Rechnungsverarbeitung und Archivierung bei der Paul Lange & Co. OHG

Einführung

Wir sind Fahrrad – das ist das Motto der Paul Lange & Co. OHG. Als eines der führenden Unternehmen in der europäischen Fahrradbranche ist Paul Lange & Co. bereits seit 1967 ein renommierter Anbieter von hochwertigen Fahrradkomponenten. Neben dem deutschen Markt ist Paul Lange & Co. zudem in sieben weiteren europäischen Ländern unter dem Dach der Paul Lange Group tätig und wird von einem fast 600 Mitarbeiter starken Team europaweit vertreten. Tradition und Innovation haben zugleich einen sehr hohen Stellenwert bei Paul Lange & Co. und auch für die eigenen Geschäftsprozesse werden die Standards hoch angesetzt. Paul Lange & Co. hat in Zusammenarbeit mit uns ein innovatives, digitales Rechnungsverarbeitungs- und Archivsystem implementiert und so eine hohe Effizienzsteigerung, maximale Transparenz und wichtige Synergien erreicht.

Ausgangssituation

Paul Lange & Co. befand sich mitten in einer ERP-Migration zu Infor LN, ihr bestehendes System war für dieses neue ERP nicht mehr ausreichend, weshalb eine Aktualisierung erforderlich war. Zudem fehlte eine effektive Lösung für den digitalen Eingangsrechnungsprozess, was in der heutigen digitalen Welt ein wesentliches Manko darstellte. Diese Herausforderungen motivierten Paul Lange & Co. OHG dazu, nach einer umfassenden und effizienten Lösung zu suchen, die sowohl den neuen Anforderungen gerecht werden konnte als auch den digitalen Eingangsrechnungsprozess automatisierte.

Das Ziel für die Lösung

Die Ziele für die Implementierung einer neuen Lösung bei Paul Lange & Co. OHG waren klar und ambitioniert. Vor allem stand die Transparenz im Vordergrund. Sie wollten einen umfassenden Überblick über ihre digitalen Geschäftsprozesse und suchten nach Wegen, diese effizienter zu gestalten.

Zudem stand Synergien mit ihren Tochterunternehmen in Österreich zu schaffen im Fokus. Durch den Austausch von Informationen und Daten sollte der Wissensaustausch gefördert und eine stärkere Vernetzung erreicht werden. Ein weiteres zentrales Ziel war die Migration von etwa 10 Millionen Dokumenten aus dem Altsystem. Dies war eine enorme Herausforderung, die ein hohes Maß an Sorgfalt, Präzision und technischer Fähigkeiten erforderte.

Darüber hinaus verfolgte Paul Lange & Co. OHG das Ziel, eine neue Eingangsrechnungsprozesslösung zu finden, die nicht nur Zeit und Arbeit spart, sondern auch den gesetzlichen Anforderungen entspricht und sich nahtlos in das neue ERP-System, Infor LN, integrieren lässt.

In der Praxis

In der Praxis hat die Implementierung unserer Lösung bei Paul Lange & Co. OHG zu bemerkenswerten Verbesserungen geführt. Durch unsere Lösung können Rechnungseingangsbelege nun automatisch ausgelesen und verarbeitet werden, was eine erhebliche Zeitersparnis darstellt. Die bidirektionale Schnittstelle zum ERP-System, Infor LN, ermöglicht eine reibungslose Integration und optimierte Arbeitsabläufe.

Unser Dokumentenmanagementsystem und (Archiv)[archive] bieten einen großen Funktionsumfang und ein rollenbasiertes Berechtigungsmanagement, das für die nötige Sicherheit und Kontrolle sorgt. Das System ist auch in der Lage, mit hohen Datenmengen umzugehen, ohne an Performance zu verlieren. Tatsächlich verwaltet das Archiv bereits über 22 Millionen Dokumente, deutlich mehr als ursprünglich aus dem Altsystem migriert.

Die implementierten Suchfunktionen im Archivsystem sowie die Verschlagwortung von Daten haben das Auffinden und Verwalten von Informationen erheblich erleichtert. Darüber hinaus können Benutzer inzwischen selbst Dokumente direkt aus dem DMS archivieren, eine Funktion, die zuvor nicht verfügbar war.

Ebenso konnten durch die Lösung schnell neue Geschäftsprozesse, wie die mobile Erfassung von Schäden, Gefahrgut und andere logistische Vorkommnisse digitalisiert werden.

Dies zeigt, dass die eingeführte Lösung nicht nur bestehende Prozesse verbessert, sondern auch neue Möglichkeiten für die Digitalisierung und Effizienzsteigerung bietet.

Warum eigentlich One Unity mit ihrer Invoice und Archive Lösung?

Die Entscheidung von Paul Lange & Co. OHG für uns und unsere Lösung wurde von mehreren Faktoren getrieben. Vor allem schätzte der Kunde unsere kompetenten Berater und das hohe Maß an persönlicher Betreuung, das wir bieten. Dies ermöglichte eine reibungslose Umsetzung des Projekts und eine effektive Kommunikation während des gesamten Prozesses.

Ein weiterer entscheidender Punkt war unsere One Unity Work Management Plattform. Durch diese Plattform konnte die Kommunikation mit dem Kunden transparent gehalten werden, was das Vertrauen in unseren Service und unsere Lösung weiter stärkte.

Weiter waren wir in der Lage schnell Lösungen für Service-Tickets zu liefern und Deadlines einzuhalten. Dies zeigte dem Kunden, dass wir nicht nur über das nötige Know-how verfügen, sondern auch in der Lage sind, in einem angemessenen Zeitrahmen zu reagieren und zu liefern.

Letztendlich waren es aber unsere leistungsstarken Produkte, die den Kunden überzeugt haben. Mit unserer Lösung konnte Paul Lange & Co. OHG ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten und ihre Datenmengen effektiv verwalten, ohne an Performance zu verlieren.

Die Einführung neuer digitaler Prozesse und die Automatisierung von bestehenden Abläufen waren weitere ausschlaggebende Punkte, die zur Entscheidung für uns und unsere Produkte führten.

Wie geht es weiter?

Die Zusammenarbeit mit Paul Lange & Co. OHG geht auch nach erfolgreicher Implementierung unserer Lösung und der deutlichen Verbesserung ihrer digitalen Geschäftsprozesse weiter. Gemeinsam streben wir an, die Automatisierung des Eingangsrechnungsprozesses weiter voranzutreiben. Dies wird nicht nur dazu beitragen, den Arbeitsaufwand zu reduzieren, sondern auch dazu, Fehler zu minimieren und die Prozesseffizienz weiter zu erhöhen.

Zusätzlich planen wir die Implementierung weiterer digitaler Workflows in der Logistik. Mit diesem Schritt wollen wir Paul Lange & Co. OHG dabei unterstützen, ihre Logistikprozesse weiter zu optimieren und dabei die neuesten Technologien und Automatisierungsmöglichkeiten zu nutzen.

Wir freuen uns darauf, Paul Lange & Co. OHG auch in Zukunft bei ihrer Digitalisierungsstrategie zu begleiten und zu unterstützen. Unser Ziel ist es, die Effizienz und Leistungsfähigkeit ihrer Prozesse kontinuierlich zu verbessern und gemeinsam neue Wege zu gehen.