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Lösungen

DMS

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement-Software

Erreichen Sie die volle Kontrolle über den Lebenszyklus Ihrer Verträge. Minimieren Sie Ihre Risiken und beschleunigen Sie Ihre Prozesse durch die Umstellung auf digitales Vertragsmanagement.

DMS Contract
Transparenz während des gesamten Vertragslebenszyklus
Transparenz während des gesamten Vertragslebenszyklus
Contract unterstützt Ihr Unternehmen über den gesamten Zyklus der Vertragsphasen hinweg. Vom Entwurf, über die Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung bis hin zur Erfüllung und Kündigung begleitet unsere Lösung standortunabhängig in jeder Abteilung.
Minimierung der Geschäftsrisiken
Minimierung der Geschäftsrisiken
Unser digitales Vertragsmanagement zeigt Geschäftsrisiken bei Verträgen auf und hilft Ihnen eine professionelle Bewertung durchführen zu können.
Beschleunigung der Vertragsprozesse
Beschleunigung der Vertragsprozesse
Automatisierte Fristen, Termin- und Aufgabenüberwachung sowie individuelle Workflows sorgen für schnelle Vertragsprozesse

Software zur Vertragsverwaltung schafft Überblick – vom Vertragsentwurf bis zur Kündigungsfrist

Unsere Vertragsmanagement-Lösung One Unity Contract ist ein digitales Tool, das Unternehmen bei der Erstellung, Verfolgung, Verwaltung und Analyse von Verträgen unterstützt. Diese Software automatisiert und optimiert Prozesse, die die Vertragserstellung und Vertragsverwaltung umfassen: von standortunabhängig aktualisierten Vertragsvorlagen über digitale Unterschriften bis hin zur Fristenüberwachung. Die Contract-Software sorgt für Konsistenz, Effizienz und Transparenz.

Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements

Auszug unserer zufriedenen Kunden

Diese Kunden haben wir bereits erfolgreicher gemacht und punkten bis heute mit unserer außergewöhnlichen Betreuung im Bereich DMS und ECM. Sie finden sowohl Referenzberichte als auch Referenzvideos wenn Sie auf die Logos klicken.

Zeit und Kosten sparen durch automatisierte Vertragsprozesse

One Unity Vertragsmanagement-Software sorgt für Sicherheit im Vertragscontrolling durch automatisierte Fristen- und Terminüberwachung. Konfigurierbare Benachrichtigungen der Contract-Management-Software informieren Sie darüber, ob ein Vertragsdokument ausläuft, eine Kündigungsoption genutzt werden kann oder eine Vertragsverlängerung ansteht. Verpasste Fristen, Formfehler, doppelte Klauseln oder unzureichende Archivierung gehören mit One Unity Contract bald der Vergangenheit an.

One Unity Contract Dashhboard

Zentrale Vertragsdatenbank im DMS Contract

Das Vertragsmanagement-Tool bewahrt alle Verträge an einem zentralen Ort auf. Legen Sie schnell und einfach weitere Dokumente, E-Mails und Sonstiges in der digitalen Vertragsakte ab. Das erleichtert die Suche, den Zugriff und die Überprüfung: Mit dem Contract-Management unserer Software für Dokumentenmanagement können Sie jederzeit und zweifelsfrei nachvollziehen, in welcher Phase des Genehmigungsprozesses der Vertrag steckt, ob eine Revision ansteht oder wann die Archivierung erfolgt ist.

Contract Vertragsakte

Vertragsmanagement-Software für Ihre Anforderungen

Designen Sie Ihre eigenen Workflows um Ihren Vertragsprozess zu optimieren, und bilden Sie komplexe Prüfungs- und Freigabeprozesse mit internen wie externen Personen ab. Die One Unity Lösung für Vertragsverwaltung und Vertragsmanagement integrieren Unternehmen in bereits genutzte Software — Microsoft Dynamics, Sharepoint, Salesforce — sowohl als Cloud- oder On-Premise-Lösung.

DMS Contract Flow

Elektronisches Vertragsmanagement im Einklang mit dem Rechnungsworkflow

Durch den automatisierten Abgleich zwischen Vertragsverwaltung und der digitalen Rechnungsverarbeitung — ebenfalls ein Baustein des One Unity DMS — können Sie sich sicher sein, dass die Konditionen des Vertrags auch in der Rechnung abgebildet werden. Konsistenzprüfungen sowie die Abrechnung von automatischen Vertragsverlängerungen sichern ebenfalls das korrekte Zusammenspiel der Contract-Tools.

DMS Invoice Flow

Integrieren Sie Ihre Anwendungen, die Sie bereits verwenden

Verknüpfen Sie die Lösungen von One Unity mit Ihren beliebtesten Anwendungen, auf die Sie tagtäglich vertrauen. Alle Integrationen

SAP
Microsoft 365
Microsoft Outlook
Microsoft Teams

Weitere Features

IFRS 16 Leasingverträge einfach bilanzieren

Unsere Lösung analysiert den Vertragsbestand, um Leasingverträge zu identifizieren, welche nach IFRS 16 (International Financial Reporting Standards) bilanziert werden müssen. So erhalten Sie automatisch jederzeit alle Informationen für Ihre Buchhaltung.

Contract Vorlagen

Digitale Signatur direkt in der Software

Mit der Anbindung Ihrer bekannten Signatur-Lösung können Sie Verträge direkt aus SAP Contract signieren lassen und haben jederzeit den aktuellen Status im Blick.

