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Dokumentenmanagement

One Unity DMS

Dokumenten­management: eine Software für mehr System!

Die Dokumentenmanagement-Software sorgt für die zentrale Dokumentenverwaltung, ohne die Gefahr von unerwünschten Versionen, individuellen Ablagesystemen oder unauffindbaren Akten oder Dateien.
Wir schneidern Ihren persönlichen Unternehmens-Maßanzug mit der Offenheit des DMS-Baukastensystems: revisionssicher, benutzerfreundlich und kompatibel mit Ihrer Unternehmenssoftware.

Überzeugen Sie sich bereits im Voraus unverbindlich von unserer Erfahrung als DMS-Anbieter.

DMS Hero Image
Invoice
Digitale Rechnungsverarbeitung

Digitales Dokumentenmanagement: unsere Software-Bausteine

Unsere Kunden wählen aus diesen Software-Modulen, um die eigenen Unternehmensprozesse zu digitalisieren: Wir konfigurieren die DMS-Bausteine individuell für Ihre Ziele!

One Unity DMS: Deswegen entscheiden sich Kunden für uns

  • Wir setzen 100 Prozent der Kundenanforderungen um: Unsere Programmierung passt das Dokumentenmanagement-System exakt an Ihre Ansprüche an.

  • Wir unterstützen Sie persönlich: vor, während & nach der Einführung der Software. Dabei zeigen unsere Experten ungeahntes Automatisierungspotenzial auf.

  • One Unity setzt die Projekterfahrung aus über 1.000 DMS-Projekten bei jedem neuen Kunden ein; darunter Anpassungen für alle gängigen ERP- FiBu-, WaWi- & Group-Systeme.

Dokumentenmanagement-Software für große und mittlere Unternehmen:

Vom mittleren Unternehmen bis hin zum Konzern – One Unity DMS hilft Teams auf der ganzen Welt, ihre größten Ziele schneller zu erreichen. Alle Referenzen

Workflowmanagement im DMS

Mit unserer Workflowmanagement-Software automatisieren Sie Aufgaben, mit denen Ihr Unternehmen kein Geld verdient, oder optimieren Kernprozesse, die viel Zeit kosten. Unser Dokumentenmanagement-System bietet Ihnen die Möglichkeit, über Microsoft Visio Ihre Geschäftsprozesse zu modellieren: Zeichnen Sie ganz ohne Programmierkenntnisse zum Beispiel den Prozess der Rechnungsverarbeitung per Software nach oder bilden Sie Ihr digitales Vertragsmanagement ab. Übernehmen Sie neue Anpassungen der Unternehmensprozesse per Knopfdruck; die DMS-Software führt die Änderungen direkt aus.

DMS Volltextsuche und Datenanalyse

Als Daten- und Dokumentenplattform laufen alle Informationen aus Ihrem Unternehmen zentral in unserer Dokumentenmanagement-Software zusammen. Durch die mächtige Volltextsuche leistungsfähiger Texterkennung (OCR) erhalten Sie schnell und unkompliziert die Antworten auf Ihre Fragen. Werden Sie auskunftsfähig.

Mithilfe der Software managen Sie problemlos Versionen verschiedener Dokumente. Digitales Dokumentenmanagement verhindert zudem unerwünschte Versionierung und Verlust von Daten. Lassen Sie Belege, Verträge, Angebote, Lieferbescheinigungen und viele andere Dokumente von unserer DMS-Plattform automatisch analysieren und zu Akten gruppieren.

DMS Dashboard
"Sicher für immer!"
mit unserer revisionssicheren Archivierung

Ob Rechnungen, digitale Akten oder Personaldokumente – die Software archiviert alle Daten in einem revisionssicheren und gesetzeskonformen Archiv, zertifiziert nach dem deutschen Prüfungsstandard IDW PS-880 und dem internationalen Standard ISAE 3000. Die übersichtliche Ablage aller relevanten Informationen ist im Einklang mit deutschen Anforderungen (GoBD, DSGVO) sowie internationalen Anforderungen. Entdecken Sie hier, wie umfangreich unsere Software ist. Software für digitale Archivierung

Archiv Illustration mit Vorhängeschloss

DMS: Management für ganzheitliche Kollaboration

Das digitale Dokumentenmanagement-System fördert die digitale Zusammenarbeit über alle Fachabteilungen und Rollen im Unternehmen. Ob internes Benachrichtigungssystem, Anbindungen an Chatsoftware oder Kollaboration mit externen Ressourcen: Alle Informationen werden transparent auf unserer Software für Dokumentenmanagement dargestellt und verarbeitet. Die Sicherheit kommt dabei aber nicht zu kurz: Ein ausgeklügeltes Berechtigungsmanagement macht das DMS anwendungsfreundlich und sicher zugleich.

Collaboration

Intelligente Dokumenten- und Datenablage im DMS

Digitalisieren Sie Papierbelege und lassen Sie elektronische Dokumente über unsere Plattform auslesen und klassifizieren. Als Baukastensystem können Sie mit unserer Software diese Funktionen sowohl als Input-Management als auch mittels automatisierter Workflow-Schritte einbinden.

Mithilfe des digitalen Posteingangs erreicht jeder Vertrag, jede Rechnung, jede Krankmeldung die Person, die sie erreichen soll – und das vollkommen automatisch. Des Weiteren kann die KI-basierte Beleglesung innerhalb unserer E-Procurement-Lösung bzw. im Rechnungsworkflow eingesetzt werden.

Dokumentenmanagement
als App für unterwegs!

