Diese 7 Fallstricke bringen Ihr Invoice-Projekt garantiert zum Scheitern

Warum scheitern Invoice-Projekte? Wenn Sie diese 7 Gründe kennen, sind Sie gewappnet

Obwohl es bereits seit vielen Jahren zahlreiche Software-Lösungen für die Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen am Markt gibt, scheitern viele Invoice-Projekte. Die Gründe hierfür sind mannigfaltig. Auf Basis unserer jahrelangen Erfahrungen in digitaler Rechnungsverarbeitung teilen wir hier unsere wichtigsten Erkenntnisse mit Ihnen.

 

Die 7 häufigsten Gründe für ein Scheitern sind:

1. Grund: Projektteam

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die richtige Zusammensetzung des Projektteams.

 

Da an einem Invoice-Projekt viele Personen bzw. Abteilungen beteiligt sind, müssen alle wichtigen Akteure im Projektteam vertreten sein.

 

Teams so klein wie möglich und so groß wie nötig zusammenzustellen ist dabei die Kunst. Es sollte jedoch mindestens ein Vertreter aus Abteilung Finance, IT und Einkauf involviert werden.

 

Nur so kann sichergestellt werden, dass alle Anforderungen für das Invoice-Projekt erfasst und bei der Erstellung eines Pflichtenheftes oder bei der Durchführung eines Anforderungsworkshops berücksichtigt werden. So kommt es schnell zu nicht erfassten Detail-Anforderungen, die immer wieder zum Scheitern eines Projektes beitragen. So bleiben die erhofften positiven Effekte der Invoice-Lösung oft aus.

 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Einbeziehung des Betriebsrates. In vielen größeren Unternehmen wurde der Betriebsrat entweder gar nicht oder viel zu spät über ein Invoice-Projekt informiert. Dies führte in den Projekten entweder „nur“ zu erheblichen Verzögerungen oder manchmal auch zum Projektstopp, da der Betriebsrat über den Hebel der Betriebsvereinbarung seine Macht zum Ausdruck brachte.

2. Grund: unzureichend formulierte Anforderungen

Viele Projektteams wollen mit wenig Aufwand einen schnellen Erfolg erzielen, und vernachlässigen hierbei die exakte und oftmals aufwendige Erfassung der Anforderungen. Hieraus entstehen im Laufe des Projektes viele Folgefehler, die sich auf die Anbieterauswahl, die Produktauswahl, die Budgetierung, den Zeitplan und somit auf den gesamten Projektverlauf negativ auswirken. In solchen Situationen ist ein Scheitern unausweichlich.

 

Ein weiterer Grund für die unzureichend formulierten Anforderungen sind oftmals die nicht vorhandenen Kenntnisse der Fachabteilungen (Finanzwesen/IT) über die Möglichkeiten einer neuen Invoice-Lösung. Diese Situation kann aus unserer Sicht gelöst werden, indem das Projektteam für die Fachabteilungen eine Präsentation von einem Anbieter durchführen lässt, und somit den Fachabteilungen ein Grundwissen über die neuen Technologien vermittelt wird.

3. Grund: Auswahlverfahren der Anbieter

Uns ist bewusst, dass die Auswahl des richtigen Anbieters kein leichtes Unterfangen ist. Viele Kunden lassen sich durch die Größe eines Unternehmens, eine ansprechende Website, tolle Marketing-Sprüche und vielen Bejahungen in den Pflichtenheften blenden. Im späteren Projektverlauf stellt sich dann heraus, dass z.B. die vom Kunden beschriebene Anforderung vom Anbieter völlig anders verstanden wurde. Je nach Situation kann dann die gewünschte Anforderung gar nicht, oder nur mit einem erheblichen Kostenaufwand realisiert werden. Solch eine Situation hat schon manches Invoice-Projekt zum Scheitern gebracht.

 

Daher empfehlen wir Ihnen mit den Anbietern während dem Auswahlverfahren persönliche Gespräche zu führen, bei denen Sie sich die Realisierung einer wichtigen Detail-Anforderungen genau erklären lassen. Dies bedeutet für das Projektteam zwar etwas mehr Zeitaufwand, jedoch werden Sie bei dieser Vorgehensweise schnell herausfinden, welcher Anbieter von einem Invoice-Prozess wirklich tiefgreifendes Wissen hat und ihr Projekt zum Erfolg führen wird.

4. Grund: falsche Budgetierung

Eine falsche Budgetierung kann mehrere Gründe haben. Manchmal liegt es an der unzureichenden Formulierung der Anforderungen, die bei den Anbietern den Eindruck hinterlassen, dass die Realisierung in wenigen Tagen durchgeführt werden kann. Und manchmal werden zusätzliche Leistungen vergessen, die z.B. von einem ERP-/FiBu-Anbieter oder von einem externen IT-Dienstleister im Projekt erbracht werden müssen. Beide Situationen sind höchst ärgerlich da sie zu deutlich höheren Projektkosten führen und somit das geplante bzw. genehmigte Budget übersteigen. Sollte in so einer Situation kein weiteres Budget vorhanden sein, ist das Invoice-Projekt zum Scheitern verurteilt.

