KI-Anwendung: künstliche Intelligenz im Unternehmen nutzen

Konkrete Vorteile künstlicher Intelligenz bei kaufmännischen Prozessen

Künstliche Intelligenz (KI oder auch AI, von Englisch: Artificial Intelligence) wird in der IT-Branche schon seit vielen Jahren genutzt. In anderen Branchen wollte man hingegen von diesem Thema lange Zeit nichts wissen. Aufgrund des stark zunehmenden Wettbewerbs denken jedoch viele Unternehmen über weitere Möglichkeiten der Optimierung nach: Der Einsatz von KI soll Unternehmen wettbewerbsfähiger machen. Der Think Tank des Europäischen Parlaments geht von einer Produktivitätssteigerung von bis zu 37 Prozent aus, wenn KI eingesetzt wird. Bisher ziehen aber nur 9 Prozent der deutschen Unternehmen entsprechende Lösungen in Betracht — erschreckend wenig, obwohl KI-Lösungen weitgehend ausgereift und einsatzfähig sind. Wir diskutieren in diesem Artikel, welche Bedenken Unternehmen aktuell noch zurückhalten und welche Chancen KI bei kaufmännischen Prozessen bietet.

Was bedeutet künstliche Intelligenz?

Künstliche Intelligenz bezeichnet die Fähigkeit von Computern oder Maschinen, Aufgaben auszuführen, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern. Diese Systeme können Daten analysieren, Muster erkennen, Schlussfolgerungen ziehen und lernen, um ihre Leistung zu verbessern. KI nutzt Algorithmen und maschinelles Lernen, um menschenähnliche Fähigkeiten wie Spracherkennung, Bildverarbeitung, Entscheidungsfindung und autonomes Handeln zu simulieren. Dank der immer größeren Verfügbarkeit von Rechenleistung bzw. von immer leistungsfähigeren Systemen verbreiten sich KI-Lösungen immer weiter, sodass KI-basierte Software bereits zuverlässig in großen Unternehmen eingesetzt wird.

Was kann künstliche Intelligenz (KI) im Unternehmen leisten?

Mit dem Einsatz von KI-gestützter Software machen sich Unternehmen zwei Vorteile im Bereich der Automatisierung zunutze:

Routineaufgaben automatisieren

Die künstliche Intelligenz kann heute vor allem bei Routineaufgaben in der Verwaltung und der Finanzbuchhaltung eingesetzt werden. So erfasst z. B. eine KI-basierte Beleglesung eingehende Rechnungen und führt diese automatisch dem passenden Unternehmensprozess zu. Ein weiteres Beispiel für eine KI-Anwendung ist die Lösung One Unity Postman, ein digitaler Posteingang, der die Eingangspost automatisch sortiert, verteilt oder archiviert.

Die zeitaufwendige manuelle und eventuell fehlerhafte Erfassung entfällt, und die Fachkräfte der Finanzabteilung können sich komplexeren Aufgaben widmen, für die sie ausgebildet wurden. So profitiert das Unternehmen doppelt:

• Mit dem vorhandenen Personal kann mehr erreicht werden.

• Es müssen keine zusätzlichen Fachkräfte für teilweise stupide Routineaufgaben eingestellt werden, deren Beschaffung zwischenzeitlich sehr zeit- und kostenintensiv ist.

Fehler vermeiden

In den Verwaltungen und Finanzbuchhaltungen gibt es oftmals fehleranfällige Prozesse, die mit der Erfassung in einem ERP- oder FiBu-System zusammenhängen. Diese Fehler entstehen meistens, wenn Fachkräfte ein sehr hohes Arbeitsaufkommen haben, weil z. B. eine Person in der Fachabteilung wegen Urlaub oder Krankheit ausfällt und die verbleibenden Personen zusätzliche Arbeit übernehmen müssen. Eine KI-basierte Software kann auch hier Geschäftsprozesse unterstützen und dazu beitragen, dass Fehler vermieden und Risiken minimiert werden.

In welchen Bereichen werden KI-Anwendungen aktuell eingesetzt?

In der deutschen Wirtschaft entfällt der Hauptanteil der KI-Unterstützung auf Dienstleistungen bzw. den Einsatz in der Produktion (52 Prozent). Verwaltung sowie Forschung und Entwicklung (FuE) sind mit 37 Prozent bzw. 21 Prozent die nächstgrößeren Einsatzgebiete. Die Daten der deutschen Innovationserhebung im Auftrag des Bundesministeriums für Bildung und Forschung zeigen, dass enormes Potenzial in den Bereichen Vertrieb und Marketing sowie in Einkauf und Logistik stecken — hier verwenden nur 5 bzw. 3 Prozent die neue Technologie. Die Daten aus 2019 decken sich mit den neuen Zahlen aus der BMWK-Studie 2022, die die größten Anwendungsgebiete im Dienstleistungsbereich und in der Prozessautomation verortet.

