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Digitaler Posteingang
Immer mehr Unternehmen wollen den Posteingang digitalisieren und automatisieren, um eingehende E-Mails schneller und effizienter bearbeiten zu können. Die Software One Unity Postman optimiert die Arbeitsabläufe in Unternehmen und Verwaltungen, hilft Fehler zu reduzieren und gewährleistet in jedem Moment die Sicherheit Ihrer Daten.
Die Vorteile elektronischer Posteingangsbearbeitung
Mit der Software-Lösung Postman erhalten Sie mehr als einen digitalen Briefkasten: Die Software arbeitet eher wie ein digitaler Briefträger, der Ihnen bei der täglichen Verarbeitung von E-Mails und anderen digitalen Dokumenten hilft. Der digitale Posteingang des Software-Anbieters One Unity leistet viel mehr als klassische elektronische Briefkästen:
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Verteil- und Zustellungsregeln sortieren die digitale Post und lassen sie in der richtigen Abteilung und im richtigen Prozess ankommen, ohne dass eine E-Mail oder ein Anhang verloren geht.
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Das mögliche Archivieren der Original-Mail zum Start des Prozesses gewährleistet einen späteren Zugriff auf die Originaldaten.
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Dateianhänge können nach Bedarf modifiziert werden, indem sie z. B. gedreht oder gestempelt werden. Dies vereinfacht den Verteilungsprozess und ermöglicht einen idealen Einstieg in den Ziel-Geschäftsprozess.
Unsere Software passt sich an Ihren Posteingang an, nicht umgekehrt: Gemeinsam konfigurieren wir den digitalen Posteingang so, dass digitale Post und andere Meldungen effizient vom System verarbeitet werden — ein besonderes Feature unserer Software für Dokumentenmanagement.
Verteilung digitaler Post ohne Prozessfehler
Unser digitaler Posteingang funktioniert wie ein Briefträger: Er nutzt aber nicht nur das Empfängerfeld, sondern kann auch aufgrund von Absenderdaten, Betreffdaten oder Informationen in Anhängen entscheiden, an welche Mitarbeiter bzw. an welchen Workflow die digitale Post weitergegeben werden muss. Vordefinierte Eskalationsmechanismen sichern die Automatisierung des Posteingangs ab — für zuverlässige Verarbeitung der kompletten digitalen Eingangspost.
Anhänge im digitalen Posteingang auslesen
Mit der Postman Software managen und bearbeiten Sie jede Art von E-Mail-Anhängen einfach und schnell. PDFs, Tabellen, komprimierte Dateiordner oder E-Mails selbst können mithilfe des digitalen Posteingangs ausgelesen, aufgeteilt und verschiedenen Geschäftsprozessen zugewiesen werden. Das ist beispielsweise der Fall, wenn ein PDF mehrere Rechnungen enthält, die unterschiedlichen Vorgängen zugeteilt werden müssen.
Elektronische Post optimal geschützt
Die Sicherheit der Daten hat bei One Unity Postman höchste Priorität. Die Posteingangs-Software arbeitet mit modernen Sicherheitsstandards und Verschlüsselungsverfahren, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Auch die Zugriffskontrolle ist individuell konfigurierbar und ermöglicht eine differenzierte Vergabe von Zugriffsrechten.
Briefkasten digital pflegen & Zeit sparen
Eingangskanäle digitalisieren — mit einem starken Partner
Bei der Einführung des digitalen Posteingangs und danach: Die Experten von One Unity stehen Ihnen jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. Durch Schulungen und Trainings wird eine optimale Nutzung der Software für die tägliche Postbearbeitung gewährleistet. Ihre Geschäftsprozesse erfordern eine Anpassung der Posteingangs-Software? Anpassungen und Erweiterungen setzen wir gern gemeinsam um. Der hohe Kundenservice hebt One Unity und die Software im Bereich Dokumentenmanagement von anderen Anbietern ab.
Intuitive Suchfunktion in digitaler Post & Anhängen
Der digitale Posteingang von One Unity bietet eine umfangreiche Suchfunktion. Dokumente können schnell und einfach gefunden werden, indem nach verschiedenen Kriterien wie Absender, Empfänger, Betreff oder Inhalt gesucht wird. Auch die Volltextsuche ermöglicht eine gezielte Recherche nach bestimmten Informationen innerhalb der Dokumente.
Fügt sich nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse ein
One Unity Postman bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die sich einfach in bestehende IT-Landschaften integrieren lässt. Die Software funktioniert browserbasiert, sodass eine elektronische Posteingangsbearbeitung von jedem Arbeitsplatz möglich ist. Eine zusätzliche Installation auf den Arbeitsplatzrechnern ist nicht notwendig. Der Postman ist somit ideal für Unternehmen geeignet, die dezentral organisiert sind und standortunabhängig arbeiten möchten.
Der digitale Briefkasten im Vergleich
Kann der digitale Posteingang Briefpost digitalisieren?
One Unity Postman verarbeitet nur bereits digitalisierte Post weiter. Den Post-Scan-Service leistet die KI-Beleglesung, Data Recognition AI, in einem vorgelagerten Prozess. Erst wenn die Briefpost gescannt wurde, kann der digitale Posteingang die Eingangspost verteilen.
Ist die Verarbeitung der digitalen Post revisionssicher?
Die Tools des digitalen Posteingangs arbeiten zu 100 Prozent revisionssicher, da Dokumentenstempel als eine Art Folie über dem Originaldokument angebracht werden. So haben Sie jederzeit Zugriff auf die ursprünglichen Dokumente im Archiv. Die digitale Archivierung findet in der Software entweder automatisch innerhalb des Posteingangs-Prozesses statt oder kann im ersten Workflow-Schritt angewiesen werden.
Sind der Verarbeitung der digitalen Post-Anhänge Grenzen gesetzt?
Die Software von One Unity schafft eine reale Automatisierung des digitalen Postfachs. Weder die Anzahl noch die Art der E-Mail-Anhänge ist bei unserer Lösung eingeschränkt, sodass der digitale Posteingang ohne Begrenzungen arbeiten kann: Selbst komprimierte Dateiordner splittet Postman auf und führt die Dokumente dann dem korrekten Prozess zu.
Wie verlässlich funktioniert die automatisierte Postverteilung?
Der große Vorteil der digitalen Posteingangsverarbeitung ist, dass sie merklich manuellen Aufwand reduziert. Die Mails kommen direkt beim richtigen Sachbearbeiter, bei Buchhaltung, Einkauf oder Personalabteilung an. Das reduziert Liegezeiten, Transportzeiten und spart Ressourcen ein. Dabei arbeitet die Software durch den Einsatz von OCR-Texterkennung, KI-gestützter Beleglesung und spezifischen Regeln 100 Prozent verlässlich.
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Wie wir unseren Kunden helfen
In unseren Referenzberichten und -videos, zeigen wir wie wir bereits viele Kunden glücklich gemacht haben indem wir ihnen dabei geholfen haben ihre Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren. Alle Referenzen
"Der Einkauf möchte auf One Unity Contract nicht mehr verzichten"
"Die Implementierung des Werbe-Workflows ist für uns mehr als nur eine Zeit- und Kosteneinsparung"
"Data Recognition AI und das professionelle Consulting von One Unity haben uns geholfen, unseren Workflow zu verbessern"
"Mit der Invoice und Archiv Lösung von One Unity haben wir unsere Geschäftsprozesse enorm verbessert"
