Erfolgsfaktor Workflow: So steigert Dehner seine Produktivität

Hohe Erwartung an den digitalen Workflow

Der Erfolg ist seit 75 Jahren beispiellos: 2022 sind unter dem Dach der Dehner Holding Europas größte Garten-Center-Gruppe mit über 130 Märkten in Deutschland und Österreich sowie der Fachgroßhandel Degro und der Agrar- und Logistik-Bereich vereint. Als Marktführer der „Grünen Branche“ verbindet Dehner ein traditionelles Erbe mit dem eigenen Anspruch auf höchste Qualitätsstandards und kontinuierliche Innovation.

Ausgangssituation bei marktspezifischen Aktionen

Vor der Umsetzung der individuellen Lösung auf Basis von One Unity DMS, mussten Marktleiter für lokale Markt-Aktionen wie verkaufsoffene Sonntage, Sonderrabatte uvm. einen Prozess über Papierformulare initiieren. Diese Dokumente waren zu jedem Zeitpunkt veraltet und ein transparentes Arbeiten war nie möglich. In diesem analogen Prozess, mit unterschiedlichsten Rollen und Abteilungen, erfolgte die Kommunikation hauptsächlich über E-Mail und Telefon. Was dazu führte, dass der Status der Genehmigungen und wichtige Informationen zur anstehenden Aktion aktiv eingeholt werden mussten. Kostenkontrolle und Umsatzplanungen waren nur bedingt und ungenau möglich. Vergangene Aktionen konnten nicht softwaregestützt ausgewertet werden, um Analysen durchzuführen und zukünftige Maßnahmen zu planen. Dies führte dazu, dass eine Optimierung der zukünftigen Umsätze und Rentabilität nur schwer möglich war. Durch die fehlende Transparenz der gesamten Aktionen in allen Märkten blieben viele Synergien, wie z. B. Kostenminimierung und Mengenrabatte für Aktionsbestandteile, ungenutzt. Die Notwendigkeit der Digitalisierung und der computergestützten Automation hat die Firma Dehner für diesen Prozess erkannt und das Projekt „MSA - Marktspezifische Aktionen“ gestartet.

Das Ziel für die Lösung

Mit uns als Dienstleistungspartner initiierte die Marketingabteilung von Dehner das Projekt der Implementierung des individuellen Geschäftsprozesses „Werbe-Workflow“ zur unternehmensweiten Standardisierung, um folgende Ziele zu erreichen:

1. Transparenz: Alle prozessrelevanten Abteilungen und Rollen können jederzeit auf Aktionen zugreifen
2. Deutliche Effizienzsteigerung in allen beteiligten Abteilungen: Aktionen können schnell und effizient durchgeführt werden
3. Personal: Einsparung der Personalkapazität für den gesamten Werbe-Prozess
4. Synergien: Der Prozess deckt Synergien zwischen Märkten und Produkten auf. Daten können generiert und analysiert werden
5. Aufgabenmanagement: Standort- und gruppenübergreifende Einsicht des Status der Aufgaben von Dienstleistern durch Mitarbeiter:innen in den einzelnen Fachabteilungen
6. Anbindung an die Webseite: Rabatte werden automatisch auf die Webseite übernommen und Aktionen prominent platziert
7. Anbindung an das gesamte Kassensystem: Rabatte werden automatisch in das Kassensystem eingespielt
8. Controlling: Genaue Kostenkontrolle und Umsatzplanungen

In der Praxis

Der „Werbe-Workflow“ wurde in der ersten Version bereits im Jahr 2016 bei Dehner eingeführt. Dieser Prozess wird regelmäßig mit One Unity erweitert und optimiert, wodurch immer mehr Drittsysteme angebunden, Daten für Analyse mit Business Intelligence ausgewertet und immer wieder neue Technologien und Trends umgesetzt werden. Dehner profitiert heute von einer sehr hohen Effizienzsteigerung über den gesamten Marktaktionen-Prozess. Die Lösung punktet im täglichen Gebrauch mit einer intuitiven Bedienung, einer einheitlichen Benutzererfahrung, eine Verbindung zur Omnichannel Commerce Software, das Kassensystem und dem Warenwirtschaftssystem. Alle Dehner Märkte arbeiten täglich mit One Unity DMS. Prozesse laufen in unserer Workflow Plattform zusammen und können zentral gesteuert werden.

Features des „Werbe-Workflows“

1. Umsatzplanung schafft eine Budgetübersicht im Prozess mit Planung der Umsatzerwartungen
2. Up-Selling bietet eine zentrale Steuerung von Up-Selling Potenzial weiterer Produkte bei geplanten Aktionen
3. Synergie ermöglicht automatisches Ermitteln von Synergien in den Aktionen zwischen allen Märkten
4. Controlling schafft manuelles und automatisches Kostencontrolling vor und nach der Aktion
5. Fristenmanagement macht Steuerung von Fristen für Aktionsplanung, -durchführung und -abschluss möglich
6. Werbematerial Management macht Steuerung von Prospekten, Werbematerial und weitere Mitteln wie Einlegern im Aktionsprozess möglich
7. Schnittstellen zu Drittsystemen ermöglichen einen hohen Automatisierungsgrad
8. To-do-Listen machen das Erstellen von integrierten To-do-Listen für interne Dienstleister möglich, um wichtige Aufgaben für die Aktion dokumentiert zu erledigen

Warum eigentlich eine Lösung für individuelle Geschäftsprozesse von One Unity?

Unsere Plattform bietet eine zentrale Datendrehscheibe im Unternehmen. One Unity DMS, als universeller Baukasten, ermöglicht eigene Prozesse einfach und effizient umzusetzen. Zudem können Drittsysteme durch die umfangreichen Schnittstellen und offenen Technologien schnell angebunden werden. Seit Anbeginn setzt die Dehner Holding auf Lösungen und Produkte von One Unity und Ihren Technologie-Partner und schätzt unseren außergewöhnlichen Service.

Mit unserer umfangreichen Expertise im Bereich Groß- und Einzelhandel sowie der jahrelangen Erfahrung mit Konzernen und großen Unternehmen, war die One Unity der ideale Partner für dieses Vorhaben. Unsere Mission, Prozesse nicht nur zu digitalisieren, sondern einen wirklichen Mehrwert für die Wertschöpfungskette unserer Kunden zu generieren.