E-Procurement-Lösung für Ihr Beschaffungs­management

Was ist Beschaffungsmanagement?

Beschaffungsmanagement regelt den Prozess, der in Unternehmen, aber auch in Krankenhäusern oder anderen öffentlichen Einrichtungen in Gang gesetzt wird, sobald Mitarbeitende oder Abteilungen Arbeitsmaterial benötigen. Der Beschaffungsprozess, der hier gemanagt werden muss, erstreckt sich von der Bedarfsermittlung über die Bedarfsanforderung, den Abgleich des Lagerbestandes über die Bezugsquellenermittlung und die Angebotseinholung bis hin zu der Bestellung und der Auftragsbestätigung.

Ablauf des Beschaffungsprozesses: 8 Phasen der E-Procurement-Lösung

1. Wir starten den Beschaffungsprozess bereits mit der Bedarfsanforderung: Über ein web-basiertes Formular kann ein Mitarbeiter eine neue Bedarfsmeldung erzeugen. Bei der Erstellung dieser Bedarfsmeldung kann der Mitarbeiter auf einen firmeninternen Artikelkatalog zugreifen. Dies hat die Vorteile, dass der Mitarbeiter zum einen sichergehen kann, dass er den richtigen Artikel bestellt, und zum anderen diesen Vorgang schnell abschließen kann, da eine zeitaufwendige Suche für infrage kommende Artikel im Internet oder in Lieferantenkatalogen entfällt.

2. Mit der Absendung der Bedarfsmeldung startet nun automatisch der mehrstufige Genehmigungsworkflow. Je nachdem, wie der Prozess zuvor gemeinsam mit Ihnen definiert wurde, kann eine Bedarfsmeldung unterschiedliche Wege innerhalb des Genehmigungsprozesses nehmen und somit an unterschiedliche Stellen im Unternehmen weitergeleitet werden.

3. Bei der Beantragung eines neuen Notebooks wird der Vorgang z. B. zunächst an den Teamleiter gesendet, der entscheiden muss, ob die Bedarfsmeldung gerechtfertigt ist und ob noch Budget zur Verfügung steht.

4. Nach der Freigabe durch den Teamleiter wird die Bedarfsmeldung in unserem Beispiel an die IT-Abteilung gesendet, die wiederum prüft, welche Mindestausstattung das Notebook für den Mitarbeiter haben muss. Sie überprüft außerdem, ob ein passendes Notebook noch im Lager ist, damit keine Bestellung ausgelöst werden muss. Sollte die IT-Abteilung die Bedarfsmeldung genehmigen und kein Notebook mehr im Lager sein, wird die Bedarfsmeldung an die Einkaufsabteilung weitergeleitet.

5. Nun kommen wir zu einem weiteren Vorteil unserer Lösung. Die Einkaufsabteilung kann auf Basis der Bedarfsmeldung potenzielle Lieferanten auswählen und zur Angabe eines Angebotes auffordern. Wir unterstützen diesen Vorgang, indem wir in unserer Lösung vordefinierte Schreiben als Dokumentenvorlage hinterlegen, die entweder als Text in eine Mail übergeben werden oder als PDF-Datei einer Mail angehängt werden. (Die automatische Übergabe des Schreibens an einen Fax-Server oder ein Ausdruck als Papierdokument mit anschließender postalischer Versendung ist natürlich auch möglich, jedoch aus unserer Sicht nicht mehr zeitgemäß.) Nach Versendung der Mail wird das Schreiben inklusive der Mail in dem Vorgang der Bedarfsmeldung abgelegt.

6. Wenn nun in der Folge die Angebote von den Lieferanten eingehen, können diese ebenfalls in dem Vorgang der Bedarfsmeldung abgelegt werden. Diese Vorgehensweise schafft zum einen Transparenz und erleichtert zum anderen die Entscheidungsfindung.

7. Wird im Anschluss eine Bestellung ausgelöst, kann dieser Vorgang in unserer Lösung gestartet werden. Die Daten werden hierbei automatisch an ein Warenwirtschaftssystem bzw. ERP übergeben, und die Bestellung wird automatisch an den Lieferanten versendet. Daraufhin wird aus der Bedarfsakte eine Bestellakte, die alle bisherigen Dokumente und Prozessinformationen (wer hat wann was beantragt und wer hat genehmigt) enthält und für den weiteren Prozessverlauf wie z. B. für den Abgleich mit der Auftragsbestätigung, den Wareneingang oder die Rechnungsprüfung zur Verfügung steht.

8. In Bezug auf die Erfassung von eingehenden Auftragsbestätigungen kommen wir zu einem weiteren Vorteil unserer Lösung. Die aufwendige und oftmals fehlerhafte manuelle Erfassung entfällt dank unserer automatisierten KI-basierten Beleglesung, die den Beleg nicht nur inhaltlich prüft, sondern automatisch einen Abgleich mit den Stamm- und Bewegungsdaten durchführt. Somit können Sie bei Abweichungen zu Ihrer Bestellung schnell reagieren und die erforderlichen Maßnahmen einleiten.