Im Vergleich zu 2019 hat der KI-Einsatz im Fahrzeugbau und Bereich der FuE-Dienstleistungen enorm zugenommen, weiterhin starke Verwendung findet die Technologie im Bereich Finanzdienstleistungen, Unternehmensberatung sowie Informations- und Kommunikationstechnologie. Weltweit setzen Branchen KI-Tools in unterschiedlichen Bereichen ein: Banken und andere Unternehmen für Finanzdienstleistungen adaptieren die neue Technologie vor allem bei Serviceleistungen (40 Prozent), während die Medizintechnik KI für Produktentwicklungen nutzt (29 Prozent).

Künstliche Intelligenz im Unternehmen: konkrete Beispiele

Software, die künstliche Intelligenz nutzt, automatisiert und optimiert bereits verschiedene kaufmännische Prozesse in deutschen Unternehmen. Abseits von Kundenservice und Chatbot profitieren Unternehmen vor allem von folgenden intelligenten Anwendungen:

1. Automatisierte Datenverarbeitung: KI kann große Datenmengen schnell und genau verarbeiten und analysieren, um Entscheidungen zu unterstützen. Beispiele sind die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen oder die Analyse von Kundenfeedback. Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung kann durch KI-Add-ons noch leistungsfähiger werden.

2. Kundensegmentierung: Anhand von Daten identifiziert und klassifiziert KI neue Kundensegmente für das Vertriebspersonal. Die KI-gestützte Analyse ermöglicht es Unternehmen, ihre Kunden besser zu verstehen und maßgeschneiderte Ansätze zu entwickeln, um ihre Produkte oder Dienstleistungen optimal anzubieten.

3. Prognostik: Datenanalysen mittels KI sagen zukünftige Trends oder Ereignisse vorher, wenn die Datengrundlage und das Setup stimmen. Die Ergebnisse unterstützen Entscheidungen in Bezug auf Lagerbestände, Bestellmengen oder die Verkaufsstrategie.

4. Vorhersage von Zahlungsausfällen: Durch die Analyse von Kaufverhalten und historischen Daten kann KI bei der Vorhersage von Zahlungsausfällen helfen und so Unternehmen vor Schäden bewahren.

5. Betrugserkennung: KI wird bereits zur Analyse von Transaktionsdaten eingesetzt, um verdächtige Aktivitäten zu erkennen und Betrug vorzubeugen bzw. zu bekämpfen.

Warum zögern Unternehmen, KI einzusetzen?

Ebenso wie die Automatisierung von Geschäftsprozessen unterliegt der Einsatz von künstlicher Intelligenz einigen Vorurteilen, die Unternehmen von der Nutzung abhalten.

Einige Beispiele dafür sind:

• Auswirkungen auf Arbeitsplätze: Beschäftigte äußern oft die Sorge, dass die Automatisierung von Tätigkeiten einen Arbeitsplatzabbau nach sich ziehe. Tatsächlich kann sich der flächendeckende Einsatz auf Arbeitsplätze auswirken, jedoch auch neue Tätigkeitsbereiche schaffen. Beispiele hierfür sind die Qualitätssicherung in der KI-gesteuerten Produktion oder der Einsatz von Wartungsteams, die Predictive Maintenance vornehmen, also Reparaturarbeiten vornehmen, die von KI-Systemen vorhergesagt werden.

• Mangelndes Verständnis: Viele Unternehmen zögern, da sie die genauen Funktionsweisen von KI-Anwendungen noch nicht verstehen bzw. nicht wissen, wie sie in ihrem spezifischen Geschäftsbereich eingesetzt werden können. Unsere IT-Experten informieren deshalb umfassend und unverbindlich zu möglichen Implementierungen.

• Komplexität und Integration: Viele Unternehmen scheuen davor zurück, Geschäftsprozesse fundamental umzubauen, obwohl sie wissen, dass sie dadurch produktiver werden. Die Integration von KI in bestehende Geschäftsprozesse kann komplex sein und möglicherweise Schwierigkeiten bereiten, weshalb sich Unternehmen dieser Herausforderung nicht gewachsen fühlen. Als erfahrener IT-Partner nehmen wir hier Ängste und finden die passende Lösung.

Fazit: Vorteile von KI-Einsatz im Unternehmen

Insgesamt kann KI dazu beitragen, kaufmännische Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Effizienz zu erhöhen, indem sie schnelle und genaue Entscheidungen unterstützt. Was für manche noch nach Zukunft klingt, ist bereits in vielen Unternehmen angekommen. KI geht Hand in Hand mit der Automatisierung von Unternehmensprozessen — ein wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit.