Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft. Alle Unternehmen müssen seitdem elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen bis Ende 2027. Dieser Beitrag fasst zusammen, was rechtlich als E-Rechnung gilt, welche Fristen greifen und wie Unternehmen den Rechnungseingang mit One Unity sicher umstellen.

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Eine E-Rechnung ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

In Deutschland haben sich zwei Formate etabliert:

• XRechnung: eine reine XML-Datei ohne Bildteil
• ZUGFeRD: ein PDF-Dokument mit eingebetteten XML-Daten, ab Version 2.0.1 und mit Ausnahme einzelner Profile EN-16931-konform

Eine einfache PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung. Sie gilt als „sonstige Rechnung“ und ist nur noch während der Übergangsfristen zulässig.

Fristen der E-Rechnungspflicht im Überblick

• Ab 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können, unabhängig vom Umsatz.
• Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, sonstige elektronische Rechnungen sind für den Versand noch zulässig.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen versenden.
• Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnung ist für praktisch alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend.

Ausgenommen von der Ausstellungspflicht sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze. Die Pflicht zum Empfang gilt unabhängig davon. Privatpersonen sind nicht betroffen. Detailfragen beantwortet das Bundesministerium der Finanzen in seinen Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung.

Typische Risiken bei der Umstellung

• PDF statt strukturiertem Format: Wer weiterhin nur PDF-Rechnungen verarbeitet, kann die Pflicht zum Empfang nicht nachweisbar erfüllen.
• Manuelle Erfassung: Wird eine XRechnung abgetippt statt automatisch übernommen, entfallen genau die Effizienzvorteile, die das strukturierte Format bietet.
• Abweichungen bei ZUGFeRD: Bildteil und XML-Daten können voneinander abweichen. Maßgeblich ist der XML-Teil, die Abweichung muss trotzdem erkannt werden.
• Fehlende Archivierung: Die strukturierten Daten sind Bestandteil des Originals und müssen GoBD-konform aufbewahrt werden.

E-Rechnungen mit One Unity verarbeiten

One Unity verarbeitet E-Rechnungen Ende-zu-Ende im Dokumentenmanagementsystem: Empfang, Validierung, Anzeige und Übergabe in den Eingangsrechnungsprozess einschließlich Positionszeilen.

• Formate: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 werden automatisch erkannt. Branchen-Erweiterungen der XRechnung lassen sich in der Datenextraktion konfigurieren.
• Lesbare Darstellung: XML-Daten werden für Prüfer verständlich visualisiert. Bei ZUGFeRD sind PDF- und XML-Teil in einer Ansicht sichtbar.
• Anomalieerkennung: Abweichungen zwischen PDF-Bildteil und XML werden automatisch erkannt und im Beleg markiert.
• Validierung: Pflichtangaben und Struktur werden beim Eingang geprüft.
• Archivierung: Beleg, Daten und Prüfprotokolle werden verknüpft und revisionssicher archiviert.

Der Empfang erfolgt per E-Mail, Upload oder Schnittstelle. One Unity stellt selbst keinen Peppol-Konnektor bereit. Rechnungen, die über einen Peppol-Access-Point eingehen, können jedoch direkt an das DMS weitergeleitet werden.

In drei Schritten zur E-Rechnungs-Compliance

1. Empfang und Prüfung: E-Rechnungen gehen per E-Mail, Peppol-Weiterleitung oder Upload ein. Format, Inhalte und Anomalien werden automatisch geprüft und an Freigabe oder Buchung übergeben.
2. Anbindung: Rechnungspostfach anbinden, Prüfregeln aktivieren und Kopf- sowie Positionsdaten automatisch übernehmen.
3. Archivierung: Beleg, Daten und Protokolle werden GoBD-konform abgelegt und stehen bei Prüfungen sofort bereit.

Nach Angaben von One Unity sparen Unternehmen durch den Wegfall der manuellen Erfassung 3 bis 6 Minuten pro Rechnung. Validierte Positionsdaten reduzieren Rückfragen im Freigabeprozess und gelangen buchungsfertig in die Finanzbuchhaltung. Der Onlinehändler buttinette verarbeitet mit der Lösung mehr als 50.000 Rechnungen pro Jahr.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer und Selbstständige. Die Pflicht zum Versand wird stufenweise bis 2028 eingeführt.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten Format nach EN 16931 vorliegen, in Deutschland in der Regel als XRechnung oder ZUGFeRD.

Welche Ausnahmen gibt es?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Die Empfangspflicht gilt unabhängig davon.

Welche Formate verarbeitet One Unity?

XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme einzelner Profile. Branchen-Erweiterungen der XRechnung lassen sich konfigurieren.

Unterstützt One Unity Peppol?

One Unity stellt keinen eigenen Peppol-Konnektor bereit. Rechnungen aus Peppol-Netzwerken können nach der Datenübertragung direkt an das DMS weitergeleitet und dort verarbeitet werden.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung?

Rechnungsdaten werden automatisch übernommen statt abgetippt. Das reduziert Fehler, Papier- und Portokosten sowie Ablageaufwand und verkürzt die Zeit bis zur Buchung.

Mehr zur Lösung unter E-Rechnungspflicht erfüllen. Wie die Umstellung in Ihrem Rechnungseingang aussehen kann, klären wir in einer kostenlosen Beratung.