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DMS

Rechnungsverarbeitung

Digitale Rechnungs­verarbeitung: Software für mehr Effizienz

Kein Papier und manuelle Eingaben mehr. One Unity Software zur elektronischen Rechnungsverarbeitung digitalisiert Ihre Eingangsrechnungen und beschleunigt so den Rechnungsprozess. Integrieren Sie Ihre Anwendungen, um Ihren gesamten Rechnungsworkflow zu automatisieren.

DMS Invoice
Profitabilität steigern
Profitabilität steigern
Steigern Sie Ihre Rentabilität, indem Sie effizienter Rechnungen buchen und Skontofristen rechtzeitig geltend machen.
Liquiditätsplanung
Liquiditätsplanung
Mit unserer Lösung erhalten Sie die volle Transparenz über Ihre Rechnungen und können so in Echtzeit Ihre Liquidität planen.
Effektiver Personaleinsatz
Effektiver Personaleinsatz
Automatisieren Sie Ihren Rechnungsprozess, um Ihre vorhandenen Mitarbeiter in wertbringendere Geschäftsthemen einzubinden und Ihr Unternehmen skalieren zu lassen.

Auszug unserer zufriedenen Kunden

Diese Kunden haben wir bereits erfolgreicher gemacht und punkten bis heute mit unserer außergewöhnlichen Betreuung im Bereich DMS und ECM.

Von der Papierrechnung zur digitalen Rechnungsverarbeitung — One Unity Vorteile

Sammeln, sortieren, sichten, prüfen, archivieren — Eingangsrechnungsverarbeitung bedeutet hohen Aufwand und kostet durch Liegezeiten und verpasste Skontofristen oft zusätzlich Geld. Dennoch verzichten viele Unternehmen auf die Digitalisierung ihres Rechnungsworkflows. Dabei bedeutet digitale Eingangsrechnungsverarbeitung nicht ein Abschied von der Rechnung in Papierform. Überzeugen Sie sich selbst! Die Vorteile eines automatisierten Rechnungsprozesses liegen auf der Hand:

  • zeitsparend & kosteneffizient durch effizienten Personaleinsatz
  • Verarbeitung von Papierrechnungen & E-Rechnungen (PDF, X-Rechnung, Factur-x, EDI, ZUGFeRD 2.0, uvm.)
  • Anbindung an ERP-Systeme wie SAP oder Microsoft Dynamics 365
  • GoBD-konformer Prozess inklusive revisionssicherer Archivierung Digitale Rechnungsverarbeitung rentiert sich für Sie nicht? Überzeugen Sie sich in einer kostenfreien und unverbindlichen Demo-Vorführung davon, was One Unity Invoice leisten kann: vom Rechnungseingang bis zur revisionssicheren Archivierung, von Gutschrift der Skontoerträge bis zur Rechnungsprüfung.

 

„Wie läuft der Rechnungsworkflow mit One Unity Invoice ab?“ Antworten auf diese und andere Fragen liefern die Infografik und unsere FAQs.

 

Rechnungen digitalisieren und direkt weiterverarbeiten

Mit One Unity Invoice erhalten Sie den digitalen Posteingang, um Ihre Rechnungen, Gutschriften und Stornos automatisch zu verarbeiten. Das Invoice Tool One Unity von One Unity für die digitale Rechnungsverarbeitung bereitet die Dokumente bereits mit den wichtigsten Informationen für den fortführenden digitalen Rechnungsprozess vor.

DMS Invoice Postman

KI-basierte Auslesung für Rechnungen und andere Dokumente

Abtippen war gestern! One Unity Invoice nutzt unsere KI-Beleglesung um Rechnungen, Gutschriften und Stornos automatisch auszulesen und die Daten für den Rechnungsprozess bereitzustellen: eine weitere Stärke der Software für die digitale Rechnungsverarbeitung direkt vom Anbieter.

