Digitale Rechnungs­verarbeitung: Software für mehr Effizienz

Was passiert während des digitalen Rechnungsworkflows?

Die Bearbeitung von eingehenden Rechnungen gehört in jedem Unternehmen zum Tagesgeschäft. Unser Tool zur digitalen Rechnungsverarbeitung unterstützt in verschiedenen Punkten des Rechnungsworkflows:

1. Rechnungseingang

Speisen Sie Rechnungen entweder analog per Scan oder digital direkt in unser Invoice Tool ein. Bei der Verteilung der digitalen Dokumente und der digitalen Post hilft Ihnen der One Unity Postman, unser digitaler Posteingang. So können zum Beispiel auf Basis von E-Mail-Informationen und den zuvor definierten Verteil- und Zustellungsregeln unterschiedliche Geschäftsprozesse angesteuert oder bestehende Vorgänge mit Informationen angereichert werden. Die Original-E-Mail kann nach Wunsch bereits zu Beginn des Prozesses archiviert werden, damit ein späterer Zugriff auf die Originaldaten immer gewährleistet ist. Dateianhänge sind nach Bedarf modifizierbar (z. B. Drehen von Dokumenten, Stempeln, Splitten von Dateien u.ä.). Eine automatische Zuordnung der E-Mails von bekannten Lieferanten ist bei unserer Lösung ebenso ein Standard, wie die Verteilung von Reisekosten, Löschregeln für Mails (z. B. Spam), die nicht verarbeitet wurden, und die Definition von Zuständigkeiten bei Fehlerfällen.

2. Belegerkennung

Nach der erfolgreichen Bearbeitung der Mails werden die selektierten Rechnungen an die automatisierte Belegerkennung übergeben, die dank künstlicher Intelligenz (KI) unglaublich gute Ergebnisse erzielt. Mittels einer Freiform-Erkennung werden die Rechnungen – bildlich gesprochen – von oben links nach unten rechts ausgelesen. Danach greifen die Regelwerke der KI-basierten Beleglesung. Die Software erkennt zum Beispiel die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und die Bankverbindung (IBAN) und ordnet anhand dieser Informationen die Rechnung eindeutig einem Lieferanten zu.

3. Automatisierte Rechnungsprüfung

Weiter geht es mit der Überprüfung, ob die Rechnung alle wichtigen Informationen nach §14 UStG enthält. Danach findet die Prüfung der Positionsdaten statt. Die KI-basierte Software für digitale Rechnungsverarbeitung prüft hier nicht nur, ob der Einzelpreis einer Ware mit der Stückzahl multipliziert die Positionssumme ergibt, sondern auch ob die Positionssummen zusammenaddiert den Nettobetrag ergeben. Und last but not least prüft unsere Software, ob die Rechnung versehentlich doppelt erfasst wurde und eine Dublette vorliegt, weil Ihr Unternehmen die Rechnung zum Beispiel zuerst per Mail als PDF-Datei und wenige Tage später in Papierform erhalten hat. Final werden alle erkannten und geprüften Informationen der Rechnungen, Gutschriften und Storno-Rechnungen an die vorkonfigurierten Erfassungsfelder im Rechnungsworkflow übergeben. Und dies unabhängig davon, ob es sich zuvor um einen Vorgang mit Bestellbezug oder um einen Vorgang ohne Bestellbezug gehandelt hat. In unserem Workflow haben wir im Standard bereits mehrere Arbeitsschritte für die Vorgangsbearbeitung eingebaut, um die weitere Prüfung der Rechnungen so einfach und effektiv wie möglich durchzuführen.

4. Rechnungsfreigabe

Nun prüft der Sachprüfer die digitalisierten Rechnungen inhaltlich und erteilt anschließend die Freigabe. Hierbei kann der Sachbearbeiter den Rechnungsinhalt auf Basis des Beleges sichten und prüfen, ob die automatisch erfassten Daten stimmig sind. Im Anschluss kann die vollständige Erfassung der Kontierungszeile sowie die Verteilung auf Sachkonten und Kostenträger erfolgen. Optional wird bereits jetzt ein Zahlungsfreigeber benannt. Sollten zu diesem Zeitpunkt weitere Belege vorliegen, die im Rahmen der Rechnungsprüfung herangezogen werden, können diese als Anlage hinzugefügt werden.

5. Mehrstufige Regeln für die Rechnungsfreigabe

Nach der inhaltlichen Prüfung und Freigabe durch den Sachprüfer erfolgt die Beitragsfreigabe. Je nach Betragshöhe und den definierten Regularien kann die Rechnung nur von einem Sachbearbeiter oder zusätzlich von einem weiteren Sachbearbeiter bzw. Vorgesetzten freigegeben werden. Dieser weitere Sachbearbeiter bzw. Vorgesetzte kann sich im Bereich Informationen einen Überblick über den bisher dokumentierten Prozessverlauf verschaffen und muss somit nicht nochmals alle Details prüfen. Je nach Situation wird der Beleg nun freigegeben oder mit einem entsprechenden Ablehnungsgrund zurückgeschickt.

6. Übermittlung an die Buchhaltung

Nach der erfolgreichen Prüfung und Freigabe durch den Sachprüfer und zusätzlich notwendigen Freigeber gelangt das Dokument am Ende des Prüfungsprozesses zur Buchhaltung, um dort final buchhalterisch geprüft zu werden. Die Buchhaltung untersucht in der Regel, ob alle buchhalterischen Angaben bereits erfolgt oder wichtige Angaben noch zu ergänzen sind. Des Weiteren wird geprüft, ob die Kontierung richtig vorgenommen wurde. Zu guter Letzt werden die Daten per Transfer in die Finanzbuchhaltungs-Software (FiBu) übergeben. Parallel hierzu werden die Dokumente und Daten revisionssicher archiviert und mit der FiBu verknüpft. Der erfolgreiche Transfer an die FiBu und an das Archiv werden im Workflow protokolliert.

Was spricht für das Invoice Tool von One Unity?

• Jahrelange Erfahrung: Die Profis von One Unity begleiten seit über 6 Jahren Unternehmen bei der Integration von digitaler Rechnungsverarbeitung. Wir haben für jedes Problem eine Lösung.

• Smarte Software-Features: Unser Tool liefert durchdachte Wege, um den Rechnungsworkflow zu vereinfachen. Dazu gehören die KI-gestützte Beleglesung, die formale Rechnungsprüfung sowie ein Auto-Vervollständigen von Buchungsdaten durch Buchungsvorschlag und Buchungsvorlage.

• Flexible Werkzeuge: Ihre Geschäftsprozesse sind der Maßstab, unsere Lösung passt sich daran an. Unsere Tools unterstützen Ihren Rechnungsworkflow effizient, ohne ihn zu verbiegen.