5. Grund: falsche Rollenbesetzung

In vielen Projekten mussten wir leidvoll miterleben, wie Projekte aufgrund von falsch besetzten Rollen an die Wand gefahren wurden.

 

Hierbei ging es in den meisten Fällen um die Akzeptanz des Projektleiters, der in der Regel aus einem Fachbereich kommt und in seinem Fachbereich eine hohe Akzeptanz hat, jedoch nicht von den anderen Fachabteilungen akzeptiert wird.

 

Ein weiteres Akzeptanzproblem gibt es, wenn Mitarbeitern die Rolle des Projektleiters übertragen wird, obwohl diese erst seit kurzer Zeit im Unternehmen beschäftigt sind. Neue Mitarbeiter kennen die Prozesse des Finanzwesens zu wenig, und die Schwachstellen erst recht nicht.

 

Und dann gibt es noch die langjährigen Mitarbeiter aus dem Finanzwesen die zwar die Prozesse in- und auswendig kennen, jedoch ihr Wissen mit dem Projektteam nicht teilen wollen, weil sie nicht möchten, dass sich der bisherige Arbeitsablauf verändert.

6. Grund: mangelhafte Kommunikation

Kommunikation ist in einem Projekt das A und O – nicht nur innerhalb des Projektteams, sondern auch von Mitgliedern des Projektteams zu deren Fachabteilungen. Ein regelmäßiger Austausch innerhalb des Projektteams sowie das Weitergeben von relevanten Informationen an alle Verantwortlichen sind notwendig um ein Projekt erfolgreich durchzuführen.

 

Wenn die Kommunikation nicht stimmt kann dies fatale Folgen haben. Fehlende Informationen führen in Projekten oftmals zu falschem Handeln. Die Folge sind unerwünschte Ergebnisse, verschwendete Zeit und unnötige Kosten. Ein kontinuierlicher Informationsfluss hingegen sorgt für eine hohe Transparenz im Projekt.

7. Grund: fehlerhafter Zeit- und Projektplan

Warum fehlerhafte Zeit- und Projektpläne die Ursache für ein Scheitern eines Projektes sein können, ist in der Tat ein Kapitel für sich. Die Gründe sind auch hierbei vielfältig.

 

Grundsätzlich werden bei fehlerhaften Zeit- und Projektplänen wesentliche Aufgaben nicht eingeplant. Oftmals beginnt es bereits damit, dass man nicht geprüft hat, ob die erforderliche IT-Infrastruktur rechtzeitig zur Verfügung steht. Die Fehlerkette setzt sich dann fort mit nicht eingeplanten Urlauben von Projektmitarbeitern oder Betriebsferien, nicht eingeplanten Updates oder Releasewechseln der führenden ERP-/FiBu-Systeme, die bei einem Invoice-Projekt elementar wichtig sind. Weiter können der nicht eingeplante Geschäftsjahresabschluss im Finanzwesen und nicht eingeplante Test-Phasen für die Anwender fatale Folgen haben. Auch die Planung der Umstellung von einem Test- auf ein Produktivsystem wird gern vergessen. Des Weiteren wird in den meisten Fällen kein Puffer für unvorhergesehene Dinge wie z.B. Krankheit eines Projektmitarbeiters eingeplant.

Und was lernen wir daraus?

Nehmen Sie sich einen Profi für digitale Rechnungsverarbeitungs Projekte an die Hand, der Sie mit seinem umfangreichen Projektwissen über Invoice-Lösungen nicht nur sicher durch das Projekt begleitet, sondern das Invoice-Projekt gemeinsam mit Ihnen zum Erfolg führt.

 

Sollten Sie jetzt die Sichtweise haben, dass ein Profi zu viel Geld kostet, ist dies zu kurz gedacht. Bitte bedenken Sie an dieser Stelle, dass sich ein Profi tagtäglich mit den gleichen Themen beschäftigt und dadurch einen unglaublich reichen Erfahrungsschatz hat, der sich auf alle Bereiche des Projektes positiv auswirken wird. Sie hingegen führen ein Invoice-Projekt i.d.R. nur einmal in Ihrem Leben durch und beachten wegen Unkenntnis viele Punkte nicht.

 

Ein Invoice-Projekt gemeinsam mit einem Profi durchzuführen spart in der Summe Kosten. Ja, Sie haben richtig gelesen. Auch wenn ein Profi ein paar Euro mehr pro Tag kostet, wird er das Projekt mit Ihnen schneller und somit ressourcenschonender umsetzen, als ein Anbieter, der u.a. eine DMS-Lösung im Portfolio hat. Oder anders formuliert: Wenn Sie Zahnweh haben gehen Sie auch zum Zahnarzt und nicht zu Ihrem Hausarzt.