Digitaler Rechnungsworkflow mit mehrstufigen Freigaben

Die digitale Rechnungsverarbeitung mit Software von One Unity arbeitet nach einem Standardprozess mit mehreren Genehmigungsschritten. Sie entscheiden selbst, wie viele Freigabestufen der Rechnungsprozess durchlaufen soll. Passen Sie mit dem Workflow-Editor der Dokumentenmanagement-Software von One Unity den Prozess ganz an Ihre Bedürfnisse an.

DMS Invoice Flow

Rechnungen digitalisieren und in das ERP-System, die Warenwirtschaft und weiteren Unternehmensanwendung übertragen

Verknüpfen Sie One Unity Invoice mit Ihren Unternehmensanwendungen, um Daten auszutauschen und einen vollautomatisierten Prozess zu gestalten. Die Software für digitale Rechnungsverarbeitung kommuniziert mit SAP, Microsoft Dynamics 365, Datev und vielen anderen Programmen und Anwendungen. Alle Integrationen

SAP

Weitere Features der elektronischen Rechnungsverarbeitung

Berechtigungs­management Ihrer Zahlungsfreigaben

Konfigurieren Sie in der Software-Lösung für SAP die Rollen in Ihrem Unternehmen und weisen Sie diesen Ihre individuellen Zahlungsfreigaben zu.

Vorlagen für die Buchhaltung

Speichern Sie pro Lieferant Kontierungsvorlagen, die Sie jederzeit bei zukünftigen Rechnungen verwenden können. So sparen Sie effektiv Zeit. Lassen Sie optional die Vorlage automatisch durch das System ermitteln, um den Prozess noch weiter zu automatisieren.

Machine Learning für einen effizienten Prozess

Automatische Indexierung über Machine Learning. Sie können die Lösung so einstellen, dass Rechnungen auf Basis der Häufigkeitsanalyse oder des historischen Verlaufs durchgeführt werden. Natürlich können Sie die Indexierung auch automatisch individuell ablaufen lassen oder diese deaktivieren.

Integrierte Lieferantenakte

Mit der integrierten Lieferantenakte an den Rechnungen behalten Sie den gesamten Überblick und haben jederzeit alle wichtigen Dokumenten im Zugriff.

Auslesen digitaler Rechnungsformate

Unsere Lösung liest gängige Rechnungsstandards wie ZUGFeRD 2.0, X-Rechnung und Factur-x automatisch aus.

Weitere Features der elektronischen Rechnungsverarbeitung

Was passiert während des digitalen Rechnungsworkflows?

Die Bearbeitung von eingehenden Rechnungen gehört in jedem Unternehmen zum Tagesgeschäft. Unser Tool zur digitalen Rechnungsverarbeitung unterstützt in verschiedenen Punkten des Rechnungsworkflows:

1. Rechnungseingang

Speisen Sie Rechnungen entweder analog per Scan oder digital direkt in unser Invoice Tool ein. Bei der Verteilung der digitalen Dokumente und der digitalen Post hilft Ihnen der One Unity Postman, unser digitaler Posteingang. So können zum Beispiel auf Basis von E-Mail-Informationen und den zuvor definierten Verteil- und Zustellungsregeln unterschiedliche Geschäftsprozesse angesteuert oder bestehende Vorgänge mit Informationen angereichert werden. Die Original-E-Mail kann nach Wunsch bereits zu Beginn des Prozesses archiviert werden, damit ein späterer Zugriff auf die Originaldaten immer gewährleistet ist. Dateianhänge sind nach Bedarf modifizierbar (z. B. Drehen von Dokumenten, Stempeln, Splitten von Dateien u.ä.). Eine automatische Zuordnung der E-Mails von bekannten Lieferanten ist bei unserer Lösung ebenso ein Standard, wie die Verteilung von Reisekosten, Löschregeln für Mails (z. B. Spam), die nicht verarbeitet wurden, und die Definition von Zuständigkeiten bei Fehlerfällen.

2. Belegerkennung

Nach der erfolgreichen Bearbeitung der Mails werden die selektierten Rechnungen an die automatisierte Belegerkennung übergeben, die dank künstlicher Intelligenz (KI) unglaublich gute Ergebnisse erzielt. Mittels einer Freiform-Erkennung werden die Rechnungen – bildlich gesprochen – von oben links nach unten rechts ausgelesen. Danach greifen die Regelwerke der KI-basierten Beleglesung. Die Software erkennt zum Beispiel die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und die Bankverbindung (IBAN) und ordnet anhand dieser Informationen die Rechnung eindeutig einem Lieferanten zu.

