch im Arbeitsalltag angenommen werden. Danach folgen die Einrichtung der passenden DMS- und ECM-Lösung und die Betreuung durch ein festes Beraterteam. Wie ein solches Projekt Schritt für Schritt abläuft, zeigt unser Leitfaden Digitale Prozesse im Unternehmen einführen. One Unity ist nach ISO 9001:2015 zertifiziert.
Prozessdigitalisierung mit One Unity
One Unity verbindet digitalen Posteingang, Dokumentenmanagement, KI-gestützte Datenerfassung, Workflows und revisionssichere Archivierung auf einer Plattform. Papierbasierte und manuell organisierte Abläufe werden so zu durchgängigen digitalen Prozessen, die sich schrittweise weiter automatisieren lassen. In einem Beratungsgespräch klären wir, wo Sie am besten starten.
Haben Sie noch Fragen?
Am besten eignen sich Prozesse mit hohem Dokumentenvolumen, klaren Zuständigkeiten und mehreren Beteiligten. In den meisten Unternehmen ist das die Eingangsrechnungsverarbeitung. Die Effekte sind dort schnell messbar, und der Prozess bildet eine gute Grundlage für weitere Schritte.
Nein. Eine allgemeine Pflicht, vorhandene Papierunterlagen nachträglich zu digitalisieren, besteht nicht. Sinnvoll ist es jedoch, neu eingehende Dokumente einheitlich über einen digitalen Weg zu erfassen, damit keine parallelen Ablagen entstehen. Wer Papieroriginale nach dem Scannen vernichten möchte, benötigt eine Verfahrensdokumentation. Die Einzelheiten sollten mit der Steuerberatung abgestimmt werden.
Nein. One Unity wird über Schnittstellen an bestehende ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme angebunden. Die etablierten Systeme bleiben führend. One Unity übernimmt die Erfassung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung der Dokumente.
Das hängt vom Umfang des Prozesses, der Zahl der beteiligten Systeme und dem Abstimmungsbedarf im Unternehmen ab. Ein klar abgegrenzter Einstiegsprozess wie die Rechnungsverarbeitung lässt sich deutlich schneller umsetzen als eine abteilungsübergreifende Umstellung. Den konkreten Zeitrahmen legt One Unity nach der Prozessanalyse gemeinsam mit Ihnen fest.
One Unity kann in der Public Cloud, in einer Private Cloud oder On-Premises betrieben werden. Die Entscheidung richtet sich nach der IT-Strategie und den Compliance-Vorgaben des Unternehmens.
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