Workflow-Management-Software bildet Geschäftsprozesse wie Freigaben, Genehmigungen und Aufgabenverteilung als digitale Abläufe ab und steuert sie nach festgelegten Regeln. Jeder Vorgang hat einen sichtbaren Status, eine zuständige Person und eine vollständige Historie. One Unity ist eine Workflow-Management-Plattform für abteilungsübergreifende Prozesse mit visuellem Designer, Eskalationsregeln, Audit-Trail und Anbindung an ERP- und CRM-Systeme.

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Woran manuelle Abläufe scheitern

• Langsame Freigaben: Dokumente wandern per E-Mail, Rückfragen und unklare Zuständigkeiten verzögern Entscheidungen um Tage oder Wochen.
• Keine Transparenz: Ohne zentrale Übersicht ist unklar, wo ein Antrag steckt und wer noch freigeben muss. Fristen werden verpasst.
• Fehleranfällige Routine: Manuelle Dateneingabe und Medienbrüche zwischen Systemen führen zu Fehlern und Nacharbeit.

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Funktionen einer Workflow-Management-Software

Visueller Prozess-Builder

Prozesse werden per Drag & Drop modelliert, ohne Programmierung und auch durch Fachabteilungen. Sequenzielle, parallele und regelbasierte Pfade lassen sich frei kombinieren, ebenso Freigabestufen, Bedingungen und Schleifen. Ein Antrag kann zum Beispiel ab einem bestimmten Betrag automatisch eine zusätzliche Genehmigungsstufe durchlaufen, während Standardfälle den kurzen Pfad nehmen.

Eskalation und Vertretung

Für jeden Prozessschritt lassen sich Fristen festlegen. Wird eine Frist überschritten, greift die Eskalation: Benachrichtigung, Weiterleitung an Vorgesetzte oder Neuzuweisung. Vertretungsregeln leiten Aufgaben bei Abwesenheit an Stellvertreter weiter.

Aufgabenmanagement und Echtzeit-Status

Alle Beteiligten sehen offene Aufgaben, Fristen und den Vorgangsstatus als Liste oder Kanban-Board. Dashboards zeigen den Stand aller laufenden Workflows, Fristüberschreitungen und Bearbeitungszeiten. Benachrichtigungen kommen per E-Mail, im System oder über Slack.

Formulare und Datenerfassung

Digitale Eingabemasken werden per Drag & Drop erstellt. Daten aus Vorsystemen werden automatisch vorbelegt, Pflichtfelder validiert.

Vorlagen

Für wiederkehrende Abläufe lassen sich Vorlagen anlegen und wiederverwenden. Das spart Zeit und sorgt für einheitliche Prozesse über alle Abteilungen.

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Welche Prozesse sich abbilden lassen

• Rechnungsfreigaben und Rechnungsverarbeitung
• Beschaffungsanträge im Beschaffungsmanagement
• Vertragsfreigaben im Vertragsmanagement
• Personalanfragen und Urlaubsanträge
• Reklamationen und weitere dokumenten- oder datengesteuerte Abläufe

Die Plattform ist modular aufgebaut. Unternehmen starten typischerweise mit einem einzelnen Freigabeprozess und erweitern schrittweise auf weitere Abteilungen.

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Integration

Workflows werden mit SAP, Microsoft 365, DATEV sowie weiteren ERP- und CRM-Systemen verbunden. Über Zapier lassen sich zusätzlich tausende weitere Anwendungen anbinden. Für komplexe Szenarien stehen Scripting-Optionen und APIs bereit. Alle Anbindungen unter Integrationen.

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Abgrenzung zu Projektmanagement-Tools

Generische Projektmanagement-Tools organisieren Aufgaben einzelner Teams. Workflow-Management-Software steuert dagegen unternehmensweite Prozesse mit festen Freigaberegeln, Eskalationen, Berechtigungen und Audit-Trail, also Business Process Management über Abteilungsgrenzen hinweg.

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Betriebsmodelle

One Unity läuft als Public Cloud (One-Unity.cloud), Private Cloud oder On-Premises.

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Häufige Fragen zur Workflow-Management-Software

Brauche ich Programmierkenntnisse?

Nein. Der visuelle Designer arbeitet per Drag & Drop. Für komplexe Integrationen stehen Scripting und APIs zur Verfügung.

Wie funktionieren Eskalation und Vertretung?

Pro Schritt werden Fristen festgelegt. Bei Überschreitung wird benachrichtigt, weitergeleitet oder neu zugewiesen. Vertretungsregeln greifen bei Abwesenheit automatisch.

Kann ich Prozesse schrittweise automatisieren?

Ja. Der Einstieg mit einem einzelnen Prozess ist üblich, weitere Abläufe kommen auf derselben Plattform hinzu.

Welche Reporting-Funktionen gibt es?

Jeder Vorgang wird protokolliert. Dashboards zeigen Status, offene Aufgaben, Fristüberschreitungen und Bearbeitungszeiten in Echtzeit.

Werden parallele und bedingte Pfade unterstützt?

Ja. Sequenzielle, parallele und regelbasierte Pfade lassen sich frei kombinieren.

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