3. Automatisierte Rechnungsprüfung

Weiter geht es mit der Überprüfung, ob die Rechnung alle wichtigen Informationen nach §14 UStG enthält. Danach findet die Prüfung der Positionsdaten statt. Die KI-basierte Software für digitale Rechnungsverarbeitung prüft hier nicht nur, ob der Einzelpreis einer Ware mit der Stückzahl multipliziert die Positionssumme ergibt, sondern auch ob die Positionssummen zusammenaddiert den Nettobetrag ergeben. Und last but not least prüft unsere Software, ob die Rechnung versehentlich doppelt erfasst wurde und eine Dublette vorliegt, weil Ihr Unternehmen die Rechnung zum Beispiel zuerst per Mail als PDF-Datei und wenige Tage später in Papierform erhalten hat. Final werden alle erkannten und geprüften Informationen der Rechnungen, Gutschriften und Storno-Rechnungen an die vorkonfigurierten Erfassungsfelder im Rechnungsworkflow übergeben. Und dies unabhängig davon, ob es sich zuvor um einen Vorgang mit Bestellbezug oder um einen Vorgang ohne Bestellbezug gehandelt hat. In unserem Workflow haben wir im Standard bereits mehrere Arbeitsschritte für die Vorgangsbearbeitung eingebaut, um die weitere Prüfung der Rechnungen so einfach und effektiv wie möglich durchzuführen.

4. Rechnungsfreigabe

Nun prüft der Sachprüfer die digitalisierten Rechnungen inhaltlich und erteilt anschließend die Freigabe. Hierbei kann der Sachbearbeiter den Rechnungsinhalt auf Basis des Beleges sichten und prüfen, ob die automatisch erfassten Daten stimmig sind. Im Anschluss kann die vollständige Erfassung der Kontierungszeile sowie die Verteilung auf Sachkonten und Kostenträger erfolgen. Optional wird bereits jetzt ein Zahlungsfreigeber benannt. Sollten zu diesem Zeitpunkt weitere Belege vorliegen, die im Rahmen der Rechnungsprüfung herangezogen werden, können diese als Anlage hinzugefügt werden.

5. Mehrstufige Regeln für die Rechnungsfreigabe

Nach der inhaltlichen Prüfung und Freigabe durch den Sachprüfer erfolgt die Beitragsfreigabe. Je nach Betragshöhe und den definierten Regularien kann die Rechnung nur von einem Sachbearbeiter oder zusätzlich von einem weiteren Sachbearbeiter bzw. Vorgesetzten freigegeben werden. Dieser weitere Sachbearbeiter bzw. Vorgesetzte kann sich im Bereich Informationen einen Überblick über den bisher dokumentierten Prozessverlauf verschaffen und muss somit nicht nochmals alle Details prüfen. Je nach Situation wird der Beleg nun freigegeben oder mit einem entsprechenden Ablehnungsgrund zurückgeschickt.

6. Übermittlung an die Buchhaltung

Nach der erfolgreichen Prüfung und Freigabe durch den Sachprüfer und zusätzlich notwendigen Freigeber gelangt das Dokument am Ende des Prüfungsprozesses zur Buchhaltung, um dort final buchhalterisch geprüft zu werden. Die Buchhaltung untersucht in der Regel, ob alle buchhalterischen Angaben bereits erfolgt oder wichtige Angaben noch zu ergänzen sind. Des Weiteren wird geprüft, ob die Kontierung richtig vorgenommen wurde. Zu guter Letzt werden die Daten per Transfer in die Finanzbuchhaltungs-Software (FiBu) übergeben. Parallel hierzu werden die Dokumente und Daten revisionssicher archiviert und mit der FiBu verknüpft. Der erfolgreiche Transfer an die FiBu und an das Archiv werden im Workflow protokolliert.

