E-Rechnungspflicht: Was der Gesetzgeber bereits ab 1.1.25 vorschreibt

Die Zukunft des Rechnungsmanagements

Die Art und Weise, wie Unternehmen Rechnungen austauschen, steht vor einem bedeutenden Wandel. Insbesondere für B2B-Transaktionen zeichnet sich eine wegweisende Veränderung ab: Ab dem Jahr 2025 sollen elektronische Rechnungen im deutschen B2B-Bereich verpflichtend werden. Diese wegweisende Entscheidung wurde im Wachstumschancengesetz verankert, das der Bundestag am 17.11.2023 verabschiedete.

Doch wie gestalten sich die geplanten Änderungen, und was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Hier geben wir Ihnen einen detaillierten Überblick.

Hintergrund: Die ViDA-Initiative und ihre Auswirkungen

Die EU-Kommission plant im Rahmen der ViDA-Initiative die Einführung eines elektronischen Meldesystems, das unter anderem die bisherigen Zusammenfassenden Meldungen (ZM) ablösen soll. Dieser Schritt soll voraussichtlich im Jahr 2028 erfolgen. Um sich auf diese Neuerung vorzubereiten, wird bereits ab 2024 eine überarbeitete Definition des Begriffs "Elektronische Rechnung" (Art. 217 MwStSystRL) wirksam. In Deutschland wurde im Zuge dieser Entwicklungen ein Diskussionsentwurf für eine verpflichtende elektronische Rechnungstellung eingeführt. Der EU-Rat genehmigte dies ausdrücklich am 25.7.2023, und somit wurden die Weichen für die Zukunft des Rechnungsmanagements gestellt.

Die geplanten Änderungen im Überblick

Die verpflichtende elektronische Rechnungstellung bringt eine Vielzahl von Neuerungen mit sich, die Unternehmerinnen und Unternehmer im B2B-Bereich kennen sollten. Nach dem aktuellen Stand des Wachstumschancengesetzes, verabschiedet am 17.11.2023, gilt Folgendes:

1. Neue Begriffsdefinitionen: Ab dem 1.1.2025 wird zwischen elektronischen Rechnungen (eRechnungen) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das den europäischen Normen entspricht. Technisch erfüllen das die XRechnung-Formate sowie ZUGFeRD 2.x.
2. Formatanforderungen: Das strukturierte elektronische Format kann zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbart werden, muss jedoch den europäischen Normen entsprechen. Auch etablierte Verfahren wie EDI bleiben möglich.
3. Verpflichtung zum elektronischen Rechnungsempfang: Ab dem 1.1.2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können.
4. Übergangsregelungen: Die Umsetzung erfolgt stufenweise. Bis Ende 2026 und 2027 sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen ohne neues Format unter bestimmten Bedingungen weiterhin zulässig.
5. Ausblick auf 2028: Ab diesem Jahr sind die neuen Anforderungen an elektronische Rechnungen zwingend umzusetzen, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen für 2024

Vor dem Hintergrund dieser Entwicklungen empfehlen wir eine baldige Auseinandersetzung mit den geplanten Änderungen um entsprechend Projekte aufplanen zu können.

Hier einige wichtige Handlungsempfehlungen:

1. Analyse der eigenen Prozesse: Unternehmen sollten ihre bestehenden Rechnungsprozesse analysieren und prüfen, ob sie den zukünftigen Anforderungen entsprechen.
2. Implementierung von Projektstrukturen: Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfordert Zeit und Ressourcen. Es ist ratsam, frühzeitig entsprechende Projektstrukturen zu implementieren.
3. Technologische Anpassungen vorbereiten: Unternehmen sollten sich darauf vorbereiten, ihre technologischen Systeme an die neuen Anforderungen anzupassen. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die auf EDI-Verfahren setzen.
4. Schulungen für Mitarbeiter: Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, sollten Mitarbeiter entsprechend geschult werden, um die neuen Prozesse effektiv umsetzen zu können.

Fazit: Elektronische Rechnungen als Chance für die Zukunft

Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungstellung im B2B-Bereich stellt Unternehmen vor Herausforderungen, bietet jedoch auch Chancen. Die One Unity Consulting GmbH & Co. KG steht Ihnen als erfahrener Partner zur Seite, um Sie bei der Umsetzung dieser wegweisenden Veränderungen zu unterstützen. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr Rechnungsmanagement zu optimieren und für die Zukunft fit zu machen.