Benutzer für die Vertragsbearbeitung verwalten

Steuern Sie Benutzer und Rollen direkt im Vertragsmanagement-Tool. Nutzen Sie das umfangreiche Berechtigungskonzept, um einfach Vertragsarten, Felder uvm. nach Ihren Bedürfnissen zu berechtigen.

Umfangreiche Vertragscontrolling-Software

Mit den Daten aus unserer Lösung, optional angereichert aus externen Quellen, können Sie Finanz- und Statusberichte direkt im Tool erzeugen. Automatisieren Sie diesen Vorgang und lassen Sie sich von One Unity Contract regelmäßig Reports schicken.

Wo hätten Sie Ihre Daten denn gerne?

Wählen Sie Ihr Distributionsmodell aus, um unsere Lösung in Ihre IT-Strategie nahtlos einbinden zu können. Preise, Features und FAQ

Cloud Software as a Service

One-Unity.cloud

Ihre eigene Instanz in der One-Unity.cloud mit unserem Managed Service

Private Cloud

Ihre Private Cloud

Nutzen Sie unser DMS mit dem One Unity Managed Service im Hyperscaler Ihrer Wahl

On Premise

On Premise

Ihr Rechenzentrum und ihre Daten unter voller Kontrolle

Ein Tool für alle Phasen des Vertragsmanagements

Vertragsprozesse, egal, wie groß die Unternehmen sind, gleichen sich in ihren Grundabläufen. Je größer das Unternehmen oder je komplexer das Geschäftsmodell, umso aufwendiger sind natürlich die Abläufe. Mit One Unity erhalten Sie Unterstützung bei jedem Schritt, den ein Vertrag durchlaufen muss — unabhängig von der Komplexität Ihres individuellen Vertrags-Workflows:

Vertragsvorbereitung

Ihre Mitarbeiter identifizieren den Bedarf und sammeln spezifische Anforderungen in der digitalen Vertragsakte. So geht bei Beauftragung keine Information verloren.

Vertragserstellung

Je nach Anforderung wählen Mitarbeiter eine Vertragsvorlage aus: Die zentrale Verwaltung von Vorlagen verhindert fehlerhafte Versionierung, veraltete Vertragsklauseln usw. Nach der Erstellung des Vertrags startet der Mitarbeiter den automatischen Workflow, der ggf. relevante Stakeholder und Experten (z. B. die Rechtsabteilung) einbindet. Nach finaler Prüfung wird der Vertrag mit der Möglichkeit der digitalen Unterschrift verschickt.

Vertragsverhandlung

Sollte Ihr Kunde mit den Vertragskonditionen nicht einverstanden sein, sind Änderungen im Vertragsmanagementsystem jederzeit möglich. Die Änderungen sind nachverfolgbar, sodass die vorherigen Versionen jederzeit wiederhergestellt werden können.

Vertragsabschluss

Stimmen alle Parameter, erfolgt die Vertragsannahme durch digitale Signatur. Das unterzeichnete Vertragsdokument wird rechts- und revisionssicher automatisch archiviert.

Vertragsdurchführung

Innerhalb des One Unity DMS können Kunden die dokumentenbasierten Abläufe nach Vertragsabschluss abbilden und nachvollziehen: Abgleich von eingehenden Lieferscheinen, Rechnungsstellung, Zahlungen usw. Während der Laufzeit können Änderungen am Vertrag jederzeit eingesteuert werden.

Vertragsüberwachung und -controlling

Das Tool ermöglicht die automatisierte Überwachung von Fristen und Konditionen. One Unity Contract hilft so, Unstimmigkeiten oder Konflikte frühzeitig zu erkennen.

Vertragsbeendigung oder -erneuerung

Beendet eine Vertragspartei den laufenden Vertrag oder rückt das Vertragsende näher, weist die Software darauf hin und eröffnet Handlungsspielräume: Ihre Mitarbeiter können so rechtzeitig Maßnahmen zur Vertragsverlängerung oder Vertragserneuerung einsteuern.

Vertragsrevision und -anpassung

Gibt es Probleme mit dem Vertrag oder wünscht sich eine Partei Anpassungen, macht Sie die Vertragsmanagement-Software auskunftsfähig: Was wurde wann festgelegt, welche Leistungen wurden erbracht und welche Forderungen stehen aus.

Vertragsarchivierung und -löschung

Die Lösung sorgt außerdem für die automatisierte Archivierung abgeschlossener Verträge — langfristig und sicher. Je nach Einstellung und verfügbarem Speicherplatz können Verträge auch automatisch gelöscht werden, sobald die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Diese Lösung ist ein Modul des One Unity DMS

Nutzen Sie alle Features, alle Integrationen und Distributionsmodelle unserer DMS-Plattform in dieser Lösung und profitieren Sie von der Offenheit unseres Baukastensystems. Dokumentenmanagement-Software

DMS Box-Motiv

Wie wir unseren Kunden helfen

In unseren Referenzberichten und -videos, zeigen wir wie wir bereits viele Kunden glücklich gemacht haben indem wir ihnen dabei geholfen haben ihre Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Alle Referenzen

Auma UseCase BG

"Der Einkauf möchte auf One Unity Contract nicht mehr verzichten"

Auma - Referenz

"Die Implementierung des Werbe-Workflows ist für uns mehr als nur eine Zeit- und Kosteneinsparung"

Dehner - Referenz
Josef Gartner UseCase BG
Josef Gartner UseCase Logo

"Data Recognition AI und das professionelle Consulting von One Unity haben uns geholfen, unseren Workflow zu verbessern"

Josef Gartner - Referenz

"Mit der Invoice und Archiv Lösung von One Unity haben wir unsere Geschäftsprozesse enorm verbessert"

Paul Lange - Referenz
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