Was spricht für das Invoice Tool von One Unity?

  • Jahrelange Erfahrung: Die Profis von One Unity begleiten seit über 6 Jahren Unternehmen bei der Integration von digitaler Rechnungsverarbeitung. Wir haben für jedes Problem eine Lösung.

  • Smarte Software-Features: Unser Tool liefert durchdachte Wege, um den Rechnungsworkflow zu vereinfachen. Dazu gehören die KI-gestützte Beleglesung, die formale Rechnungsprüfung sowie ein Auto-Vervollständigen von Buchungsdaten durch Buchungsvorschlag und Buchungsvorlage.

  • Flexible Werkzeuge: Ihre Geschäftsprozesse sind der Maßstab, unsere Lösung passt sich daran an. Unsere Tools unterstützen Ihren Rechnungsworkflow effizient, ohne ihn zu verbiegen.

Was ist der Unterschied zwischen Buchungsvorschlag und Buchungsvorlage?

Durch die Features Buchungsvorschlag und Buchungsvorlage wickeln Sie wiederkehrende Rechnungsvorgänge noch schneller ab. Die Verwendung des Features Buchungsvorschlag ist immer dann ideal, wenn wiederkehrende Lieferantenrechnungen mit einfachen Kontierungen aus einer Zeile pro Steuersatz bestehen. Der Buchungsvorschlag ergibt sich aus dem Datenvorrat vergangener Kontierungszeilen.

 

Alle Indexdaten eines Beleges werden in Datenbanktabellen gespeichert. Auf dieser Basis ergibt sich der Datenvorrat für den Buchungsvorschlag zukünftiger Belege desselben Lieferanten. Hier wird eine Kontierungszeile pro Steuersatz automatisch vervollständigt. Dabei füllt das Tool die Betragsinformationen mit dem vollständigen Nettobetrag zu dem jeweiligen Steuersatz.

 

Das Feature Buchungsvorlage ist für wiederkehrende Lieferantenrechnungen mit komplexen Kontierungen ideal. Die Buchungsvorlage wird manuell durch den Benutzer gespeichert. Der Benutzer füllt eine vollständige Kontierung, bestehend aus 1-n Zeilen, zu einem Beleg aus und kann für eine zukünftige Wiederverwendung diese Kontierung als Buchungsvorlage speichern.

 

In der Buchungsvorlage kann definiert werden, ob beispielsweise Beträge mit abgespeichert werden sollen oder nicht. Die Buchungsvorlage kann vom Benutzer am Beleg ausgewählt werden. Ist eine Buchungsvorlage für einen Lieferant hinterlegt worden, so wird der Datenvorrat ignoriert und die Buchungsvorlage wird als Buchungsvorschlag verwendet. Pro Lieferant ist das Hinterlegen einer Buchungsvorlage möglich.

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On Premise

On Premise

Ihr Rechenzentrum und ihre Daten unter voller Kontrolle

Diese Lösung ist ein Modul des One Unity DMS

Nutzen Sie alle Features, alle Integrationen und Distributionsmodelle unserer DMS-Plattform in dieser Lösung und profitieren Sie von der Offenheit unseres Baukastensystems. Dokumentenmanagement-Software

DMS Box-Motiv

Wie wir unseren Kunden helfen konnten

Lesen Sie hier, wie One Unity mit seinen Produkten Kunden bei ihren Herausforderungen helfen konnten. Alle Referenzen

Auma UseCase BG

"Der Einkauf möchte auf One Unity Contract nicht mehr verzichten"

Auma - Referenz

"Die Implementierung des Werbe-Workflows ist für uns mehr als nur eine Zeit- und Kosteneinsparung"

Dehner - Referenz
Josef Gartner UseCase BG
Josef Gartner UseCase Logo

"Data Recognition AI und das professionelle Consulting von One Unity haben uns geholfen, unseren Workflow zu verbessern"

Josef Gartner - Referenz

"Mit der Invoice und Archiv Lösung von One Unity haben wir unsere Geschäftsprozesse enorm verbessert"

Paul Lange - Referenz
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