Schluss mit Verzögerungen! 5 Tipps wie Sie Ihr Invoice-Projekt beschleunigen

5 Gründe für Verzögerungen bei der Einführung digitaler Rechnungsverarbeitung

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren große Fortschritte gemacht, doch nicht alle Unternehmen können reibungslos von analogen zu digitalen Prozessen übergehen. Die Einführung von digitalen Rechnungsverarbeitungssystemen gestaltet sich oft schwieriger als gedacht. In diesem Artikel beleuchten wir fünf Gründe, warum Projekte zur Einführung digitaler Rechnungsverarbeitung sich verzögern können.

Versuch, einen analogen Prozess 1:1 in einen digitalen umzuwandeln

Ein häufiges Problem bei der Digitalisierung analoger Prozesse ist der Versuch, sie eins zu eins in die digitale Welt zu überführen. Dieser Ansatz, geprägt von der Mentalität des „Das haben wir immer so gemacht“, führt oft zu ineffizienten digitalen Prozessen. Unternehmen sollten sich stattdessen darauf konzentrieren, den Rechnungsprozess von Grund auf neu zu gestalten und dabei moderne Technologien wie Dokumentenmanagementsysteme und Content Service Plattformen effektiv zu nutzen.

Schlecht gepflegte Stammdaten

Die Qualität von Stammdaten ist entscheidend für die Effizienz digitaler Rechnungsverarbeitung. Saubere Stammdaten ermöglichen nicht nur die Grundfunktionalität, sondern auch erweiterte Prozesse wie Genehmigungsverfahren. Unternehmen sollten bereits vor Projektbeginn die Pflege und Optimierung ihrer Stammdaten priorisieren, um Verzögerungen im Projektfortschritt zu vermeiden und eine effiziente, KI-gestützte Rechnungsverarbeitung zu gewährleisten.

Schnittstellen zu anderen Systemen

Die Integration digitaler Rechnungsverarbeitung in bestehende Systeme erfordert eine sorgfältige Planung der Schnittstellen. Oftmals stehen Unternehmen vor Herausforderungen, wenn ihre existierenden Systeme nur eingeschränkten Zugang zu Daten bieten. Eine frühzeitige Klärung der Schnittstellen und Kommunikationswege mit ERP-, Warenwirtschafts- und Finanzbuchhaltungssystemen ist daher entscheidend, um Verzögerungen in Digitalisierungsprojekten zu vermeiden.

Fehlen eines internen Projektleiters

Das Fehlen eines dedizierten Projektleiters auf Kundenseite kann zu längeren Projektlaufzeiten führen. Mitarbeiter, die bereits mit ihren täglichen Aufgaben ausgelastet sind, übernehmen oft die Verantwortung für die Einführung komplexer digitaler Prozesse. Die Benennung eines internen Projektleiters mit fachbereichsübergreifendem Wissen ist eine effektive Lösung, um die verschiedenen Bereiche zu koordinieren und die Projektlaufzeit zu verkürzen.

Auswahl des richtigen Beraters oder Lösungspartners

Die Entscheidung für einen Lösungspartner sollte über technische Merkmale hinausgehen. Eine professionelle und qualitativ hochwertige Arbeitsweise sowie Transparenz und Kommunikation sind entscheidend für den Erfolg des Projekts. Die Auswahl erfahrener Berater, die mit den spezifischen Gegebenheiten der Branche vertraut sind, ist der Schlüssel zu einer effizienten, nahtlosen Integration digitaler und traditioneller Systeme. Insgesamt ist eine ganzheitliche Herangehensweise und die Bereitschaft zu einem grundlegenden Umdenken entscheidend, um die Potenziale der Digitalisierung voll auszuschöpfen und Verzögerungen bei der Einführung digitaler Rechnungsverarbeitung zu minimieren.