Mit unserer nativen Dokumentenmanagement-App für iOS und Android haben Sie Ihre digitalen Prozesse immer dabei. Ob Freigabe von Rechnungen oder die Prüfung von wichtigen Vertragsinformationen, alle Lösungen der One Unity sowie individuelle Prozesse können nativ in der DMS-App bedient werden.

One Unity DMS Mobile App View

One-Unity.cloud

Jährliche Subscription oder Lizenzkauf zzgl. Service

Ihre Private Cloud

Jährliche Subscription oder Lizenzkauf zzgl. Service

On Premise

Lizenzkauf zzgl. Service mit jährlicher Abrechnung













Start mit 100 GB


je 50 GB










Mit Premium Service


Mit Premium Service








Siehe Managed Service


Ihre Private Cloud


Ihre Private Cloud






Ihre Private Cloud





Mit Premium Service


Mit Premium Service









Ihr Rechenzentrum


Ihr Rechenzentrum






Ihr Rechenzentrum


Service Leistungen

Service Portal und E-Mail

Service Hotline

Online Fernunterstützung

Kundendiensttag

Persönliches Team

Projektboards

Online Wissensmanagement

Kostenlose Bereistellung von Updates

Automatische Updates

Vorhandene Lizenzen verwenden (Bring your own license)

Migration von anderen ECM-Systemen und DMS

Funktionen

Unterstützte Hyperscaler  Mehr Infos


Speicher

Erwerb weiterer Speicher

Eigene Erstellungen individueller Workflows

Umsetzung individueller Workflows durch One Unity

Umsetzung individuelle Scan-Prozesse

Administration des DMS mit eigenen Manager

Deutsches Rechenzentrum

Alle Features

DMS-Schnittstellen zu Microsoft Dynamics, SAP und vielen mehr

Binden Sie Ihre Business-Systeme nahtlos an unsere DMS-Software an. Diese ERP-Systeme können wir per API mühelos verknüpfen – damit sich das Dokumentenmanagement-System an Ihr Unternehmen anpasst, nicht umgekehrt. Integrationen

SAP
Microsoft 365
Microsoft Outlook
Microsoft Teams

Häufige Fragen zur Software für Dokumentenmanagement

Warum Dokumentenmanagement?

Ein digitales Dokumentenmanagement-System bedeutet die zentrale Verwaltung von Dokumenten ohne Gefahr von individuellen Ablagen, Verlust von Dokumenten oder einheitlicher Versionierung. DMS Software automatisiert repetitive Verwaltungsaufgaben, bei denen Nachlässigkeit fast immer zu Chaos führt.

One Unity DMS spart Geld und Zeit, da sich Mitarbeiter nicht mit der Verwaltung von Dokumenten aufhalten müssen. Die Zusammenarbeit verläuft verlustfrei und umstandslos, da unerwünschte Dokumentenversionen von Anfang an vermieden werden, dennoch aber nichts verloren geht. Ein Dokumentenmanagement-System ist der erste Schritt zum papierlosen Büro, wodurch ebenfalls Materialkosten gespart werden. Die Software von One Unity kann aber noch mehr: Sie kann alle dokumentenbasierten Prozesse in Unternehmen automatisieren: von der datenschutzkonformen Einreichung von Krankschreibungen über den Eingang, die Prüfung und fehlerfreie Abwicklung von Rechnungen über komplexe Vorgänge in Einkauf und Beschaffung.

Welches DMS ist das richtige?

Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems spielen drei Faktoren eine Rolle: Welche Geschäftsprozesse sollen automatisiert werden, aus welchen verschiedenen Systemen sollen die Dokumente eingespeist werden und wie viele Personen müssen damit arbeiten. Unsere Software kann Dokumente aus E-Mails, Briefpost, FiBu-Systemen, Warenwirtschaftssystemen sowie aus vielen anderen ERP- und CRM-Systemen verarbeiten. Auf Basis Ihrer Angaben konfigurieren wir eine DMS-Software, die sich reibungslos in die täglichen Arbeitsabläufe Ihrer Mitarbeiter einfügt — als zentraler Ablageort, digitaler Briefträger und Workflow-Manager in einem.

Für was wird Dokumentenmanagement genutzt?

Dokumentenmanagement-Software dient dazu, die Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit zu verbessern, Fehler zu reduzieren und die Compliance mit internen oder externen Vorschriften sicherzustellen. Der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems sorgt einerseits für die Reduzierung von Kosten, die während Prozessen anfallen, die nicht dem Unternehmenszweck dienen. Beispiele hierfür sind Probleme durch verlorene Dokumente (Lieferscheine, Angebote usw.), Verzögerungen bei Freigabeprozessen (Warten auf Angebotsannahmen) oder Zeitverlust durch manuelle Dokumentensuche.

Zugleich hilft DMS-Software, die Kernprozesse von Unternehmen zu optimieren, wodurch das Unternehmen an sich produktiver wird. Hier ist ein missverständnisfreies, kollaboratives Arbeiten ein gutes Beispiel.

Klassisch wird ein DMS eingesetzt, um Genehmigungsprozesse zu automatisieren, die in der Rechnungsverarbeitung, bei der Vertragserstellung oder Vertragsfreigabe, bei der internen Bedarfsmeldung, bei der Angebotserstellung oder bei Personalprozessen vorkommen. Die erfahrenen DMS-Experten von One Unity unterstützen Sie beim Heben des Automatisierungspotenzials Ihrer Unternehmensprozesse.

Person die wartend den Blick auf Sie richtet

Wir zeigen Ihnen das gerne mal genauer!

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