Vollintegriertes Vertragsmanagement bei der AUMA

Hohe Erwartungen an die neue Lösung

Seit über 50 Jahren entwickelt und baut die AUMA Riester GmbH & Co. KG elektrische Stellantriebe und Armaturengetriebe für Ihre weltweit ansässigen Kunden. Mit Ihren innovativen und technologisch führenden Produkten gilt die AUMA als Spitze in Ihrer Branche. Auch für die internen Geschäftsprozesse werden die Ziele und Standards hoch angesetzt, jedoch erfüllte der bestehende Ablauf für das übergreifende Vertragsmanagement nicht mehr die hohen Anforderungen und Erwartungen der AUMA. Mit One Unity Contract hat die AUMA die ideale Lösung eingeführt, welche neben einer hohen Effizienzsteigerung, Transparenz und Automatismen für Verträge auch mit den internen Unternehmenswerten einhergeht.

Ausgangssituation im Vertragsmanagement

Vor der Einführung des ganzheitlichen Vertragsmanagements von One Unity wurden Lieferantenverträge durch die Einkaufsabteilung an mehreren physischen Orten verwaltet, aufbewahrt und bearbeitet. Neben diversen Ablagen in Microsoft Sharepoint kamen zudem noch die persönlichen Dateiablagen eines jeden Einkäufers hinzu. Diese uneinheitliche Verwaltung und technischen sowie funktionellen Schwächen der bestehenden Software, haben keine einheitliche Kommunikation und Transparenz über den gesamten Vertragslebenszyklus zugelassen. Vollständigkeitskontrollen der gesamten Vertragsakten, sprich „Haben wir mit allen Lieferanten auch gültige Verträge?“ waren in diesem Szenario zu keinem Zeitpunkt möglich.

Das Ziel für die Lösung

Mit der Implementierung der Lösung „Contract“ und dem Dienstleistungspartner One Unity initiierte die Einkaufsabteilung der AUMA ein Projekt zur unternehmensweiten Standardisierung im Vertragsmanagement, um folgende Ziele zu erreichen:

• Standort- und gruppenübergreifende Einsicht von Verträgen durch Mitarbeiter:innen in den einzelnen Fachabteilungen, um am Vertragslebenszyklus und den dahinterliegenden digitalen Workflows teilhaben zu können
• Deutliche Effizienzsteigerung in allen Abteilungen, welche an diesem Geschäftsprozess teilhaben
• Einsparung von Personalkapazitäten durch weniger manuelle Arbeitsschritte
• Einführung des Kernautomatismus mit der Anbindung an das interne Shopsystem, um Vertragsverlängerungen und Neuabschlüsse aus der Vertragsmanagementlösung direkt in den Beschaffungsprozess zu übergeben, zu überwachen und nach der kaufmännischen Abwicklung die Daten wieder an das Vertragsmanagement zurückzugeben
• Weitere Automatismen wie das Abwesenheitsmanagement und Personalveränderungen, welche direkte Auswirkungen auf bestehende Verträge und deren Fristen sowie Laufzeiten haben
• Automatisierte Delta-Prüfungen (Vollständigkeitskontrollen) auf Basis von Stammdaten aus dem ERP-System

In der Praxis

Nach der ersten Konzeption Ende 2019 wurde One Unity Contract im Jahr 2020 bei der AUMA eingeführt. Heute erstellen, verarbeiten und verwalten die Mitarbeiter:innen aus dem Einkauf und den Fachabteilungen fast alle Lieferantenverträge vollständig in der Vertragsmanagementlösung von One Unity. Die gesteckten Ziele für dieses Projekt wurden alle erreicht, wodurch AUMA heute von hohen Effizienzsteigerungen profitiert. Die Lösung zeichnet sich im täglichen Gebrauch durch eine intuitive Bedienung, eine einheitliche Benutzererfahrung, durch volle Integration in bestehende Verzeichnisdienste und durch die Anbindung an die führenden Systeme für Beschaffung und Warenwirtschaft aus. Mit den umfangreichen Funktionen des Vertragsmanagements für Versionierung, Historie und Revisionssicherheit, hat die AUMA zusätzlich die wichtigsten Compliance-Anforderungen mit diesem Projekt abgedeckt.

Heute verarbeitet die AUMA eine deutlich höhere Anzahl an Verträgen gegenüber 2020 mit der gleichbleibenden Anzahl an Mitarbeiter:innen in diesem Bereich. Dadurch haben alle Einkäufer mehr Zeit, um sich wesentlichen Themen mit strategischem Fokus für das Unternehmen zu widmen. Durch die moderne Software und den weitreichenden Automatismus hat sich zudem die Attraktivität für das Aufgabengebiet erhöht.

Wenn man den Projektleiter und Einkäufer Herrn Samy Rahoui über die Big Points zur Gesamtlösung befragt, welche AUMA Riester mit diesem Vorhaben erreicht hat, sind die Antworten: „Hohe Transparenz, hohe Automatisierung und endlich der Single Point of Truth für die Verträge im Unternehmen.“

Warum One Unity mit Ihrer Vertragsmanagementlösung?

Die AUMA setzt seit Jahren auf das DMS von One Unity, womit auch die Vertragsmanagementlösung der One Unity in die engere Softwareauswahl gekommen ist. Neben der bereits bekannten Benutzeroberfläche der Software für den Endbenutzer sowie der modernen Technologie und der einfachen Möglichkeit zur Anbindung an Drittsysteme war auch die One Unity als starker Partner mit ihren erfahrenen und kundenorientierten Consultants der ausschlaggebende Punkt für die Entscheidung der AUMA Riester.

Wie geht es weiter?

Noch gibt es sehr viele weitere Themen, welche die AUMA mit dem Vertragsmanagement umsetzen möchte. Neben den heute bereits vorhandenen Lieferantenverträgen werden mittelfristig alle weiteren Vertragsarten wie Versicherungsverträge, Kundenverträge und Intercompany-Verträge integriert. Weitere Features wie die Vertragsvorlagen und das Klausel-Management werden eingeführt, um die Automatisierung noch weiter voranzutreiben.