Automatisierte Buchhaltung mit KI bei der Josef Gartner GmbH

Einführung

Bei großen und komplexen Bauprojekten ist die Josef Gartner GmbH weltweit eine der ersten Adressen für hochwertige Gebäudehüllen, die sich vor allem durch Ingenieurkunst, handwerkliche Präzision und höchste Qualität auszeichnen. Seit 2001 ist das Unternehmen Teil der italienischen Permasteelisa Gruppe und gehört damit zu den größten Fassadenherstellern weltweit. Die wichtigsten Repräsentanzen und Tochtergesellschaften betreibt Gartner in Großbritannien, der Schweiz, den USA und Hongkong. Seit 150 Jahren hat die Josef Gartner GmbH ihren Hauptsitz in Gundelfingen an der Donau und beschäftigt dort mehr als 800 Mitarbeiter (weltweit ca. 1.100). Tradition und Innovation haben einen sehr hohen Stellenwert bei Josef Gartner. Die innovativen Fassaden aus Aluminium, Stahl und Glas prägen die Skyline von Metropolen auf der ganzen Welt. Aktuell arbeitet Gartner an zahlreichen Megaprojekten; dazu zählt zum Beispiel die neue Konzernzentrale von Google in London, für welche Gartner die derzeit weltweit größte Holz-Glas-Fassade konstruiert und fertigt.

Auch für die eigenen Geschäftsprozesse werden die Standards hoch angesetzt. Gartner hat mit unserem Cloud-Service Data Recognition AI, Eingangsrechnungen per KI-Texterkennung in ihr SAP einzulesen, automatisiert und so eine hohe Effizienzsteigerung, maximale Transparenz, Einsparung von Personalkapazität und wichtige Synergien erreicht.

Ausgangssituation

Als einer der größten Fassadenhersteller weltweit hat die Josef Gartner GmbH einen hohen Rechnungseingang zu bewältigen. Insbesondere die Bearbeitung der eingehenden Rechnungen stellte eine große Herausforderung dar, da die Finanzbuchhaltung aufgrund des schnellen Wachstums des Unternehmens immer knappe Ressourcen hatte und eine Aufstockung dieser nicht in der gleichen Schnelligkeit stattfinden kann. Obwohl das Unternehmen schon vor ein paar Jahren ein System zur Digitalisierung der Rechnungen eingeführt hatte, wurden die Daten im System weiterhin manuell erfasst. Eine Prüfung von Kontonummern und Stammdaten wurde aufgrund des hohen Arbeitsaufwands vernachlässigt, wodurch die Datenqualität litt.

Das Ziel für die Lösung

Das Ziel von Josef Gartner war es, die Datenqualität zu erhöhen, automatisierte Prüfprozesse zu haben und auf Basis des wachsenden Geschäfts zu skalieren. Die Mitarbeiter*innen sollten von unnötiger Tipparbeit entlastet werden. Bei der Suche nach einem geeigneten System war die Herausforderung, ein Produkt zu finden, das sich direkt in den vorhandenen Eingangsrechnungsprozess und die Archivierung einbinden lässt, ohne in den laufenden Betrieb und im digitalen Ablauf essenziell eingreifen zu müssen. Zudem sollte das System prüfen, ob die Daten auf der Rechnung mit den Stammdaten aus SAP übereinstimmen sowie weitere gesetzliche und formelle Validierungen durchführen.

In der Praxis

Das Einbinden von One Unity Data Recognition AI in den bestehenden Eingangsrechnungsprozess unter SAP FI und SAP MM war eine große Herausforderung für das Projektteam von Josef Gartner und Permasteelisa. Trotzdem konnte der Cloud-Service schnell implementiert werden, was dazu führte, dass Rechnungen schneller gebucht werden konnten und die Datenqualität sich insgesamt verbesserte. Das Personal wurde von unnötiger Tipparbeit entlastet, was die Attraktivität der Arbeit in der Buchhaltung erhöhte. Mit einem jährlichen Rechnungsvolumen von 25.000 Rechnungen allein in Deutschland, und geplanten Erweiterungen auf die Schweiz, Niederlande und UK, ist das System in der Baubranche ohne Standardfertigung eine große Hilfe. Features wie die Interpretation von Rechnungen dank KI und die überraschend hohe Trefferquote bei der ersten Verarbeitung der Eingangsrechnungen haben das System zu einem wichtigen Werkzeug für das Unternehmen gemacht. Die Bestellpositionen werden erkannt, was das System noch effektiver macht. Josef Gartner trainiert und optimiert die KI dank unserer Web-Applikation für die Verifizierung abweichender Rechnung kontinuierlich, um die Verarbeitung stetig zu verbessern und zu automatisieren.

Warum eigentlich One Unity mit Ihrer Data Recognition AI?

Josef Gartner hat sich für die One Unity Lösung Data Recognition AI entschieden, da sie eine Plugin-Lösung bietet, die nahtlos in SAP integriert werden kann. Als einer der wenigen Anbieter auf dem Markt bietet One Unity eine Out-of-the-box funktionierende Plugin-Lösung für die KI-basierte Beleglesung von Eingangsrechnungen, sowie eine eigene Web-Applikation zur optionalen Verifizierung. Obwohl Cloud keine entscheidende Rolle bei der Auswahl spielte, bot die Verwendung von One Unity Data Recognition AI als Cloud-Service Vorteile für Gartner. Dank unserer ausgezeichneten Online-Dokumentation und Unterstützung für die SAP-Entwickler von Josef Gartner und Permasteelisa war die Integration in den bestehenden Prozess trotz Herausforderungen sehr gut. Mit dem fairen und einfachen Abrechnungsmodell sind die Kosten zudem jederzeit transparent und gut planbar. Das Consulting bei One Unity war immer professionell und sehr kompetent, mit einer unkomplizierten Kontaktaufnahme und regelmäßigen Abstimmungsmeetings, die während der Implementierung sehr hilfreich waren. Der Cloud-Service ermöglichte auch eine nahtlose und schnelle Einführung neuer Features, wie der QR-Code Auslesung von Schweizer-Rechnungen für die Niederlassung der Josef Gartner GmbH in der Schweiz.

Wie geht es weiter?

Josef Gartner plant als nächstes Projekt den Rollout unserer One Unity Lösung Data Recognition AI auf Rechnungen aus der Schweiz. Der Kunde ist von der KI-basierten Beleglesung und der nahtlosen Integration in SAP so überzeugt, dass er die Lösung auch in anderen Ländern in Betracht zieht. Dank der Erkennung von über 60 verschiedenen Sprachen und Zeichensätzen wie kyrillisch und chinesisch und der steuerlichen Validierung von über 13 Ländern in der EU sowie Großbritannien prüft Gartner den Rollout in den Niederlassungen Holland und UK.